Optymalizacja kosztów to także firmowe wysyłki pocztowe

Optymalizacja kosztów to dziś bardzo popularne hasło. Wiele firm, które do tej pory niezbyt skrupulatnie liczyły wydatki, teraz dokładniej kalkuluje efektywność swoich działań. Jednym z obszarów, w których każde przedsiębiorstwo może poszukać oszczędności są procesy wewnętrzne, takie jak wysyłki pocztowe. Korzyści zależą od wielkości firmy oraz skali prowadzonej korespondencji, więksi zyskają więc więcej. Poprawa efektywności w tym obszarze wyjdzie jednak na dobre także małym i średnim przedsiębiorstwom.

Po prawie trzech miesiącach spowolnienia wywołanego pandemią koronawirusa, sytuacja polskich firm poprawia się, ale część z nich wciąż czuje się niepewnie – podaje raport dotyczący kondycji przedsiębiorstw, przygotowany przez Polski Instytut Ekonomiczny i Polski Fundusz Rozwoju[1]. W stosunku do kwietnia, o 18 pkt. proc. zmalał odsetek firm doświadczających spadku sprzedaży. Na początku maja wciąż jest ich jednak niemal połowa (49 proc.). Szukając oszczędności, wiele firm w pierwszym odruchu zdecydowało się na redukcję zatrudnienia. Dziś takie zamiary deklaruje 8 proc., ale co piąta wciąż chce obniżyć wynagrodzenia. Taka decyzja może jednak podziałać hamująco na rozwój biznesu, utrudniając wychodzenie z kryzysowej sytuacji. Myśląc o przyszłości lepiej jest skupić się na efektywniejszym wykorzystaniu posiadanych zasobów, w tym kompetencji pracowników. Koszty można natomiast optymalizować np. dokładniej analizując firmowe wydatki, umowy, elementy łańcucha dostaw czy usprawniając procesy wewnętrzne.

Masowa skala masowej korespondencji

Mimo powszechnego korzystania z poczty elektronicznej oraz stosowania elektronicznych faktur i cyfrowych podpisów, tradycyjne przesyłki listowe nie odchodzą do lamusa. Ostatni raport UKE o stanie rynku pocztowego mówi, że w 2018 roku wolumen przesyłek listowych wyniósł prawie 1,4 mld sztuk[2]. Choć trendy dotyczące tradycyjnych przesyłek papierowych od lat są spadkowe, taka forma korespondencji wciąż pozostaje ważnym elementem funkcjonowania wielu firm, instytucji czy urzędów.

Przesyłką zwykłą, listem poleconym lub kurierem wysyłane są umowy, wydrukowane faktury, dokumenty kadrowe, polisy ubezpieczeniowe, decyzje urzędowe czy druki okolicznościowe.

– Jeśli chodzi o duże firmy i korporacje, skala papierowej korespondencji kancelaryjnej może sięgać od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy przesyłek rocznie. Proces nadawczy zazwyczaj obejmuje: przygotowanie dokumentu, kopertowanie, adresowanie oraz wypełnienie książek nadawczych. Mnożąc to przez ilość firmowych przesyłek otrzymujemy olbrzymią liczbę godzin pracy. Dlatego ważne jest, aby te procesy optymalizować poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi i rozwiązań logistycznych – mówi Janusz Konopka, prezes zarządu niezależnego operatora pocztowego Speedmail.

Wsparcie ze strony technologii

Proces nadawania przesyłek, podobnie jak każdą inną dziedzinę, wspomagają dziś nowoczesne rozwiązania technologiczne. Firmy, które swoją korespondencję prowadzą samodzielnie, mogą zwiększyć efektywność pracy korzystając ze specjalistycznych platform i aplikacji do kompleksowego zarządzania procesem nadawczym. Umożliwiają one przejrzystą organizację bazy adresowej, ewidencjonowanie przesyłek, tworzenie druków ZPO czy drukowanie etykiet adresowych, co przekłada się na oszczędność czasu. Skuteczność doręczeń zwiększają natomiast systemy do śledzenia przesyłek, pozwalające generować raporty dotyczące statusu doręczenia oraz statystyki efektywności.

