W logistyce i produkcji nie ma odwrotu od digitalizacji procesów rekrutacyjnych

Presja na cięcie kosztów rośnie. Inflacja nie spada, tak jak oczekiwano, ale w styczniu tego roku wzrosła o kolejny punkt procentowy. Firmy poszukują oszczędności, zwłaszcza w obszarach wysoce kosztochłonnych, do jakich należy obsługa masowych rekrutacji. Logistyka, przemysł i produkcja dóbr konsumpcyjnych - branże korzystające najczęściej z pracowników rotujących sezonowo, jako pierwsze mierzą się z tym problemem i muszą szukać nowych rozwiązań. Formika Agencja Pracy Tymczasowej radzi, co może być sposobem na optymalizację i zrównoważenie procesów rekrutacji, obniżając ich koszty nawet o 90%.   

Inflacja powoduje też presję na wzrost wynagrodzeń. Oczekiwania Polaków co do wysokości płac rosną i należy spodziewać się utrzymania tej tendencji w najbliższym czasie. To zwiększy jeszcze bardziej nacisk na ograniczenie kosztów tam, gdzie tylko to możliwe w procesach zatrudnienia. Jednakże, jak każdy kryzys, tak i ten może wyzwolić też pozytywne zmiany na rynku pracy, który w pewnych obszarach swojego rozwoju wydaje się być nieco opóźniony.

„Digitalizacja wkracza w każdą dziedzinę naszego życia, a szczególnie tam gdzie można zaoszczędzić czas, nasze zaangażowanie, a także ograniczyć do minimum biurokrację. Tak też dzieje się w procesach rekrutacji masowych, które prowadzone tradycyjnymi metodami pochłaniają zbyt wiele czasu i energii” – mówi Piotr Rafalski, właściciel Formiki Agencji Pracy Tymczasowej. „Dzisiaj istnieją możliwości, które pozwalają zrobić to inaczej, szybciej i sprawniej, w sposób bardziej zrównoważony, przy wykorzystaniu systemów informatycznych” – dodaje.

1 zamiast 12

Współpraca pomiędzy agencjami pracy a ich klientami, szczególnie w przypadku rekrutacji masowych, wymaga bardzo dużej liczby interakcji związanych z bieżącym zarządzaniem projektami. Przy strukturze wielooddziałowej niektóre procesy są powielane tj. zapytania, rozmowy z agencjami pracy, procedury, raporty, etc. Często przy tym pojawiają się nieporozumienia oraz błędy. Liczba godzin, którą pracownicy operacyjni i działów HR poświęcają na obsługę procesów rekrutacyjnych liczona jest w dniach a nawet tygodniach, co też pociąga za sobą określone koszty. Nie musi tak być.

„Proponujemy wdrożenie prostego rozwiązania na ograniczenie tych wszystkich czynności, również skrócenie czasu potrzebnego na nawiązanie współpracy i to co najważniejsze, znaczące podniesienie kompetencji oraz efektywności pracowników” – wymienia Piotr Rafalski. „Mam tu na myśli market place agencji pracy tymczasowej, który pomagamy wdrażać tam, gdzie zatrudnianie pracowników prowadzone jest na masową skalę” – dodaje.

Digitalizacja przynosi 90% oszczędności

Oszczędności, które firmy mogą osiągnąć dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów rekrutacyjnych, można zobrazować w prosty sposób. Zakładając, że firma ma cztery oddziały w całej Polsce - do przeprowadzenia procesu zatrudnienia metodą tradycyjną potrzebuje zaangażowania co najmniej 3 osób w każdym oddziale, daje to w sumie 12 osób (z działów HR, operacyjnych i finansowo – kadrowych). Przy wykorzystaniu narzędzi cyfrowych wystarczy 1 osoba, aby obsłużyć proces rekrutacji w całej firmie, we wszystkich jej oddziałach. Co trzeba też podkreślić, ta obsługa nie zabierze jej kilku tygodni, ale kilkanaście godzin, maksymalnie do kilku dni przy uruchamianiu zupełnie nowego projektu. Do tego dochodzi eliminacja błędów, praktycznie do zera i transparentność całego projektu od początku do jego zakończenia. Wszelkie raporty, terminarze, a także arkusze ocen pracowników, generowane są automatycznie.

Od digitalizacji nie ma odwrotu

Ponad 80% ogółu pracowników tymczasowych trafia do logistyki, na produkcję i do handlu, gdzie też wdraża się najwięcej innowacji, tak jak automatyzacja i robotyzacja. Sezonowość i rotacja pracowników jest tym obszarem, który jeszcze nie został zdigitalizowany i czeka na swoją kolej, ale jak zapewnia Piotr Rafalski - „To tylko kwestia czasu, bo przemawiają za tym oszczędności, zmniejszenie liczby osób zaangażowanych w procesy, standaryzacja obsługi i możliwość rozwoju. Jednakże jak do wszystkich zmian, tak i do tych w procesach rekrutacyjnych, trzeba dojrzeć, bo od postępu nie ma ucieczki.”