W UE rocznie marnujemy prawie 600 ciężarówek papieru na listy przewozowe

Każdy kierowca w transporcie międzynarodowym posiada co najmniej dwa zestawy listów przewozowych CMR oraz innych dokumentów, których łączna objętość przekracza aż 55 arkuszy A4. Razem z fakturami i zaświadczeniami zbiera się góra papieru o wysokości 100 arkuszy A4 – wynika z analizy organizacji Transport Innovation Association (TIA). W samej Unii Europejskiej rocznie zużywa się aż 377 miliardów papierowych CMR, co odpowiada 600 ciężarówkom w pełni obładowanym papierowymi dokumentami i równowartości 166 000 drzew, które giną w imię biurokracji – wskazują dane TIA. W branży celnej nadchodzi jednak era digitalizacji, która przyniesie wiele korzyści. Jakich i o jakiej wartości tłumaczy Jurgis Adomavicius, prezes międzynarodowej agencji celnej Bunasta.

Odejście od papierowych dokumentów przewozowych jest jednym ze sposobów realizacji inicjatywy Zielonego Ładu Unii Europejskiej (UE) w zakresie efektywnego wykorzystania infrastruktury transportowej – dyrektywa eFTI. U jej podstaw leży zastąpienie dokumentacji papierowej współdzielonej przez wszystkie podmioty w łańcuchu przez wersję elektroniczną.

Od 2025 r. organy publiczne w Unii Europejskiej (UE) będą zobowiązane do akceptowania informacji dostarczanych cyfrowo przez przewoźników. Sama Komisja Europejska opóźniła jednak przedstawienie szczegółowych wymogów niezbędnych do wdrożenia eFTI, aby przedsiębiorstwa mogły się przygotować.

Cyfryzacja sektora transportu pomogłaby również firmom obniżyć koszty i sprawić, że procesy transportowe byłyby bardziej przejrzyste, płynniejsze i szybsze.

Tysiące drzew kosztem listów przewozowych

Według analizy przeprowadzonej przez Transport Innovation Association (TIA), każdy kierowca posiada co najmniej dwa zestawy listów przewozowych CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) i dokumentów (karta przejazdu kierowcy, zaświadczenie o przeniesieniu pojazdu, upoważnienie kierowcy, przydział misji, formularz transportu międzynarodowego, faktury itp.), które łącznie zajmują aż 55 arkuszy A4. Do tego dochodzą inne dokumenty, takie jak faktury, faktury pro forma, świadectwa fitosanitarne. W związku z tym jeden kierowca przewozi około 100 dokumentów A4 podczas jednej podróży.

W samej Unii Europejskiej w transporcie transgranicznym wykorzystuje się rocznie około 377 miliardów papierowych CMR (międzynarodowych listów przewozowych). By to zobrazować, potrzebowalibyśmy około 600 ciężarówek, by pomieścić wspomniane listy przewozowe, co odpowiada równowartości 166000 drzew.

Elektroniczna dokumentacja nie tylko oszczędza drzewa, ale także zmniejsza koszty administracyjne, ponieważ nie ma potrzeby archiwizowania, kopiowania, wysyłania i przechowywania dokumentów.

Unikanie błędów

Jurgis Adomavičius, szef agencji celnej Bunasta, uważa, że cyfrowe listy przewozowe znacznie ułatwiłyby pracę agentów celnych, a jednocześnie zapewniłyby płynniejszy i szybszy proces transportu dla przewoźników.

"Główną wadą papierowych listów przewozowych jest to, że zawartych w nich danych nie można szybko skopiować ani poprawić. Można je jedynie odczytać. Co gorsza, listy przewozowe docierają do zgłaszających jedynie w formie fotografii. Często zdjęcia są bardzo słabej jakości i pracownik musi je drukować i czytać z lupą (bo na ekranie komputera po prostu się rozmywają i stają się nieczytelne). Jeśli zgłaszający otrzyma elektroniczny list przewozowy, może łatwo skopiować dane do zgłoszenia, ponieważ większość danych w zgłoszeniu pochodzi z listu przewozowego" - mówi Adomavičius.

W dobie cyfryzacji zapewnienie dokładności danych ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w sektorach takich jak logistyka i transport, gdzie nawet niewielkie nieścisłości mogą powodować poważne zakłócenia.

Jedną z głównych zalet dokumentów elektronicznych jest możliwość znacznego ograniczenia błędów ludzkich. Tradycyjne metody ręcznego wprowadzania danych są podatne na błędy, takie jak zła typografia, nieprawidłowa interpretacja lub pominięcia. Z kolei wypełnianie dokumentów elektronicznych często obejmuje zautomatyzowane techniki przechwytywania danych, takie jak skanowanie kodów kreskowych lub cyfrowy import danych, które zmniejszają potrzebę ręcznego wprowadzania danych, a tym samym związane z tym błędy.

