Komunikaty PR

Z jakimi problemami mierzą się dziś biura księgowe?

2020-06-02  |  14:00
Biuro prasowe
Kontakt
Materiał prasowy
Symetria PR

Kozia 26a
30-733 Kraków
kontakt|symetriapr.com| |kontakt|symetriapr.com
506 436 176
www.facebook.com/symetriapr

Minione miesiące pokazały, że wykonywanie swoich obowiązków poza biurem jest możliwe. Także w branżach, które do tej pory zupełnie nie kojarzyły się z modelem home office – takich jak księgowość. Doświadczenie pracy zdalnej po raz kolejny udowadnia, że nie trzeba wcale wiele, aby działać efektywnie. Co o obecnej sytuacji sądzą biura rachunkowe?

Jak Polacy organizują pracę

Jak wynika z raportu “Praca w dobie koronawirusa”, opublikowanego w maju tego roku przez Pracuj.pl, aż 64% badanych uważa, że ich pracodawca dobrze poradził sobie z organizacją pracy zdalnej. Niemal tyle samo – 63% – podkreśla swoją niezmienną efektywność przy wykonywaniu obowiązków w warunkach domowych. Pracownicy sądzą także, iż potrafią skutecznie oddzielić czas zawodowy od prywatnego.
W raporcie nie mogło zabraknąć również danych dotyczących usprawnień home office. Dla 61% ankietowanych liczy się możliwość korzystania ze sprzętu firmowego zamiast używania domowych urządzeń. Planowanie działań wspierają z kolei telekonferencje organizowane wtedy, gdy jest to niezbędne – to zdanie ponad połowy pracowników zdalnych. Podobną opinię wyrażają oni w sprawie bardziej elastycznego grafiku pracy zespołu. Dzięki takim rozwiązaniom zdalne wykonywanie obowiązków nie ma wpływu na działanie całej firmy.

Typowy dzień w zdalnej księgowości

Podczas wdrażania w przedsiębiorstwach księgowych modelu home office zarządzający musieli zadbać przede wszystkim o odpowiednie warunki. Zdarzało się niejednokrotnie, że do wewnętrznej sieci trzeba było podpiąć sprzęt, zadbać o to, aby wszyscy dysponowali drukarkami oraz dostarczyć im dokumenty w wersji papierowej, jeśli była taka potrzeba.
W niektórych przypadkach całkowita rezygnacja z papierowych dokumentów okazała się bowiem niemożliwa. Jak w warunkach pandemii firmy radziły sobie z przekazywaniem ich do księgowych? W takich sytuacjach korzystały ze zwykłego pojemnika ustawionego pod drzwiami biura. Klienci mogą pozostawić w nim papiery, najlepiej po telefonicznym uzgodnieniu. Wówczas pracownik biura rozdziela dokumenty pomiędzy członków zespołu. Są to jednak jednostkowe sytuacje. Księgowi tam, gdzie jest to możliwe, wybierają nowoczesne rozwiązania. Klienci przesyłają im dokumenty drogą elektroniczną, dzięki czemu obie strony mogą czuć się bezpieczne, zwłaszcza w czasach pandemii.

– Wpływające dokumenty wyświetlają się w jednym miejscu w systemie. Wystarczy mieć tylko sprawne łącze internetowe, aby mieć stały wgląd w ważne dane. Taka praca zdalna jest bardziej efektywna, nie trzeba dopytywać klientów o dokumenty. Obie strony mają dostęp do systemu, który pozwala szybko przesłać niezbędne pliki, nie tylko za pomocą komputera, ale także aplikacji mobilnej. Jeśli jednak biuro księgowe otrzymuje jedynie papierowe dokumenty, warto posłużyć się inteligentnym odczytem danych. Zeskanowany dokument trafia do systemu, gdzie technologia OCR odczyta dane z faktur. Żmudne i ręczne wprowadzanie faktur do programu księgowego staje się więc przeszłością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Stale pojawiające się nowe modele pracy wymagają również zmian w istniejących już procedurach działania. Wiele osób zadaje sobie dziś pytanie, czy brak ujednoliconej procedury jest szansą czy też zagrożeniem w księgowości. Na ogół branża wymaga działań schematycznych i zaplanowanych, jednak obecnie trudno podążać tą drogą. Trzeba szybko reagować na zmiany, dopasować się do trybu działań klientów. Niektórzy pracownicy decydują się na pracę z domu, inni lepiej czują się w biurze, odbierając między innymi pozostawione w pudełkach dokumenty. Wypracowanie sprawdzonych procedur jest zatem znacznie trudniejsze, gdy każdy dzień wygląda zupełnie inaczej.

