Jak punktowo automatyzować procesy w firmie? Cztery czynności biurowe pod lupą

Powtarzalne, manualne procesy biurowe można zautomatyzować. Nawet punktowe usprawnienia potrafią przynieść wymierne korzyści. Dotyczy to zarówno czynności wykonywanych przy pomocy narzędzi fizycznych, jak i cyfrowych. Poznaj cztery konkretne przykłady takich rozwiązań.

Zacznijmy od realnego przykładu procesu manualnego, który został zautomatyzowany. Polega on na opatrzeniu dokumentu księgowego datą – jest to informacja dla odbiorcy, ile czasu ma na jego zaksięgowanie. Jest to konieczne ze względów operacyjnych. Tę czynność wykonywał pracownik manualnie, opieczętowując dokument datownikiem, czyli w tradycyjny sposób. Przygotowywał tak średnio kilkaset dokumentów dziennie. – Była to czynność zarówno czasochłonna, jak i uciążliwa. Zautomatyzowaliśmy ją przy pomocy naszej autorskiej aplikacji. W procesie digitalizacji dokumentów księgowych program nadaje znak wodny z datą. Teraz ten etap procesu odbywa się bez udziału pracowników – wyjaśnia Paweł Ocibiński z Impel Business Solutions.

Narzędzia przyjazne w obsłudze i elastyczne

W pierwszym odruchu automatyzacja może kojarzyć się z robotami przemysłowymi i sterowanymi przez komputery procesami produkcyjnymi. Procesy biurowe również można automatyzować. Różnica jest taka, że tu roboty ludzi nie zastępują, jak często dzieje się w dużych fabrykach, lecz przede wszystkim ich wspomagają. W tym przypadku są to po prostu programy, w tym aplikacje czy skrypty tworzone specjalnie dla optymalizacji konkretnego procesu. Można bowiem też dokonywać punktowych usprawnień z wykorzystaniem automatyzacji.

– Korzenie takiego podejścia tkwią w lean management, ponieważ istotę takich usprawnień można postrzegać jako likwidację marnotrawstwa. Cyfryzacja otwiera pod tym względem ogrom nowych możliwości. Na dodatek usprawnienia tego typu łatwo skalować i sukcesywnie wprowadzać udoskonalenia. Punktowe zmiany, na pozór niewielkie, pozwalają poprawić ergonomię pracy i workflow w procesie, przynoszą również wymierne korzyści – podkreśla Paweł Ocibiński.

Pokazuje to opisany na wstępie przykład: wdrożenie aplikacji pozwoliło zaoszczędzić łącznie 3 roboczogodziny dziennie. W skali roku to ponad 4 miesiące pracy jednej osoby. – Dodatkowo, automatyzacja eliminuje ryzyko błędów, jakie dla ludzi są naturalne, zwłaszcza w przypadku żmudnych, rutynowych czynności – zaznacza ekspert IBS.

Narzędzie okazało się na tyle efektywne i elastyczne, że można je było wykorzystać również w innych procesach związanych z digitalizacją. Teraz służy również do umieszczania plików w odpowiednich lokalizacjach sieciowych (na podstawie fragmentu ich nazw), weryfikowania poprawności tych plików czy monitorowania ich wagi w celu wskazania „pustych” plików, które są oznaką niepoprawnego zeskanowania dokumentu papierowego. Każda tego rodzaju czynność może pozornie wydawać się mało istotna. Jednak w rzeczywistości generuje duży nakład pracy. Poza tym, jeśli wykonywana jest manualnie, pojawia się ryzyko powstania błędów, których identyfikacja i naprawienie nie tylko kosztuje czas bezpośrednio na to poświęcony, ale może też zaburzać ciągłość realizacji innych procesów lub inicjować incydent związany m.in. z naruszeniem prawa ochrony danych osobowych.

Jak to działa?

Wróćmy do konkretnych przykładów. Ciekawym rozwiązaniem jest narzędzie mailingowe do zautomatyzowanego wysyłania do klientów potwierdzonych specyfikacji przyjętej dokumentacji.

