Jak przygotować się do sezonu eventowego?

Wraz z kończącym się sezonem wakacyjnym firmy zaczynają wracać do pełnej aktywności. Z zapałem rozpoczynamy prace nad nowymi projektami oraz realizujemy wyznaczone wcześniej cele. Jest to także czas, w którym nasze kalendarze wypełniają się różnego rodzaju biznesowymi wydarzeniami – startują konferencje, targi oraz szkolenia, które stanowią ważny aspekt rozwoju firm. Nie tylko bierzemy w nich udział jako uczestnicy, ale też nierzadko wchodzimy w rolę ich współorganizatorów. 

Każdy, komu choć raz przyszło zmierzyć się z wyzwaniem organizacji konferencji czy spotkania branżowego, z pewnością może zgodzić się z tym, że jest to przedsięwzięcie wymagające sporych nakładów pracy. Przygotowując się do tego typu wydarzeń, należy dopilnować nie tylko merytorycznej agendy, ale również szeregu dodatkowych elementów, jak układ sali konferencyjnej, catering czy parking dla gości. 

Czego jeszcze nie może zabraknąć podczas wydarzenia branżowego? 

1. Zadbaj o kompleksową obsługę

Moment, gdy zaproszeni uczestnicy, prelegenci czy partnerzy przybywają na miejsce Twojego eventu, powinien zostać odpowiednio przemyślany. Warto zatroszczyć się, aby każdy gość czuł się zaopiekowany, poinformowany i przede wszystkim – odpowiednio powitany. Dlatego tak ważne jest, aby kompletnie przygotować stanowisko recepcyjne lub rejestrację, stworzyć listę gości i przeszkolić osoby, które będą odpowiadały za przywitanie uczestników. Zespół obsługujący stanowiska recepcyjne musi znać dokładnie scenariusz eventu, plan budynku, a także być przygotowanym na odpowiedzi na pytania od gości. A takich zwykle nie brakuje.

Pozytywny start eventu z pewnością zapadnie gościom w pamięć i wprowadzi w pozytywny nastrój. Uśmiech, garść przydatnych informacji, krótka wymiana zdań i smaczny poczęstunek na dobry początek – warto te rzeczy wpisać na listę zadań. Możesz pomyśleć także o tym, aby przygotować powitalne gift packi, czyli drobne upominki, i komplet przydatnych materiałów dla gości. W takie aktywności chętnie włączają się partnerzy wydarzeń, dlatego taki gest nie musi wiązać się z dodatkowym obciążeniem finansowym, a może okazać się doskonałą pamiątką dla uczestników i wzbudzić pozytywne emocje związane z Twoją firmą. Co dalej?

Niezapomniane momenty podczas konferencji warto uwiecznić za pomocą fotografii lub wideo. W końcu tego typu wydarzenia zapisują się na długo w historii firmy. Sesje zdjęciowe wykonywane ,,w międzyczasie” amatorskim sprzętem będą z pewnością dobrą pamiątką, jednak nie będą wyglądały profesjonalnie na stronie internetowej czy w social mediach. Zatrudnienie doświadczonego fotografa pozwoli uchwycić wszystkie istotne chwile, takie jak prezentacje, panele dyskusyjne czy sesje networkingowe w odpowiednim momencie i w świetnej jakości. Zdjęcia i filmy wykonane przez profesjonalistę mogą stanowić cenne narzędzie marketingowe. Możesz wykorzystać je do tworzenia relacji prasowych, wpisów na mediach społecznościowych oraz artykułów podsumowujących wydarzenie na stronie internetowej. 

Poza fotografem, na terenie wydarzenia powinny znajdować się także osoby, które będą zajmowały się obsługą gości. Mowa tu nie tylko o kelnerach czy technicznych. Warto zadbać, by podczas wydarzenia dostępne były również kompetentne osoby, które odpowiedzą na wszelkie pytania od uczestników czy zainicjują rozmowę podczas sesji networkingowych. Przydzielenie takiego zadania komunikatywnym przedstawicielom zespołu pozwoli nie tylko poczuć się gościom zaopiekowanymi, ale również stworzy szanse na nawiązanie bezpośredniego kontaktu z potencjalnymi interesariuszami. Zespół służący pomocą oraz zaangażowany w wydarzenie to także doskonała wizytówka Twojej firmy, o którą warto zadbać podczas organizacji eventu.

