Dobry komunikat to komunikat właściwie zaadresowany

Komunikacja online nie wystarczy, a do gry wchodzą inne narzędzia. Jak je dobrać i dlaczego to tak istotne? Opowiada o tym Dominika Frydlewicz, HR Manager firmy Cedo.

Nowy program do zgłaszania innowacji, event firmowy, dodatek za rekomendację kandydatów do pracy – przez dział HR (i nie tylko) przechodzi naprawdę dużo ciekawych inicjatyw skierowanych do pracowników. Jaka jest ich rola? Najczęściej chodzi o poprawę warunków pracy, usprawnienie pewnych procesów – po prostu o uatrakcyjnienie i polepszenie codzienności w firmie. Czy wszystkie wprowadzane rozwiązania zdają egzamin? Nie. I nie zawsze jest to wina samego rozwiązania – czasami zwyczajnie brakuje informacji na jego temat.

– Parafrazując słowa Hendersona Stuarta, działania firmy bez odpowiedniej komunikacji jest jak puszczanie oka do dziewczyny po ciemku – nikt poza nami nie wie, co robimy. Odnalezienie właściwego rozwiązania danego problemu to tak naprawdę połowa sukcesu. Możemy mieć pewność co do tego, że właśnie ten projekt będzie strzałem w 10-tkę, że pomoże pracownikom w określonym obszarze. I możemy mieć rację, ale sztuka polega na tym, aby odpowiednio przekazać to głównym zainteresowanym – mówi Dominika Frydlewicz, HR Manager Cedo Polska i dodaje: narzędzi do komunikacji wewnętrznej jest naprawdę dużo. Nie chodzi jednak o to, aby korzystać ze wszystkich – jest to nieefektywne budżetowo i niemal nieosiągalne czasowo. Najważniejszy jest dobór narzędzi z uwzględnieniem tego, kto jest adresatem naszych komunikatów. Intranet albo rozbudowany newsletter da nam wiele możliwości, ale są firmy, w których wciąż najlepszym rozwiązaniem będą ogólnodostępne materiały drukowane. Czego my jako Cedo jesteśmy najlepszym przykładem – nie możemy przecież bazować w komunikacji wewnętrznej wyłącznie na materiałach elektronicznych, jeśli ponad 70% naszych pracowników nie posiada służbowych adresów mailowych.

Szczególnym czasem, który pozwolił docenić wagę komunikacji wewnętrznej i sprawdzić to, czy jest ona właściwie zaprojektowana był okres największego niepokoju związanego z pandemią koronawirusa. Nie inaczej było w przypadku Cedo, które jak każda firma musiało się odnaleźć w tej specyficznej sytuacji.

– To był bardzo wymagający czas dla wszystkich, jednak w przypadku Cedo dodatkowym wyzwaniem była zróżnicowana struktura naszej firmy. Wiedzieliśmy, że musimy mówić jednym głosem, dostarczyć każdemu pracownikowi taką samą ilość informacji – bez względu na to, czy ma dostęp do służbowego maila, czy jest pracownikiem produkcji – opowiada Dominika Frydlewicz i dodaje: chaos komunikacyjny nie wróży niczego dobrego – stąd tylko krok do snucia plotek, czarnych scenariuszy i spotęgowanej obawy zarówno o własne zdrowie, jak i stabilność zatrudnienia. Chcieliśmy, aby pracownicy otrzymali komplet rzetelnych informacji na temat koronawirusa i wiedzieli, jakie środki ostrożności mają stosować, aby uchronić się od zarażenia i czuć się bezpiecznie w pracy. Z uwagi na dynamiczny rozwój pandemii w Polsce, ale i specyfikę naszego zakładu produkcyjnego wiedzieliśmy, że jedno oficjalne oświadczenie to zdecydowanie za mało. Postawiliśmy na regularne, codzienne komunikaty dotyczące sytuacji w firmie, które były przekazywane przez kierowników poszczególnych zmian, ale można było je przeczytać także na tablicach informacyjnych. Sporządziliśmy także listę najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi, tak aby rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące nowej sytuacji.

Jeden przekaz, różni odbiorcy

Wyzwaniem komunikacyjnym było zaspokojenie potrzeb wszystkich grup docelowych – część osób przeszła w tryb pracy zdalnej i wyczekiwała elektronicznych wieści dotyczących sytuacji w Cedo. Z drugiej jednak strony pracownicy produkcyjni ciągle pozostawali przy swoich stanowiskach. W ich przypadku nawet najlepiej zaprojektowane mailingi nie były wystarczającym rozwiązaniem, bo nie mieli technicznej możliwości ich otrzymywać. Tu z pomocą przyszły materiały drukowane – ulotki, plakaty i wspomniane codzienne komunikaty.

Dobór narzędzi do komunikacji jest bardzo ważny, ale nie mniej istotny jest jej… język. – W szeregach Cedo około 150 osób pochodzi z Ukrainy i nie posługuje się biegle językiem polskim. Nie mogliśmy o tym zapomnieć, szczególnie przy tak niepewnej sytuacji jak pandemia koronawirusa. Prowadzenie dwujęzycznej komunikacji było wręcz naturalnym posunięciem – tłumaczy HR Manager Cedo Polska.

(Dez)aktualizacja informacji

Nakaz zasłaniania ust i nosa czy ograniczenie liczby osób przebywających w pomieszczeniach, a także inne regulacje rządowe miały swoje odzwierciedlenie w komunikacji wewnętrznej Cedo. Firma trzymała rękę na pulsie, edukując także w przypadku bezpiecznego spędzania czasu wolnego np. podczas majówki i apelowała o rozwagę. Po 2 miesiącach od wydawania codziennych komunikatów zmieniła się ich forma oraz częstotliwość – ewoluowały w biuletyn pracowniczy, który jest wydawany co 2 tygodnie i dotyczy różnych wydarzeń w firmie, niekoniecznie związanych z pandemią koronawirusa.

– Bardzo szybko otrzymaliśmy pozytywny feedback prowadzonych działań – nasze drukowane materiały cieszyły się dużym zainteresowaniem, podobnie jak codzienne komunikaty. Docierały do nas pytania pracowników, które często bazowały na tym, co zakomunikowaliśmy dzień wcześniej. To najlepszy dowód na to, że znaleźliśmy wspólny język ze wszystkimi pracownikami. Dialog zaowocował nie tylko większym poczuciem bezpieczeństwa osób zatrudnionych i przekładającą się na to wysoką frekwencją pracowniczą, ale także większym zaufaniem do pracodawcy, który potrafi zadbać o bezpieczeństwo swoich pracowników. To tylko utwierdziło nas w przekonaniu, że dobra komunikacja wewnętrzna jest dla firmy wartością nie do przecenienia – podsumowuje Dominika Frydlewicz, HR Manager w Cedo Polska.