Jak funkcje drukowania mogą realnie zmniejszyć koszt druku biznesu?

Rosnące ceny produktów i usług, galopująca inflacja oraz wzrastające koszty zatrudnienia zmuszają firmy do zmniejszenia wydatków. Szukając oszczędności – przedsiębiorcy wybierają tańszych dostawców (35%), wstrzymują zaplanowane inwestycje (33%), a co czwarty biznes decyduje się na zmniejszenie wydatków związanych z funkcjonowaniem biura – wynika z badania Polskiej Przedsiębiorczości, które zostało zrealizowane na zlecenie firmy inFakt. Dobrą ścieżką w tym kierunku jest zmniejszenie kosztów firmy i wdrożenie ekologicznych praktyk w codziennej pracy.

Jednym z obszarów, który może zoptymalizować wydatki biura, bez straty jakości korzystania z usługi – jest druk. Warto rozpocząć ten projekt od audytu obecnej infrastruktury oraz zweryfikowania funkcji urządzeń, którymi dysponuje firma.

Szukając optymalizacji wydatków, należy zastanowić się, czy drukarki, urządzenia do skanowania i kopiowania w firmie, działają efektywnie. Poza ceną zakupu urządzeń – ważne jest, aby zdać sobie sprawę z kosztu eksploatacji, wynikającego z wykorzystywania tuszu czy tonera. Analiza tych wydatków może skłonić użytkowników do bardziej oszczędnych nawyków.

Najważniejsze jest zweryfikowanie uprawnień, które zostały nadane pracownikom. Ustawienia automatyczne takie jak monochromatyczny druk jednostronny w formacie A4 może pozwolić firmie na realne oszczędności materiałów eksploatacyjnych. Szczególnie że w znacznej większości codzienne dokumenty tekstowe nie muszą być drukowane w kolorze, a jednak tak się często dzieje. Ustawienia automatyczne pozwolą na znaczną oszczędność papieru oraz kolorowego tuszu, co ma bezpośredni wpływ na zmniejszenie kosztów i redukcję negatywnego oddziaływania na środowisko. Szukając oszczędności, należy również zwrócić uwagę na poziom energooszczędności urządzenia. Ceny energii drastycznie wzrosły, dlatego warto wybierać sprzęty, które zostały wyposażone w tryb oszczędzania i automatycznie przechodzą w stan uśpienia po określonym czasie bezczynności. Ten zabieg pomaga realnie zmniejszyć zużycie prądu, co korzystnie wpływa zarówno na środowisko, jak i na portfel przedsiębiorstwa.

Dobór rozwiązań drukujących do realnych potrzeb i oczekiwań biznesu jest kluczowy. Duże urządzenia wielofunkcyjne, które są widoczne na korytarzach korporacji, nie muszą sprawdzić się w przypadku mniejszych organizacji. Szczególnie jeżeli te nie drukują wielu stron w skali miesiąca oraz mają ograniczoną przestrzeń w biurze. Wybranie rozwiązań, które kiedyś sprawdzały się w pracy stacjonarnej, może prowadzić do frustracji rozproszonego zespołu, któremu zależy na kompaktowych urządzeniach. Dodatkowo rozwiązanie z szerokim wachlarzem funkcji może komplikować codzienną pracę, zwłaszcza z perspektywy członków zespołu, którzy drukują zazwyczaj jeden typ dokumentów. Zlecanie druku powinno być intuicyjne, tak aby możliwie usprawnić codzienne obowiązki zespołowi i zminimalizować prawdopodobieństwo pomyłki oraz generowanie niechcianych wydruków.

Warto zadać sobie pytanie, czy sprzęt jest tak wydajny, jak mógłby być. Bardzo często starsze urządzenia mogą nie dostarczać informacji potrzebnych do efektywnego planowania i zarządzania drukiem oraz nie posiadać funkcji, których potrzebuje organizacja. Dlatego należy przeprowadzić audyt infrastruktury – co pomoże znaleźć słabe punkty procesu druku i zoptymalizować koszty

Katarzyna Idzkiewicz, Senior Marketing Coordinator w Brother Polska