Digitalizacja dokumentów, czyli prosta droga do nowoczesnej firmy

Mnóstwo dokumentów i konieczność ich ciągłego przekazywania między pracownikami – to codzienność, z którą stykaliśmy się jeszcze przed pandemią. Podczas zyskującej dziś na znaczeniu pracy w trybie home office znacznie częściej komunikujemy się pisemnie. Jak dostosować do nowej formy działania firmowe i archiwa, by zapewnić wszystkim wygodny dostęp do plików i zminimalizować niebezpieczeństwo ich zagubienia?

Według badań Ray Morgan Company z 2018 roku, które przeprowadzono w Stanach Zjednoczonych, firmy gubią aż 8% swoich dokumentów. Średnia kwota odtworzenia takiego utraconego dokumentu to około 220 dolarów. 30% badanych przedsiębiorstw nie jest w żaden sposób przygotowanych na taką okoliczność.

Pomocą w tego typu sytuacjach może być użycie elektronicznego archiwum, które daje dostęp do całej skarbnicy danych w ciągu kilku sekund i eliminuje wiele trudności związanych z papierowymi dokumentami. To również oszczędność dla firm. Przyjmując, że pracownik zużywa średnio 50 kartek miesięcznie, łatwo policzyć koszty, jakie na zakup papieru musi przeznaczyć 30-osobowa firma. Przekraczają one rocznie 400 złotych, które w przypadku digitalizacji dokumentów można przeznaczyć na inne wydatki.

Jakie problemy mogą się pojawić podczas pracy z papierowymi dokumentami?

• brak systemu kontrolującego ich wypożyczenia

Papierowe, tradycyjne archiwum to zwykle brak systemu nadzorującego oraz informacji, którzy pracownicy i kiedy korzystali z dokumentów. Jeśli okaże się, że pisma lub faktury się zagubią, problem ma cały zespół, który nie może wykonać swojej pracy. Nikt w takiej sytuacji nie ma też pewności, czy brakujące pliki się odnajdą.

• brak procedur

Odpowiednie regulacje ścieżek przepływu dokumentów to podstawa w każdej firmie. Ich brak powoduje dłuższy czas akceptacji, gubienie pism czy druków i ogólny chaos.

Dobrze obrazuje to następująca sytuacja: pracownik, który powinien zaakceptować fakturę, jest nieobecny. Ponieważ firma nie posiada stosownych procedur, inne osoby w zespole zapominają o oczekującej fakturze. Płatność nie zostaje zrealizowana. W ten sposób powstają zaległości i ogólny chaos wynikający z braku jasnych i przemyślanych zasad obiegu.

• brak rejestracji i odpowiedniego nazewnictwa

Dokumenty mogą zostać również po prostu zapomniane i kryć się w szufladach, teczkach bądź pod inną nazwą w systemie. Wystarczy rejestrować wszystkie wpływające pliki i stosować ustalone wcześniej nazwy, aby pozbyć się problemu. Pomocne jest także wdrożenie obiegu, który daje pracownikom firm więcej opcji wyszukiwania dokumentów. Umieszczona w archiwum wyszukiwarka daje pracownikom firm możliwość odnajdywania dokumentów po różnych parametrach. Dzieje się to dzięki OCR-owaniu dokumentów.

• zbyt długi czas akceptacji

Ten problem często pojawia się w przypadku faktur czy pism. W wielu firmach zanim faktura trafi do płatności, musi zostać zaakceptowana przez kierownika działu, następnie kogoś z zarządu, a dopiero na końcu przez księgowość. Na ogół, jeśli ten proces trwa zbyt długo, ryzyko zagubienia dokumentów znacząco się zwiększa.

Zdarza się również, że procesowaniem dokumentów zajmuje się wybrana grupa pracowników. Jeśli brakuje jednoznacznej informacji, kto jest odpowiedzialny za delegowanie zadania dla danej procedury, pojawia się chaos. Dlatego należy ustalić reguły oraz limity czasowe na wykonanie konkretnych czynności.