– Branża pocztowa i kurierska stale wprowadza i rozwija zaawansowane rozwiązania. Wdrażanie innowacji istotnie wpłynęło na rozwój tego rynku. O konkurencyjności operatorów decydują m.in. stosowane aplikacje klienckie, nadzór nad procesem logistycznym i bezpieczeństwo przesyłek. Standardem jest monitorowanie drogi przesyłki od momentu nadania do miejsca doręczenia. Rejestracja zdarzeń w oparciu o system kodów kreskowych i rejestratory GPS, pozwala nie tylko na prostą identyfikację przesyłki, ale także sprawdzenie na jakim etapie doręczenia się ona znajduje - tłumaczy Janusz Konopka ze Speedmail.

Warto rozważyć outsourcing oraz zmianę oferty

Poprawa efektywności procesu nadawczego oraz stosowanie nowoczesnych technologii to dobry sposób na optymalizację kosztów związanych z firmową korespondencją. Oszczędności można poszukać również, outsourcingując jej część związaną z produkcją. W przypadku dużych firm prowadzących wysyłki masowe, druk listów zazwyczaj zlecany jest profesjonalnym lettershopom. O takim rozwiązaniu mogą jednak pomyśleć także mniejsze przedsiębiorstwa, które do tej pory zajmowały się tym we własnym zakresie.  Zlecenie usługi wyspecjalizowanemu podmiotowi może być rozwiązaniem bardziej efektywnym, ale też tańszym.

Jeżeli chodzi o część nadawczą korespondencji to jej realizacja właściwie zawsze odbywa się za pośrednictwem zewnętrznego operatora pocztowego. Tutaj jedyną możliwością jest porównanie dostępnych ofert i sprawdzenie, która w danym przypadku wychodzi korzystniej. Odkąd w Polsce nastąpiło uwolnienie rynku pocztowego, firmy przestały być skazane na propozycje tylko jednego podmiotu. Szukając innych opcji, warto oprócz ceny, zwrócić uwagę także na takie elementy jak kompetencje i doświadczenie operatora oraz stosowane przez niego rozwiązania logistyczne i technologiczne. Poza niższym kosztem, równie ważna jest bowiem terminowość oraz rzetelność w realizacji usługi.

Speedmail to największy w Polsce niezależny operator pocztowy. Firma doręcza przesyłki listowe i marketingowe poprzez sieć ponad 100 placówek zlokalizowanych w większości dużych i średnich miast kraju. Oferta Speedmail adresowana jest do firm takich jak: banki, operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe, firmy ubezpieczeniowe, ale też do agencji marketingowych, fundacji, samorządów oraz spółek miejskich. Jej konkurencyjną przewagę stanowią zarówno elastyczność cenowa, jak i najnowsze rozwiązania IT: śledzenie wszystkich przesyłek, monitoring listonoszy on-line czy aplikacja do zarządzania korespondencją. Dzięki zintegrowaniu z największymi drukarniami korespondencji i firmami konfekcyjnymi, Speedmail zapewnia pełną automatyzację wysyłek masowych. Działalność firmy wyróżnia zastosowanie sprawdzonych rozwiązań logistycznych, ale także dbałość o bezpieczeństwo obrotu pocztowego. Marka Speedmail budowana jest w oparciu o najlepsze praktyki i doświadczenia rynków europejskich.

[1]Badanie przeprowadzone przez IBRiS w dniach 12-14 maja 2020 r. wśród właścicieli firm lub osób decyzyjnych w przedsiębiorstwach http://pie.net.pl/z-28-proc-do-8-proc-spada-odsetek-firm-planujacych-zwolnienia-coraz-mniej-zamierza-tez-obnizac-pensje/

[2] Raport o stanie rynku pocztowego w 2018 roku https://www.uke.gov.pl/akt/raport-o-stanie-rynku-pocztowego-w-2018-roku,215.html