Jaki jest klucz do efektywnej pracy zdalnej?

Epidemia COVID-19 pokazała, że wiele firm może z łatwością przełączyć się na system pracy zdalnej. Okazuje się, że telepraca to szansa na więcej czasu wolnego dla pracownika, a działając z domu możemy zaoszczędzić aż 1,4 dnia roboczego, wykorzystując czas bardziej efektywnie niż w biurze. Oszczędność w postaci 12 godzin w miesiącu wymaga jednak odpowiedniej organizacji.

Jak sprawić, by telepraca była równie efektywna, jak ta w biurze?

Telepraca może być równie efektywna, ale o wiele trudniej to osiągnąć. I właśnie dlatego istnieje tak wiele narzędzi, które pomagają rozwiązywać wszelkiego rodzaju problemy, starają się naśladować interakcje w firmie i środowisku biurowym.

Niektórzy preferują pracę zdalną tylko na wczesnym etapie rozwoju firmy, jako sposób na szybkie przemieszczanie się pracowników i obniżenie kosztów. Ale w miarę rozwoju przedsiębiorstwa wolą powoli przenosić ludzi do biura, aby wszyscy mogli skupić się na pracy. Nie jest to jednak jedyny słuszny schemat, a wiele firm chętnie korzysta z tej formy pracy, niezależnie od stadium rozwoju.

Na rynku istnieje sporo narzędzi służących do wspomagania pracy zdalnej: Google Apps do pracy z pocztą elektroniczną i dokumentami, Slack do komunikacji w czasie rzeczywistym, Trello lub Kanban z automatyzacją do zarządzania zadaniami, czy Github do hostingu, zarządzania lub współtworzenia kodu. Na rynku są także dostępne oparte na chmurze platformy hostingowe do orkiestracji kontenerów (cloud-based container hosting platforms), takie jak appfleet. Można je wykorzystać rozmieszczając zasoby firmy w tym samym regionie, gdzie mieszkają jej pracownicy. Taka platforma pozwala zmniejszać opóźnienia i poprawiać wydajność procesów biznesowych. W sytuacji, gdy w naszym przedsiębiorstwie korzystamy z pracowników rozsianych po całym świecie, na różnych kontynentach, można też wykorzystać funkcję wdrażania w wielu regionach, tak aby zawsze świadczyć usługi blisko swoich pracowników w wielu lokalizacjach jednocześnie. Takie rozwiązanie to na przykład prywatny zaszyfrowany czat korporacyjny czy usługa konferencyjna.

Kilka zasad, które pomogą zorganizować pracę w domu

Korzystając z pracy domowej wypracowujemy sobie własne metody organizacji czasu. Są dobre, sprawdzone sposoby, jak chociażby przygotowanie własnego miejsca pracy, oddzielenie go od spraw domowych, wykorzystanie czasu, który oszczędzamy na dojazdach na różne formy wysiłku fizycznego. Chociaż mamy już wypracowane pewne zestawy dobrych praktyk, to w aktualnej sytuacji zagrożenia epidemią COVID-19, w której firmy przenoszą prace na home office dla całych zespołów na długie tygodnie, uczymy się na nowo tej formy pracy.

Istnieje kilka zasad, które pozwolą odpowiednio i możliwie efektywnie wykonywać pracę zdalną.

Nie zmieniajmy porannego budzika

Poranna pobudka o tej samej porze, jakbyśmy wybierali się do biura, to wskazane działanie. Późniejsze wstawanie na pewno kusi, ale może negatywnie wpłynąć na koncentrację, jakość pracy i w konsekwencji samozadowolenie. Tak samo jak przeciąganie pracy do późnych godzin popołudniowych, które też nie jest dobrym pomysłem.

Wydzielamy przestrzeń do pracy w mieszkaniu

Miejsce w domu przeznaczone tylko do pracy nastraja głowę w odpowiedni sposób i ułatwia koncentrację na zadaniach, należy więc zapomnieć o sofie, czy innym meblu kojarzącym się z relaksem. Należy ustawić stół lub biurko oraz krzesło, które będą przeznaczone tylko do pracy, tak by wyraźnie oddzielić tę strefę od przestrzeni wypoczynkowej. Warto zadbać o odpowiednie oświetlenie i znaleźć miejsce na wszystkie przedmioty, które będą pod ręką, by nie tracić czasu na ich szukanie.

Podzielmy czas na obowiązki i odpoczynek

Starajmy się śledzić swój czas pracy i bądźmy odpowiedzialni. Nie doprowadzajmy do sytuacji, aby wykonywanie obowiązków trwało dłużej niż w biurze i odwrotnie. Nie przeciągajmy też okresu dedykowanego na odpoczynek. Warto śledzić czas, który poświęcamy na każdą z tych aktywności i w razie potrzeby dyscyplinować się, aby nie wpaść w jedną z pułapek - pracoholizmu lub pracy w weekendy.

Pamiętajmy o krótkich i długich przerwach

Przebywając w biurze współpracownicy prędzej czy później odciągną nas od biurka choć na moment, aby wyjść na lunch czy wypić kawę. Pracując z domu takie pauzy są również bardzo istotne. Dobrze jest uwzględnić krótkie przerwy co godzinę, aby wstać od biurka chociaż na 5 minut. Należy pozwolić sobie również na jedną dłuższą przerwę, np. obiad poza biurkiem lub spacer.

Autorem komentarza jest Dmitriy Akulov, przedsiębiorca, założyciel start-upów i firm informatycznych appfleet, Prospect One, jsDelivr