Nowa cyfrowa normalność: strategie i rozwiązania na przyszłość

Wciąż obowiązujące reguły zachowywania dystansu społecznego nie ułatwiają pracownikom powrotu do biur. Praca zdalna stała się nową normalnością i okazało się, że zdaje egzamin. Coraz więcej organizacji planuje wdrożyć ten model. Dlaczego? Pracując z domu, pracownicy są bardziej produktywni i elastyczni. Firmy muszą jednak stworzyć im odpowiednie warunki, aby mogli zdalnie uzyskiwać dostęp do informacji, pracować nad procesami oraz współpracować z kolegami i partnerami biznesowymi niezależnie od lokalizacji. Są to nowe wyzwania, które wymagają odpowiednich strategii i rozwiązań.

Zespoły spotykają się wirtualnie, pracownicy współpracują z dostawcami i komunikują się z klientami przez Internet i wszystko to odbywa się z domów. Nic z tego już nie dziwi. W ciągu ostatnich kilku miesięcy cyfryzacja tych obszarów znacznie się zwiększyła ze względu na wymagania w zakresie dystansu społecznego. Technologie cyfrowe stały się normą, a mimo to wiele przedsiębiorstw wciąż jeszcze za nimi nie nadąża. Firmy, które przeprowadziły cyfryzację przed 2020 rokiem, szybciej dostosowały się do nowych warunków, umożliwiając pracownikom pracę zdalną i zapewniając w ten sposób ciągłość biznesową. Organizacje będące we wczesnych stadiach cyfrowej transformacji również były zmuszone szybko znaleźć rozwiązania do pracy zdalnej, aby móc kontynuować działalność.

Obecnie przyszedł czas na kolejny krok i wykorzystanie nowej dynamiki. Realizując strategię cyfrową, przedsiębiorstwo nie tylko spełnia oczekiwania pracowników, którzy odkryli zalety pracy zdalnej, lecz także może budować przewagę nad konkurencją z myślą o powrocie do normalności. Aby czerpać jak największe korzyści z cyfryzacji, firma powinna najpierw ocenić swoją obecną sytuację.

Oceń swój poziom cyfryzacji

Czy pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki wydajnie, mieli bieżący dostęp do potrzebnych informacji? Ile papieru zużywa firma i czy procesy oparte na dokumentach papierowych utrudniają pracę z domu z powodów logistycznych lub prawnych?

Warto bliżej się przyjrzeć procesom biznesowym, aby określić, w których obszarach występują problemy, a gdzie rozwiązania działają sprawnie. Jeśli przetwarzanie faktur przychodzących działa jak w zegarku, np. dzięki dokumentom cyfrowym i zautomatyzowanym przepływom pracy, jest to znak, że digitalizacja w firmie przyniosła korzyści. Czy inne procesy, takie jak przetwarzanie poczty przychodzącej, mogą również być zautomatyzowane, aby szybko udostępniać pracownikom nowe dokumenty drogą cyfrową? Czy jest możliwość elektronicznego edytowania i archiwizowania dokumentów oraz zarządzania nimi? Technologie cyfrowe mogą również dostarczać informacje w ramach procesów — niezależnie od lokalizacji — i zwiększać wydajność przepływów pracy.

10 pytań, które pomogą Ci ocenić Twój poziom cyfryzacji:

1. Czy pracownicy mogą z dowolnego miejsca w bezpieczny sposób uzyskiwać dostęp do informacji, których potrzebują do wykonywania swojej pracy?
2. Jak szybko udostępniasz korespondencję papierową osobom pracującym poza biurem?
3. Ile procesów jest wciąż opartych na dokumentach papierowych, np. z powodów prawnych czy logistycznych, co utrudnia pracę z domu?
4. Gdzie znajdują się silosy informacyjne, które mogłyby zostać usunięte lub połączone ze sobą, tak aby pracownicy szybko znajdowali i w udokumentowany sposób edytowali informacje przechowywane w różnych działach?
5. Czy firma dysponuje ogólnofirmowym systemem zarządzania informacjami, który wspiera bezpieczną i przejrzystą współpracę pomiędzy działami i w zespołach interdyscyplinarnych?
6. Czy firma dysponuje rozwiązaniami w zakresie współpracy, umożliwiającymi wspólną pracę i współużytkowanie informacji z klientami i partnerami biznesowymi?
7. Czy pracownicy mogą uczestniczyć we wszystkich procesach biznesowych niezależnie od lokalizacji?
8. Czy w cyfrowych procesach biznesowych zdarzają się zakłócenia, np. podczas przechodzenia z jednej aplikacji biznesowej do drugiej?
9. Jak duża jest chęć pracowników do pracy cyfrowej? Czy zmieniła się w ostatnim czasie?
10. Jak szybko firma jest w stanie wdrażać nowe rozwiązania cyfrowe, dopasowywać lub rozszerzać istniejące w przypadku zmiany wymagań?