Efektywni czy nieefektywni?

Home office weryfikuje również sposób, w jaki pracodawcy kontrolują swój zespół. Każda osoba znajduje się w innym miejscu, ma też różny zakres obowiązków. Sprawdzenie efektów działań może więc stanowić wyzwanie.
Wiele wskazuje na to, że szefowie biur rachunkowych są dziś bardziej elastyczni. Niektórzy wybierają takie narzędzia, jak rejestratory czasu pracy, inni stawiają na efekty. Biura decydują się na elastyczny czas wykonywania obowiązków, mając na uwadze, że pracownicy nie zawsze mają dogodne warunki do działania, np. opiekując się dziećmi lub pracując w kilka osób w jednym pomieszczeniu. Jeśli wszystkie zadania są odpowiednio podzielone między zespół i wykonane na czas, to nikt nie ma problemu z ich realizacją. Tym bardziej że w czasach pandemii szefowie jeszcze bardziej monitorują obciążenie swojego zespołu.

Zaufanie zamiast kontroli

Wykonywanie obowiązków w nowych warunkach nie jest łatwe. Zwłaszcza że ostatnie trzy miesiące były czasem wzmożonej pracy księgowych. Na ich biurkach oraz w elektronicznej dokumentacji “piętrzyły się” sprawozdania finansowe firm, należało wykonać audyty, a także zająć się bieżącymi sprawami. Sytuacji nie ułatwiały też nowe przepisy i interpretacje, za którymi trzeba nadążyć, by pomóc firmom w uzyskaniu ulg związanych z tarczą antykryzysową.
Szefowie biur rachunkowych przyznają, że w najgorętszym okresie zdecydowanie wydłużył się czas realizacji zadań, ze względu na różne godziny pracy pracowników oraz klientów. Ponadto, niekiedy sytuację komplikowały też problemy techniczne, których nie da się uniknąć nawet w najlepiej działającej firmie.

W takich przypadkach skontrolowanie efektów działań pracownika wymaga jeszcze więcej wysiłku. To dlatego nadrzędną wartością – nie tylko w branży rachunkowości – stało się dziś zaufanie. Osoby wykonujące zadania z domów wykazują się sumiennością i zaangażowaniem, a ich zwierzchnicy pozwalają im podejmować samodzielnie niektóre ważne decyzje. Dzięki temu obie strony doceniają home office.

Zagrożenia i zmiany

Nowa sytuacja to nie tylko szansa na odkrycie możliwości innych modeli pracy, ale także zagrożenia dla biznesu. Jednym z najważniejszych jest choroba pracowników, która zmniejszy liczbę osób w zespole. Drugie, także istotne, to zmniejszenie portfela klientów i ich odejście od obsługi księgowej.
Doniesienia medialne są niepokojące, dlatego księgowi zastanawiają się, co zrobić, jeśli obecna sytuacja będzie się przeciągać.
– Sądzę, że ta sytuacja może jeszcze potrwać około roku i niestety odbije się to na naszej pracy. O ile jeszcze tego nie widać, to na pewno odczujemy swego rodzaju minusy, ponieważ może się okazać, że pracownicy nie będą skłonni do eksploatowania swoich urządzeń. Konieczne będzie wprowadzenie pracy rotacyjnej, ze względu na to, że część naszych pracowników nadaje się ewidentnie do pracy zdalnej na pełnym etacie, a druga część wręcz przeciwnie. Te osoby będą musiały jednak wrócić do biura. Na pewno przez dłuższy czas nie wrócimy do znanego nam dobrze biurowego trybu pracy – przewiduje Małgorzata Puterko z biura rachunkowego ABAK SA.

Obecnie nie wiadomo, w jaki sposób pandemia wpłynie na stan firm. Zarządzający zgodnie przyznają, że nie można jeszcze jednoznacznie określić jakości home office w zespołach księgowych. Do tego potrzebny jest czas, który pozwoli z dystansu spojrzeć na wszystkie wykonane zadania.

