Hitachi Capital Polska zoptymalizowało koszty i efektywność księgowania

Hitachi Capital Polska to część Hitachi Capital – czołowego dostawcy usług finansowych z siedzibą w Tokio. Spółka oferuje swoim klientom rozwiązania flotowe i obecnie wdraża strategię ekspansji na Europę w zakresie leasingu i serwisowania pojazdów. Dzięki Exact Globe zyskała dostęp do swoich bieżących i kompletnych danych finansowych. Dostosowanie oprogramowania Exact do warunków i regulacji prawnych w różnych krajach umożliwiło również wygodne i sprawne rozszerzenie systemu na nowe rynki.

W ciągu ostatnich 3 lat, po wieloletniej obecności w Wielkiej Brytanii, spółka Hitachi Capital Polska wkroczyła na rynek duński, belgijski, niemiecki, austriacki, czeski, węgierski oraz słowacki i kieruje z Warszawy działaniami na teren Europy Środkowej i Wschodniej. Kluczowym wyzwaniem w tym obszarze było scalenie dwóch polskich podmiotów i zbudowanie platformy w Polsce pod kątem realizacji planów ekspansji w tym regionie. „W ciągu ostatnich kilku tygodni wdrożyliśmy oprogramowanie Exact na trzech nowych rynkach: w Czechach, na Węgrzech i Słowacji. Działaniami zarządzaliśmy częściowo z Polski, zważywszy na dodatkowe trudności wynikające z zastosowania środków zapobiegawczych przeciw COVID-19” – wyjaśnił Koen Meynants, dyrektor finansowy spółki HCPL.

Dane finansowe w zasięgu ręki

Firma Hitachi Capital Polska korzysta z oprogramowania Exact od 2019 roku. Dzięki systemowi Exact Globe zyskała dostęp do swoich bieżących i kompletnych danych finansowych. Możliwe było również zautomatyzowanie i usprawnienie rozliczeń podatkowych, niektórych czynności księgowych oraz zapewnienie pełnej zgodności z aktualnymi lokalnymi przepisami prawnymi. Grupa wykorzystuje system Globe na potrzeby prowadzenia finansów, raportów i rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, a także do zarządzania przepływem środków pieniężnych.

„Faktury wpływające, przetwarzane lokalnie w naszym systemie operacyjnym na potrzeby księgowości analitycznej, są następnie przetwarzane w oprogramowaniu Exact pod kątem odpowiednich deklaracji VAT i CIT na rynkach lokalnych za pośrednictwem dostawcy usług firmy Hitachi. Są one kontrolowane centralnie w Warszawie na potrzeby sprawozdawczości Grupy. Za pomocą oprogramowania Exact możemy zarządzać zobowiązaniami bezpośrednio w swoich różnych systemach bankowych na czterech rynkach” – mówi Koen Meynants, dyrektor finansowy spółki HCPL.

Integracja z istniejącym oprogramowaniem

Hitachi korzysta również z oprogramowania do realizacji działań operacyjnych dedykowanego firmom leasingowym. Integracja obu systemów była więc istotną kwestią. „Rozwiązanie Exact było idealną platformą do realizacji wszystkich naszych finansowych procesów, w których oprócz złożonej księgowości obsługiwanej przez dedykowane oprogramowanie, podstawowymi procesami są windykacja i comiesięczna sprawozdawczość Grupy. W związku z tym musieliśmy zaprojektować w pełni kontrolowany przepływ procesów związanych z przychodzącymi fakturami, sprawozdawczość niemalże w czasie rzeczywistym, zautomatyzowane procesy windykacyjne (wraz z przypomnieniami) oraz dalsze działania” – mówi Koen Meynants. Wdrożenie obu systemów przebiegało równocześnie, konieczna była bieżąca komunikacja i działania koordynacyjne pomiędzy wszystkimi decydentami po stronie klienta i dostawcy. Oprogramowanie Exact zapewniło pełną integrację oraz dostosowanie systemu i pozwoliło osiągnąć maksymalną efektywność i skuteczność. W rezultacie system automatycznie pobiera niezbędne dane do celów finansowych i rachunkowych.

Możliwość ekspansji

W Exact Globe procesy w ramach zarządzania finansami są powiązane z jednym centralnym źródłem. Pozwala to na bezproblemowe koordynowanie i analizowanie danych finansowych, budżetów oraz innych informacji ze wszystkich oddziałów. Każdy okres obrotowy może być zamknięty szybko i ze 100% pewnością. Dzięki temu, że dane są przechowywane w jednym źródle, wszyscy pracownicy w każdej lokalizacji korzystają z tych samych informacji i w taki sam sposób. To sprawia, że mogą szybko i bez trudu tworzyć rzetelne raporty oraz analizy i przekazywać aktualne, ogólne informacje o kondycji międzynarodowej firmy. Jak powiedział Koen Meynants: „Zachowanie zgodności, stały nadzór i silny nacisk na windykację to główne wskaźniki KPI, według których jesteśmy monitorowani przez naszą zagraniczną centralę. Dla niej procesy finansowe mają kluczowe znaczenie. Ponieważ Japończycy nie są zaznajomieni z obsługą ksiąg rachunkowych w wielu walutach i przywiązują wagę do szczegółów, jestem przekonany, że platforma, którą stworzyliśmy z firmą Exact, była jednym z głównym czynników pozwalających nam otrzymać ’zielone światło‘ dla planu ekspansji jednocześnie w trzech krajach. Rozwiązanie Exact wsparło nas we wdrożeniu odgórnej strategii, a nawet pozwoliło nam na przyspieszenie realizacji naszych planów, ponieważ pierwotne koncepcje zakładały aktywowanie nowych krajów jeden po drugim”.

Wdrożenie systemu Exact w Hitachi zajęło ok. 2-3 miesiące, a firma zaczęła korzystać z pakietu Exact dla Finansów w czerwcu 2019 roku.