Ten proces przebiega dzisiaj następująco: zeskanowany dokument jest automatycznie pakowany w plik ZIP i zabezpieczany hasłem. W kolejnym kroku program wysyła dokument do adresata, na podstawie predefiniowanej listy mailingowej, jako załącznik do wiadomości wygenerowanej z szablonu. – Całość zamyka się w kilku kliknięciach, podczas gdy wcześniej proces wymagał manualnego hasłowania plików, tworzenia wiadomości i dodawania do niej załączników. Dodatkowo specyfikacje w formie elektronicznej są automatycznie archiwizowane z zachowaniem chronologii dat. Automatyzacja tego procesu pozwala zaoszczędzić minimum 25 minut dziennie – twierdzi Paweł Ocibiński. Wydaje się niewiele? Być może, ale jeśli przetwarzamy duże wolumeny dokumentów, to efekt skali może zaskoczyć – dodaje.

Inny przykład usprawnień to generator kodów kreskowych w różnych konfiguracjach, umożliwiający firmie drukowanie kodów we własnym zakresie. – Oszczędność w tym przypadku jest czysto ekonomiczna. Czysta rolka do zadrukowania kosztuje ok. 10 zł, gotowa rolka od zewnętrznego dostawcy aż 40 zł. My takich rolek w ciągu roku zużywamy około 200-250, co przekłada się na oszczędność nawet 7500 zł w skali roku – mówi ekspert IBS.

Podaje też przykład większego projektu – aplikacji NoBarcode, która usprawnia proces digitalizacji dokumentów związanych z procesem obsługi potrąceń z wynagrodzeń. Pozwala zeskanować wszystkie dokumenty do jednego, zbiorczego pliku PDF, bez konieczności używania fizycznych kodów kreskowych jako separatorów dokumentów. – Skuteczność narzędzia mierzyliśmy codziennie przez trzy miesiące od wdrożenia – wynik to 96%. Na pozostałe 4% składają się głównie niestandardowe dokumenty. Aplikacja pozwoliła zaoszczędzić czas – ok. 30 minut w ciągu dnia oraz koszty związane z wydrukiem kodów kreskowych. Znacząco poprawiła też ergonomię pracy, ponieważ wyeliminowaliśmy konieczność ręcznego naklejania kodów kreskowych, nie wspominając już o zminimalizowaniu praktycznie do zera ryzyka błędu ludzkiego – wylicza Paweł Ocibiński.

Co można automatyzować punktowo?

Pierwszym krokiem jest dokładne zmapowanie procesów. Trzeba je rozłożyć na czynniki pierwsze i dobrze zorientować się w ich przebiegu, by wskazać miejsca możliwych usprawnień i najlepiej nadające się do tego narzędzia. – Co ważne, nie trzeba przy tym inwestować w twardą infrastrukturę, ani nawet w jakikolwiek software. Korzystamy z ogólnodostępnych narzędzi programistycznych. Taka automatyzacja nie musi być bardzo skomplikowana technicznie. Są to rozwiązania będące w zasięgu większości firm, bez wyspecjalizowanych służb IT – podkreśla ekspert IBS.

Punktowo można krok po kroku automatyzować wszystkie powtarzalne czynności w biurze, wykonywane manualnie. Niezależnie od tego, czy operujemy na dokumentach fizycznych, czy cyfrowych. Warto zdać sobie sprawę, że digitalizacja sama w sobie nie wystarcza, by mówić o usprawnieniach. Dokumenty cyfrowe często nadal przerabiane są ręcznie – tak jak wcześniej papierowe. Przykład na koniec: łączenie danych z kilkunastu arkuszy w Excelu, niezbędnych do regularnego raportowania. Jeśli jest to proces powtarzalny i posiadający niewiele zmiennych elementów to doskonale nadaje się do automatyzacji.

Czy warto automatyzować procesy biznesowe?

Korzyści płynące z takiego rozwiązania są wieloaspektowe. Te najłatwiej zauważalne to optymalizacja czasu i kosztów – w skali rocznej możemy wskazać kilkaset godzin i kilka, kilkanaście tysięcy złotych oszczędności. Uwzględniając skupienie się na prowadzonej działalności gospodarczej można nawet wskazywać znacznie większe korzyści materialne. Warto pamiętać również o tym, że aplikacje czy skrypty wspierające człowieka, który jest operatorem procesu, odciążają go od wykonywania uciążliwych i monotonnych zadań – tym samym pozwalając mu przeznaczyć swój czas i energię na wykonywanie specjalistycznych zadań odpowiadających jego kompetencjom. To przekłada się na zadowolenie pracownika i jego efektywność. Nowoczesność, ekologia i zaawansowanie technologiczne firmy to dodatkowe wartości przekładające się na wizerunek firmy.