Nowe doświadczenia, z jakimi mierzą się dziś biura księgowe, pozwolą w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić pracę zdalną i w praktyce przetestować nowoczesne rozwiązania. Po kilku miesiącach pracy w nowych warunkach widać jednak wyraźnie, że pomimo pojawiających się zagrożeń i wątpliwości księgowi są w stanie działać bezpiecznie i efektywnie, co pozwala spoglądać w przyszłość z większym optymizmem.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie spółka Simple wygrała przetarg ogłoszony przez WUM Biuro prasowe
2020-07-06 | 14:31

spółka Simple wygrała przetarg ogłoszony przez WUM

22 czerwca br. Warszawski Uniwersytet Medyczny – największa uczelnia medyczna w Polsce – wybrał Simple SA na realizację projektu informatycznego. Umowa o wartości 2 583 000,00 zł
IT i technologie Szwedzka Telia z usługą Push-to-Talk od Motoroli Solutions
2020-07-06 | 13:05

Szwedzka Telia z usługą Push-to-Talk od Motoroli Solutions

Telia będzie pierwszym dostawcą usług telekomunikacyjnych w krajach skandynawskich, który zaoferuje nowe rozwiązanie zapewniające swoim klientom natychmiastowe funkcje „Naciśnij
IT i technologie Nowe wyzwania branży retail – jak technologie mogą pomóc sprzedawcom?
2020-07-06 | 13:00

Nowe wyzwania branży retail – jak technologie mogą pomóc sprzedawcom?

Nowe wyzwania branży retail – jak technologie mogą pomóc sprzedawcom?   Choć jeszcze niedawno odwiedziny w sklepie były jednym z prozaicznych, codziennych zajęć,

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Transport

Nastroje klientów na rynku motoryzacyjnym stopniowo się poprawiają. Powrót do normalności może potrwać nawet dwa lata

Sprzedaż samochodów zaczyna odbijać od dna. W czerwcu, jak wynika z najnowszych danych PZPM, była o 20,5 proc. niższa niż przed rokiem, podczas gdy majowa o 55 proc. gorsza w porównaniu do sytuacji z 2019 roku. W czasie pandemii znacząco spadł popyt na samochody premium. Z drugiej jednak strony była ona bodźcem do rozwoju przedsiębiorstw z określonych branż, w efekcie czego wzrosło zapotrzebowanie na samochody dostawcze i chłodnie. – Nastroje zakupowe w całej branży powinny wrócić do poziomu sprzed pandemii na przełomie sierpnia i września – ocenia Dariusz Olejnik, wiceprezes Kingsman Personal Finance.

Transport

Turystyka na skraju zapaści. Branża, by przetrwać, potrzebuje rządowego wsparcia przez najbliższy rok

Hotele i obiekty noclegowe mają minimalne obłożenie, wciąż sparaliżowana jest też turystyka przyjazdowa, przewoźnicy autokarowi, duże wydarzenia i targi. – Istnieje niebezpieczeństwo, że wiele firm i obiektów turystycznych zbankrutuje, bo jeżeli nie ma popytu, to nie będą w stanie pokryć kosztów – mówi Andrzej Hulewicz, wiceprezes Mazurkas Travel, i podkreśla, że za rok obraz branży może wyglądać zupełnie inaczej niż dziś. Jego zdaniem będzie ona potrzebować programów pomocowych jeszcze przez następny rok, żeby podnieść się z zapaści spowodowanej pandemią. Minister rozwoju Jadwiga Emilewicz zapowiedziała, że jeszcze w lipcu zostanie przedstawiona ustawa z rozwiązaniami dla branży.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

IT i technologie

Pracodawcy w IT mają większy wybór kandydatów. Większość rekrutuje zdalnie

Aż 90 proc. firm z branży IT oferuje możliwość rekrutacji zdalnej z uwagi na pandemię koronawirusa. Wcześniej tylko 10 proc. pracodawców było gotowych przeprowadzić cały ten proces przez internet. Zmiana podejścia to odpowiedź na preferencje kandydatów. W obecnej sytuacji oczekują oni, że wśród dostępnych opcji będzie rekrutacja online.  Jednak – jak wynika z badań No Fluff Jobs – to niejedyne skutki pandemii dla rynku pracy w IT. Zmieniły się także priorytety poszukujących pracy i oczekiwania pracodawców.

Farmacja

8 proc. mieszkańców Europy ma alergię na jad owadów. Jedynym sposobem leczenia jest odczulanie

Lekarze podkreślają, że chociaż w dobie pandemii ogranicza się procedury medyczne do minimum, to zabiegi odczulania na jad owadów są  wykonywane nadal, zgodnie ze schematem leczenia. Wynika to z tego, że traktowane są jako terapia ratująca życie. Zwykle reakcja na jad owadów żądlących, typu osy, szerszenie czy pszczoły, oznacza miejscowy obrzęk i świąd w miejscu użądlenia, jednak dla niektórych osób może skończyć się wstrząsem anafilaktycznym, który zagraża życiu. Jedynym sposobem leczenia alergii na jad owadów jest odczulanie, czyli immunoterapia alergenowa. Jej skuteczność sięga 80–90 proc.