2. Nie zapomnij o podziękowaniach 

Paneliści, prowadzący czy partnerzy – podczas eventu to oni są jednymi z najważniejszych gości dla Twojej firmy. Warto po części merytorycznej podziękować im za przybycie, udział oraz wsparcie przedsięwzięcia. W dobrym guście, poza podziękowaniami ze sceny, jest obdarowanie ich symbolicznymi upominkami, które pozwolą wyrazić wdzięczność za współpracę. Na jakie prezenty warto się zdecydować, by nie popełnić faux pas? Odpowiednie w tej sytuacji będą upominki dopasowane do charakteru wydarzenia, a jednocześnie uniwersalne. Nie wiesz, jak dobrać odpowiedni prezent? Na polskim rynku funkcjonują profesjonalne firmy wyspecjalizowane w komponowaniu prezentów biznesowych premium, w których znaleźć można doskonałej jakości produkty, nadające upominkom charakteru premium. Jedną z nich jest Nobilia, która podpowiada, jakie zestawy prezentowe doskonale sprawdzą się podczas jesiennych eventów biznesowych. Co rekomenduje marka? 

Choco Maya Prezentowy Kuferek Tesoro – kuferek wypełniony asortymentem kolonialnych produktów Choco Maya: Cascara (wiśniowa herbata kawowa), tuba agrestu w deserowej czekoladzie i kakao, wypełniona owocami czekoladowa bombka do rozpuszczenia w kubku gorącego mleka, słoiczek konfitur figowych, ciasteczka korzenne, cytrusowe marmoladki pektynowe. Całość w zamkniętym pudełku z wypełnieniem i dekoracją.

Ćmielów Prezentowy Kuferek Szafirowy – elegancki kuferek kryjący w sobie wyjątkowy, porcelanowy kubek z fabryki w Ćmielowie, puszkę herbaty, słoiczek kremu migdałowego, karmelizowane ciasteczka korzenne, nugat z bakaliami i migdały w mlecznej czekoladzie z cynamonem. 

Choco Maya Prezentowa Bomboniera Grand Selection No 1 – bomboniera premium zawierająca słodki asortyment czekoladowych przysmaków Choco Maya: mini tabliczki z mlecznej czekolady, migdały w białej czekoladzie z truskawkami, miks orzechów i suszonych owoców w trzech rodzajach czekolady: mlecznej, deserowej i białej, krówki z rodzynkami i rumem. 

Upominki Nobilia można także spersonalizować, dodając im wyjątkowego charakteru. Klienci biznesowi mają do wyboru aż 12 form personalizacji, w tym m.in. personalizowaną banderolę, bilecik z życzeniami, wstążkę z logo czy customizowaną pieczęć lakową. 

3. Przestrzeń do networkingu/afterparty

Istotną częścią każdego wydarzenia branżowego jest networking. Spotkanie podczas konferencji to idealna okazja do nawiązywania relacji biznesowych, poszerzania sieci kontaktów i dyskusji na tematy związane z rynkiem czy konkretną branżą. Warto uwzględnić to w swoim planie eventu, zorganizować kameralną przestrzeń i czas na taką aktywność. W przypadku dużych wydarzeń, na których gromadzi się znaczna liczba osób, rozważyć można afterparty w innym miejscu niż konferencja, gdzie w nieformalnej atmosferze będzie przestrzeń na rozmowy czy wspólny posiłek. Jeżeli jednak organizujesz spotkanie w nieco mniejszym gronie, odpowiednią opcją będzie także dostosowanie przestrzeni i przeznaczenie czasu w agendzie na rozmowy kuluarowe podczas konferencji. Nie zapomnij także o zapewnieniu gościom poczęstunku, który jest zawsze mile widziany podczas networkingu. Koniecznie zabierz ze sobą również większy pakiet wizytówek, aby wymienić się biznesowymi kontaktami z rozmówcami – w końcu relacje to clue spotkań networkingowych!

Sezon eventowy to zdecydowanie czas bogaty w dużą dawkę wiedzy, szanse na rozwój i nawiązywanie owocnych współprac. Mamy nadzieję, że po lekturze naszego poradnika Twoja lista zadań potrzebnych do realizacji eventu jest kompletna i możesz z sukcesem przejść do wcielania planu eventu w życie!