Rosnąca rola intranetu firmowego w czasach pracy zdalnej

Martyna Dziopak
Good One PR
ul. Edwarda Jelinka 38
01-402 Warszawa
martyna.dziopak|goodonepr.pl| |martyna.dziopak|goodonepr.pl
739060588
www.goodonepr.pl
Intranet firmowy, w dobie powszechnej pracy zdalnej spowodowanej pandemią, staje się kluczowym narzędziem dla sprawnego funkcjonowania firmy i zarządzania zasobami ludzkimi. Z drugiej strony obecna sytuacja pokazała, że należy przeorganizować dotychczasowy sposób funkcjonowania wspomnianego kanału komunikacji, przerzucając środek ciężkości na tematy związane z pracą w nowej rzeczywistości oraz na sprawny i bezpieczny cyfrowy przepływ informacji w obrębie przedsiębiorstwa.
Dla wielu firm intranet sprowadza się wciąż do narzędzia spełniającego funkcję wirtualnej tablicy ogłoszeń. Inni, podążając za zachodnimi trendami, inwestują w rozwój intranetu, rozbudowując go o kolejne, angażujące funkcjonalności. Zarówno ci pierwsi, jak i drudzy musieli zweryfikować swoje kanały komunikacji wewnętrznej w momencie, gdy kilka miesięcy temu zaczęliśmy mierzyć się z pandemią.
Wirtualna kultura organizacyjna
Z tegorocznego raportu „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii”[1] przygotowanego przez Great Digital i Bee Different wynika, że aż 88 proc. respondentów pracuje w firmach, gdzie wszyscy bądź większość osób przeszła w czasie pandemii na tryb pracy zdalnej. W nowej rzeczywistości, dla 60 proc. ankietowanych jednym z głównych narzędzi komunikacji jest firmowy intranet. Obecnie, ma on służyć – poza sprawnym zarządzaniem pracą w rozproszonym zespole – motywowaniu i angażowaniu pracowników, jak i dodawaniu im otuchy w często nowej sytuacji, jaką jest praca w trybie home office i niepokój o stabilność zatrudnienia czy o zdrowie i bezpieczeństwo.
- Jednym z głównych efektów ubocznych pandemii był niepokój zespołu, dlatego postawiliśmy na transparentną komunikację przy jednoczesnej digitalizacji środowiska pracy. Z naszej perspektywy, w obecnej sytuacji kluczowe jest wchodzenie na nowy poziom zaufania, w czym pomaga bieżąca, angażująca komunikacja, pozwalająca na wzmacnianie kultury organizacyjnej na odległość. Staramy się być w stałym kontakcie, dostosowujemy benefity do ograniczeń związanych z pandemią, budujemy wirtualnego ducha zespołu, wirtualne życie firmy – mówi Barbara Krywult, menedżer ds. rekrutacji w Kogifi Digital, partnera transformacji cyfrowej dla przedsiębiorstw.
W kontekście wspomnianego niepokoju pracowników w codziennej komunikacji wewnętrznej za pośrednictwem intranetu liczy się dziś przede wszystkim dbanie o content poświęcony świadczeniom pracowników związanym ze zdrowiem czy szeroko pojętym wellness. Bardzo ważne i oczekiwane jest stałe informowanie zespołu odnośnie wpływu pandemii na biznes, na samą organizację pracy i jej poszczególne procesy. Istotne jest także ułatwianie pracownikom funkcjonowanie w trybie home office – udzielanie wskazówek, opracowywanie manualów czy innych dokumentów niezbędnych do pracy zdalnej, w tym organizacja przemyślanego, wirtualnego onboardingu.
Intranet przyjazny technologicznie
Pandemia obnażyła słabość części biznesu odnośnie cyfrowej transformacji, która z raczkującego trendu stała się koniecznością, by przetrwać i budować swoją przewagę konkurencyjną. Konieczność inwestycji w rozwiązania technologiczne mające na celu usprawnienie pracy zarządzania rozproszonym zespołem dostrzegły także działy HR. Stąd digitalizacja środowiska pracy i koncentracja na rozwoju intranetu – nie tylko od strony contentu, ale i technologii. Na co zwrócić uwagę przy projektowaniu czy usprawnianiu technologicznym kanału komunikacji wewnętrznej firmy?
– Warto pamiętać, że w kontekście intranetu firmowego istotne jest kompleksowe podejście do jego tworzenia – od momentu planów, aż po wdrożenie, integrację i utrzymanie. Początkowego prace powinny skupić się przede wszystkim na solidnym audycie, który pozwoli na stworzenie projektu zgodnego z potrzebami pracowników i działu HR. Zwróćmy też uwagę, że samo wdrożenie to nie wszystko – równie istotne jest monitorowanie wydajności i dbanie o bezpieczeństwo systemu już po jego implementacji przez dostawcę – mówi Jakub Koba, CTO w Kogifi Digital.
W czasach, gdy transparentna komunikacja jest dla pracowników kluczowa, warto skupić się na tym, by firmowy intranet był narzędziem służącym sprawnemu i bezpiecznemu zarządzaniu informacjami w firmie, ale także przyspieszył i uprościł procesy, dając finalny efekt w postaci wzrostu produktywności pracowników i konkretnych osiągnięć biznesowych całej firmy. Postawmy na taki system, który zapewnia bezpieczne przechowywanie danych oraz usprawni bezpieczny dostęp i obieg dokumentów w firmie. Zwróćmy także uwagę na funkcjonalności usprawniające zdalną współpracę, interakcję i zarządzanie projektami. W końcu, postawmy na elastyczne rozwiązanie, które umożliwi integrację z już używanymi systemami.
Kogifi Digital jest partnerem transformacji cyfrowej oferującym usługi klientom w Polsce, Europie-Środkowo-Wschodniej, Wielkiej Brytanii oraz Skandynawii. Pracownicy firmy to eksperci w zakresie e-commerce, platform zarządzania treścią CMS, platform zarządzania relacjami z klientami CRM oraz systemów ERP. Kogifi świadczy usługi konsultingowe i wdrożeniowe, utrzymuje wdrożone systemy oferując wsparcie w modelu 24/7. Firma pomaga klientom w systematycznym zwiększaniu sprzedaży w Internecie poprzez rozwój świadomości cyfrowej organizacji oraz wdrażania sprawdzonych praktyk z dziedziny transformacji cyfrowej. Do klientów firmy należą między innymi: Alcatel Lucent Enterprise, British Council, Fanuc Polska, Mercedes-Benz Polska czy Orbico Style.
[1] https://beedifferent.pl/blog/komunikacja-firmowa-w-czasie-pandemii-wyniki-badania

Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai

Praca w IT bez doświadczenia. Liderzy EY GDS o tym, jak odnaleźć swoją ścieżkę do sukcesu na rynku IT

Wyzwania związane z cyfryzacją firm - jak je pokonać?
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Prawo

S. Cichanouska: Białorusini żyją jak w gułagach z czasów stalinowskich. Jednak nie poddają się mimo represji i brutalności reżimu
Przedstawiciele białoruskiej opozycji podkreślają, sytuacja w kraju jest bardzo poważna. Z jednej strony od niemal pięciu lat ludzie na Białorusi żyją jak w gułagach z czasów stalinowskich, doświadczają represji, są codzienne zatrzymania. – Co najmniej pół miliona ludzi musiało uciec z kraju – mówi agencji informacyjnej Newseria Swiatłana Cichanouska, liderka białoruskiej opozycji, która w 2020 roku kandydowała na stanowisko prezydenta Białorusi.
Handel
Automatyzacja pomaga firmom budować przewagę nad konkurencją. Zwłaszcza wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji

Firmy coraz chętniej inwestują w cyfryzację i automatyzację procesów, w tym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI), co pozwala im oszczędzać czas, redukować koszty operacyjne i poprawiać jakość obsługi klienta. Nowoczesne narzędzia takie jak platforma FlowDog pozwalają relatywnie szybko i efektywnie kosztowo usprawniać procesy obsługi reklamacji, zleceń serwisowych czy analizę danych sprzedażowych. Eksperci podkreślają, że dobrze wdrożona automatyzacja może przynieść zwrot z inwestycji już w ciągu kilku miesięcy, zwiększając konkurencyjność firm na dynamicznie zmieniającym się rynku.
Handel
Odwetowe cła z UE na amerykańskie towary mogą być kolejnym etapem wojny handlowej. Następne decyzje spowodują dalszy wzrost cen

Komisja Europejska zapowiedziała nałożenie ceł na amerykańskie produkty w reakcji na wejście w życie ceł USA na stal i aluminium. Unijne cła o wartości 26 mld zł wejdą w życie 1 kwietnia, a w pełni zostaną wdrożone od 13 kwietnia. Donald Trump już zapowiada, że na to odpowie. – Wchodzimy w etap wojny handlowej między Unią Europejską a Stanami Zjednoczonymi i na pewno będziemy świadkami wielu takich odwetów z każdej strony – ocenia europosłanka Anna Bryłka.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.