Oszczędność czasu pracowników

Według GreenTransit, platformy do elektronicznego zarządzania dokumentami i obsługi zwrotów, przygotowanie i fizyczne wysłanie pojedynczego listu przewozowego do interesariuszy zajmuje około 23 minut, w porównaniu do 9 minut w przypadku platformy cyfrowej.

Jurgis Adomavičius zgadza się również, że cyfryzacja dokumentów znacząco przyczyniłaby się do zwiększenia wydajności sektora.

"Obecnie pracownicy wykonują wiele powtarzalnych zadań, przepisując te same dane z jednego dokumentu do drugiego. Kierowcy tracą czas w drodze na przetwarzanie zgłoszeń tranzytowych. Wraz z wprowadzeniem cyfrowego systemu, kierowcy będą mogli uzyskać wszystkie dokumenty, których potrzebują w drodze i mieć je w wersji elektronicznej.

Posiadanie pod ręką cyfrowych dokumentów znacznie przyspieszy procesy kontrolne, które tradycyjnie trwają dłużej. Na przykład administracja celna mogłyby szybko uzyskiwać dostęp do dokumentów online, przeglądać je i zatwierdzać, zmniejszając w ten sposób obciążenia biurokratyczne. Dla kierowców te usprawnienia oznaczałyby mniej przestojów, mniejsze zmęczenie i większą gwarancję terminowych dostaw. Z kolei przewoźnicy byliby w stanie przewieźć więcej ładunków przy tych samych dostępnych zasobach" - mówi Adomavičius.

Wraz z rozwojem firm logistycznych i obsługą coraz większej ilości ładunków, rośnie zapotrzebowanie na efektywne zarządzanie danymi. Tak więc cyfrowe platformy, które dostosowują się do rosnącego obciążenia danymi bez uszczerbku dla produktywności lub wydajności, pomogłyby w sprawniejszej organizacji wszystkich procesów.

Szef agencji celnej Bunasta mówi, że zauważył wzrost liczby przypadków, w których kierowca załadował towar i nie wie, jak wypełnić list przewozowy. W takim wypadku kierowca musi pokonać nawet kilkadziesiąt kilometrów, by agent celny udzielił mu pomocy. Takie sytuacje stanowią w rzeczywistości naruszenie ustalonych procedur, gdyż wspomniany dokument musi zostać wypełniony i podpisany przez obie strony w miejscu załadunku. Takie dodatkowe przejazdy ciężarówek są kosztowne oraz przyczyniają się również do korków na ulicach miast i zwiększają emisję CO2.

"Aby pomóc naszym klientom, Bunasta opracowała proces, w którym przewoźnik przesyła nam wszystkie niezbędne dane przed odbiorem ładunku, a my przygotowujemy deklarację i list przewozowy, który wysyłamy do nadawcy. Zapewnia to prawidłowo wypełniony list przewozowy, który pozwala na terminową i pełną sprzedaż, szybszy załadunek i wyjazd z punktu załadunku oraz mniej sporów dotyczących ilości towarów i czasu dostawy. Obecnie pracujemy w ten sposób, udało nam się scfryzować część działań. Mamy nadzieję, że wkrótce dostępna będzie platforma, która pozwoli nam zdigitalizować wszystkie te procesy - wskazuje Jurgis Adomavicius.

Broń przeciwko oszustwom

W sektorze logistyki i transportu, elektroniczne dokumenty przewozowe mogą być potężną bronią w walce z szarą strefą lub oszustwami związanymi z podatkiem VAT.

Systemy elektroniczne zapewniają monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym. Organy celne mogą zatem natychmiast uzyskać dostęp do danych ładunku i zweryfikować je, upewniając się, że zadeklarowana wartość i zawartość odpowiadają stanowi rzeczywistemu.

"Zaawansowane systemy cyfrowe mogą automatycznie łączyć dokumenty ładunkowe z innymi deklaracjami finansowymi lub systemami. Na przykład, jeśli firma deklaruje określoną wartość towarów do wysyłki, ale podaje inną podlegającą opodatkowaniu, takie rozbieżności mogą być wykrywane automatycznie, ostrzegając władze o możliwym uchylaniu się od płacenia podatków" - mówi Adomavičius.

Zasadniczo, elektroniczne dokumenty przewozowe zapewniają poziom rygoru, przejrzystości i wydajności, z którym nie mogą się równać tradycyjne dokumenty papierowe. Dokumentacja cyfrowa gwarantuje, że każda transakcja, ruch i zaangażowana strona zostaną zarejestrowane. Gdy każdy ruch ma cyfrowy ślad, próby obejścia zasad stają się ryzykowne i łatwe do wykrycia.

Agencja Celna Bunasta oferuje również gwarancje ubezpieczeniowe niezbędne w tranzytowym ruchu pojazdów. Wartość jej funduszu gwarancyjnego, który należy do największych w Polsce przekracza 50 mln EUR. Firma powstała w 2012 roku na Litwie, od 2016 roku istnieje Bunasta Polska, firma posiada swoje oddziały również na Łotwie, w Wielkiej Brytanii i Kazachstanie.