Analiza procesów biznesowych w oparciu o te pytania, pozwala szybko zidentyfikować obszary, w których można poprawić poziom cyfryzacji firmy. Następnym krokiem jest określenie, jakie strategie i rozwiązania najlepiej pomogą osiągnąć cele w tym trudnym okresie.

Cyfryzacja stała się normą

Ostatnie tygodnie i miesiące wywarły duży wpływ na przedsiębiorstwa. Jednak ten okres przyniósł też pewne zmiany na lepsze: praca zdalna i cyfrowa odnotowała bezprecedensowy wzrost popularności, który firmy chcą teraz utrzymać. Zgodnie z raportem Gartnera aż 74% ankietowanych dyrektorów finansowych po pandemii planuje wdrożenie pracy zdalnej dla większej liczby pracowników. Taka strategia ma na celu obniżenie kosztów pracy na miejscu. Okazało się również, że osoby pracujące zdalnie są często o wiele bardziej wydajne niż w biurze. Dotyczy to szczególnie pracowników, którzy mają dostęp do rozwiązań ECM takich jak np. eFiles od SER Group i zautomatyzowanych przepływów pracy, które łączą informacje, udostępniają je w ramach procesów biznesowych, usprawniają te procesy i w ten sposób redukują ręczne zadania oparte na dokumentach papierowych. W przyszłości takie rozwiązania będą jeszcze bardziej popularne i obejmą swoim zakresem nowe obszary firmy.

3 rozwiązania pomagające w cyfryzacji

Nawet gdy sytuacja powoli wróci do normy, niewiele firm będzie w stanie sfinansować długoterminowe i kosztowne projekty po tym trudnym okresie. Żeby szybko scyfryzować procesy biznesowe, potrzebne będą rozwiązania, które można wdrożyć w krótkim czasie — bez czasochłonnego planowania czy wewnętrznych zasobów informatycznych. Jakie mogą to być rozwiązania?

1. Wirtualne przestrzenie robocze

Czy w okresie pracy zdalnej Twoi pracownicy mieli problem z przejrzystą pracą nad dokumentami, ich współużytkowaniem? Czy obserwujesz takie sytuacje również podczas pracy w biurze? W rozwiązaniu tego problemu pomocne są wirtualne przestrzenie robocze, takie jak Doxis4 Universal Workspace. Pozwala ono użytkownikom natychmiast zapisywać dokumenty i pracować nad nimi w uporządkowany sposób w ramach osobistych przestrzeni roboczych. Dzięki zintegrowanemu zarządzaniu wersjami można zachować wszystkie obecne i poprzednie wersje dokumentu. Ponadto wszystkie informacje w przestrzeni roboczej są chronione przed nieuprawnionym dostępem. To bezpieczne rozwiązanie idealnie się sprawdza niezależnie od lokalizacji – jest łatwo dostępne za pośrednictwem przeglądarki. Pozwala również rozproszonym zespołom na zakładanie współużytkowanych przestrzeni roboczych, np. na potrzeby projektów. Umożliwia wspólną pracę w sposób przejrzysty i bezpieczny — również z ekspertami zewnętrznymi, klientami i partnerami biznesowymi.

2. Gotowe szablony do przepływów pracy

W działach takich jak kadry, zakupy czy księgowość procesy biznesowe są skomplikowane, lecz także bardzo powtarzalne. W przypadku cyklicznych działań takich jak przeglądy faktur, określanie zapotrzebowania czy rekrutacja, przepływy pracy mogą pomagać pracownikom w zarządzaniu dokumentami i ich przetwarzaniu. Zależnie od poziomu automatyzacji mogą one również całkowicie przejąć wykonywanie zadań, zostawiając pracownikom więcej czasu np. na pracę nad rozwojem personelu czy poprawą jakości dostawców. Elektroniczne kartoteki pomagają natomiast zarządzać powiązanymi dokumentami w sposób uporządkowany oraz szybko je wyszukiwać, co pozwala oszczędzić cenny czas.

3. SaaS i usługi zarządzane

Niezależnie od tego, czy chodzi o szablony, przestrzenie robocze czy konkretne usługi, takie jak klasyfikacja poczty przychodzącej i wydobywanie treści z dokumentów — szybkie wdrożenie ułatwiają oferty oprogramowania dostępnego w modelu SaaS, które pozwalają zaoszczędzić czas i nakłady pracy. Zapewniają również elastyczność, przydatną np. wtedy, gdy zmienia się liczba użytkowników lub wolumen dokumentów i pomagają zachować większą kontrolę nad budżetem IT. Usługi zarządzane to kolejny sposób na oszczędzanie zasobów informatycznych. Możliwość powierzenia dostawcy oprogramowania np. administracji i serwisu, zmniejsza nakład pracy. Wsparcie i doświadczenie dostawcy pozwala również zapewnić niezawodność infrastruktury informatycznej i jej większą sprawność.