Zacznij od archiwum

To nie wszystkie powody, dla których warto rozważyć wprowadzenie elektronicznego archiwum. Podczas home office jego znaczenie rośnie jeszcze bardziej. Dlaczego? Ponieważ takie repozytorium pozwala dostać się do plików w dowolnym momencie, bez konieczności pojawiania się w biurze. Warto jednak wybrać taki program archiwizujący, który nie będzie wymagał tworzenia dokumentów od podstaw, tylko umożliwi odczytanie danych z ich papierowych odpowiedników. Cyfrowe wersje można łatwo edytować w razie potrzeby w przyszłości. Dodatkowo, bez problemów da się je odnaleźć dzięki zaawansowanej wyszukiwarce, która pozwala przeglądać bazę pod kątem różnych kryteriów, np. daty utworzenia dokumentu lub zdefiniowanych wcześniej tagów.

– Zapytaliśmy uczestników konferencji o używanie naszego programu podczas pandemii i funkcje związane z archiwum dokumentów wskazywali jako kluczowe. Dla klientów bardzo ważna jest możliwość dodawania dokumentów oraz szybki i stały dostęp do nich. Dużymi wyzwaniami stały się również logistyka obiegu dokumentów oraz organizacji pracy całego biura. Aż 45% uznało, że dostrzega większe korzyści programu w tym trudnym dla wszystkich czasie – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Warto także zastanowić się nad przestrzenią, jaką można uzyskać wdrażając elektroniczne archiwum.

– Podliczając liczbę segregatorów, regałów, teczek dochodzimy do wniosku, że zajmują one zbyt wiele miejsca. Jeśli firma jest większa, to tym bardziej potrzebuje przestrzeni na papierowe dokumenty i miejsca, w których trzeba je przechowywać. Rezygnacja z tradycyjnych dokumentów jest zatem korzystna dla całego zespołu, bowiem uwalnia przestrzeń, którą zajmowały dotąd regały lub segregatory. Podnosi to komfort pracy i sprawia, że pracownicy zyskują więcej miejsca – dodaje Krzysztof Wojtas.

Bez obiegu dokumentów ani rusz

W wielu firmach przepływ danych odbywa się dziś za pośrednictwem e-maila. Nie jest to jednak wygodne rozwiązanie. Odnalezienie plików sprzed choćby roku w programie pocztowym może zająć bardzo dużo czasu. Sytuacja wyglądałaby inaczej, gdyby były one odpowiednio posegregowane w cyfrowej przestrzeni.

Znacznie łatwiej jest po prostu zaplanować ścieżkę obiegu dokumentów oraz przyznać uprawnienia konkretnym osobom z zespołu.

– Można to zrobić za pomocą specjalnych systemów. Wówczas pliki zawsze znajdują się we właściwym miejscu i się nie gubią. Każdy, kto ma dostęp do elektronicznego archiwum, może w każdej chwili sprawdzić ważne informacje, np. dane na fakturze, i w razie potrzeby udostępnić je osobom, które również ich potrzebują. Przekazywanie dokumentów do księgowości oraz ich akceptacja także następuje dużo szybciej, co pozwala oszczędzić czas pracowników. Dodatkową i równie istotną funkcją jest możliwość sprawdzenia, jak przebiega praca nad danym plikiem – mówi Krzysztof Wojtas.

Nie można jednak także zapomnieć o rozliczeniach z kontrahentami. Terminowe płacenie faktur niejednokrotnie pomaga podczas negocjacji chociażby warunków finansowych bądź upustów ze stałymi kontrahentami. Brak opłat w terminie często może wynikać z tego, że procesowanie dokumentów trwało zbyt długo, niekoniecznie świadcząc o nieuczciwości przedsiębiorcy. Dostęp do faktur kosztowych i sprzedażowych przydaje się też podczas wyznaczania prognoz wydatków firmy i planowania jej wydatków. Takie rozwiązania sprawiają, że zarządzanie płynnością finansową jest łatwiejsze.

Stworzenie w firmie elektronicznego archiwum ułatwia wgląd do informacji podczas pracy zdalnej i hybrydowej. Pozwala też szybciej przekazywać pliki między poszczególnymi osobami. Redukuje koszty i pomaga w prowadzeniu proekologicznego biznesu, nie tylko w czasach pandemii.

Być może wdrożenie nowych narzędzi – wspomagających wykonywanie obowiązków w tak nietypowych jak obecnie warunkach – przyczyni się do większej efektywności zespołu w przyszłości?