Legislacja próbuje dogonić rzeczywistość. Co zrobić, by nadążyć za zmianami?

Pandemia wywołała zmiany na rynku pracy, które w konsekwencji zostaną z nami na dłużej. Reorganizację potwierdzają badania przeprowadzone przez firmę ADP, z których wynika, że w ostatnim roku 44 proc. pracodawców oficjalnie wprowadziło elastyczne zasady pracy. Oznacza to wzrost o 20 p.p. w porównaniu do okresu sprzed pandemii.

Przyszłość nadeszła już dziś

Czas pandemii to duży test funkcjonalności procesów i systemów w przedsiębiorstwach, w szczególności pod kątem ich odporności na zmiany. Kryzys pokazał, że ich duża część jest przestarzała i nieefektywna, co spowalnia oraz utrudnia funkcjonowanie organizacji. Do tego dochodzą problemy techniczne komplikujące pracę zdalną – słaba jakość połączenia internetowego czy brak odpowiednich rozwiązań cyfrowych, np. w obiegu dokumentów. To wszystko wymusza przyspieszanie digitalizacji w wielu obszarach biznesowych. Niezwykle istotne jest to w przypadku działów HR, które pracują z danymi wrażliwymi pracowników czy są odpowiedzialne za obsługę listy płac i regularne wypłaty.

– Możemy przypuszczać, że gdyby nie pandemia, rewolucja, która dzieje się obecnie na naszych oczach, trwałaby kilka, a może nawet kilkanaście lat. Przykładem jest zjawisko pracy zdalnej, która stała się już standardem w wielu branżach i w większości przypadków bardzo dobrze się sprawdza. Kolejnym etapem tej rewolucji jest digitalizacja procesów, między innymi zarządzania płacami, które często są nieefektywne, zarówno kosztowo, jak i czasowo. Niestety, jak wynika z badania ADP, nadal 35 proc. firm nie ma w tym zakresie żadnej strategii – mówi Anna Barbachowska, szefowa pionu zarządzania zasobami ludzkimi w ADP Polska.

Zawrotne tempo legislacji

Dodatkowe wyzwanie stanowią dynamicznie wprowadzane zmiany legislacyjne, mające również wpływ na prawo pracy. Z analiz ADP wynika, że globalnie pandemia COVID-19 doprowadziła do czterokrotnego wzrostu liczby nowych przepisów w tym obszarze.
Co prawda, ich liczba jest odzwierciedleniem gwałtownie zmieniającej się rzeczywistości, ale wiążą się one z komplikacjami i ryzykiem błędów, a ich wdrożenie może przysporzyć dodatkowych obowiązków dla pracowników działów HR. Odbija się to między innymi na ich efektywności. Realnie, analiza i wdrażanie wszelkich zmian legislacyjnych wymaga poświęcenia dodatkowego czasu pracy, często kosztem realizacji dotychczas zaplanowanych zadań.

– Przy i tak dużej liczbie obowiązków w działach HR, dodatkowe zadania związane z analizą zmian i dostosowaniem do nowego prawa są ogromnym wyzwaniem. Jednym z rozwiązań jest outsourcing usług kadrowo-płacowych, który może przynieść zaskakujące rezultaty. Jest to korzystne przede wszystkim ze względu na stosunkowo niewielki koszt dostępu do nowoczesnych i zaawansowanych technologii, które redukują ryzyko popełnienia błędu praktycznie do zera – dodaje Anna Barbachowska.

Outsourcing dziś i jutro

Zaawansowana technologia w zakresie zarządzania kadrami jest coraz bardziej przydatna. Pozwala wyprzedzić zamieszanie wywołane pandemią i przygotować się na coraz większy poziom złożoności regulacji, wymagań dotyczących audytu i kontroli zgodności z przepisami. Nie zawsze jednak firmy zdają sobie z tego sprawę lub po prostu nie mają odpowiedniego budżetu na inwestycję. Outsourcing, który w dzisiejszych czasach zyskuje na popularności, jest w stanie pomóc sprostać tym problemom. Pozwala przede wszystkim na wykorzystanie autorskich rozwiązań dostarczanych przez partnera biznesowego, bez konieczności ponoszenia dużych kosztów inwestycji. Wykorzystanie odpowiednich systemów cyfrowych daje pewność, że procesy zostaną przeprowadzone dokładnie i bezbłędnie, ale co równie ważne, dużo szybciej. Zdejmuje także część najbardziej czasochłonnych obowiązków z pracowników, którzy dzięki temu mogą więcej swojego czasu poświęcić na inne strategiczne działania.

Takie rozwiązania są korzystne nie tylko z punktu widzenia pracodawcy. Wymierne korzyści mogą z nich czerpać również pracownicy, którzy dzięki przejrzystemu i czytelnemu systemowi będą mieć łatwiejszy dostęp do swoich wycinków płacowych, a to da możliwość łatwiejszego weryfikowania wypłat. Jak wynika z badania „Workforce View 2020”, aż 26 proc. pracowników twierdzi, że nie zauważyłoby, gdyby otrzymali nieprawidłowe wynagrodzenie, ponieważ system jest zbyt skomplikowany. 33 proc. natomiast twierdzi, że zdarzają się sytuacje, kiedy otrzymują pensje z opóźnieniem. Ponadto aż 78 proc. twierdzi, że firmy będą musiały dostosować swoje opcje wynagradzania, żeby efektywniej przyciągać nowych pracowników.

– Dużym wyzwaniem dla firm jest praca z danymi, które często są magazynowane i przetwarzane w nieodpowiedni sposób. Globalizacja baz danych, nowoczesne procesy przetwarzania i zdigitalizowane listy płac są konieczne, aby zrobić krok naprzód i nadążyć za zmianami. Obecnie zgadza się z tym 60 proc. pracodawców, ale wciąż niewielu wdraża innowacyjne rozwiązania. Jest to szczególnie ważne w tym czasie, kiedy problematyczne staje się też po prostu przesyłanie danych w bezpieczny sposób. Receptą jest wdrażanie modeli opartych na optymalnym planowaniu kosztów i wydajności procesów kadrowo-płacowych – podsumowuje Anna Barbachowska.