Komunikaty PR

Siegenia-Aubi przeprowadziła proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej

2021-03-24  |  14:35
Kontakt
Monday PR
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.

Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl

Siegenia-Aubi Sp. z o.o., producent nowoczesnych systemów do okien i drzwi oraz automatyki i wentylacji, podjęła decyzję o wyeliminowaniu papierowych teczek osobowych i całkowitym przejściu na elektroniczną obsługę dokumentacji pracowniczej. W tym celu wykorzystano rozwiązanie SAP i kilka autorskich rozwiązań Gavdi: Gavdi eDeklaracje, Gavdi Document Generator, Gavdi ePaski i Gavdi eTeczka.

Optymalizacja poprzez digitalizację teczek pracowniczych

Celem Siegenia-Aubi była optymalizacja procesów kadrowych związanych z dokumentacją pracowniczą poprzez wyeliminowanie papierowych teczek osobowych. Stąd firma zdecydowała się na wprowadzenie zmian w sposobie przygotowywania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów. Wykorzystanie systemu SAP HCM, uzupełnionego o rozwiązania Gavdi, pozwoliło diametralnie usprawnić ten obszar.

Wraz z wdrożeniem SAP HCM zastosowano Gavdi eDeklaracje i ePaski, które umożliwiły elektroniczną dystrybucję PITów i pasków do pracowników. Następnym krokiem było wykorzystanie rozwiązania Gavdi Document Generator do sprawnego, komfortowego i elastycznego tworzenia dokumentów pracowniczych na podstawie danych zarówno kadrowych, jak i pochodzących z naliczenia listy płac. Końcowym elementem, który gromadzi dokumenty przygotowane w innych narzędziach i prezentuje je w ustandaryzowanej strukturze, była Gavdi eTeczka – rozwiązanie do przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z nich jest przypisany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, dając działowi kadr łatwy oraz bieżący dostęp do dokumentacji pracowniczej i ułatwiając codzienną pracę administracyjną. Rozwiązanie pozwala bowiem szybciej wyszukiwać potrzebne dokumenty, czy też weryfikować ich ewentualny brak w elektronicznej teczce.

Przejście na Gavdi eTeczka obejmowało po stronie Siegenia-Aubi nie tylko przygotowanie nowego elektronicznego archiwum, ale również migrację dokumentów już przechowywanych w wewnętrznych bazach oraz płynne udostępnienie nowego systemu do codziennej pracy. Nowa elektroniczna eTeczka w technologii SAP Fiori została udostępniona użytkownikom w grudniu 2020 r.

– Wdrożenie rozwiązań Gavdi, jako uzupełnienia rozwiązania SAP HCM, umożliwia nam optymalizację obsługi dokumentacji pracowniczej oraz dodatkowe zabezpieczenie przechowywanych danych z uwagi na uprawnienia poszczególnych użytkowników wynikające z ich ról w systemie SAP. Należy podkreślić, że dzięki nowemu rozwiązaniu nie tylko dział HR, ale także menedżerowie i pracownicy zyskują łatwy dostęp do teczek osobowych, co pozwoli na ich bieżącą weryfikację i aktualizację. Jest to szczególnie istotne w czasach powszechnego ograniczania bezpośrednich kontaktów międzyludzkich ze względu na pandemię – mówi Patrycja Sopa, Siegenia-Aubi.

Narzędzia zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi

Spośród zastosowanych w Siegenia-Aubi  rozwiązań, szczególnie istotna jest Gavdi eTeczka. Jest  ona w pełni zintegrowana z systemem SAP i zbudowana w oparciu o standardową technologię SAP ArchiveLink. Oprócz optymalnej dla użytkowników funkcjonalności odzwierciedla także wymagania prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób elektroniczny oraz zarządzania tymi dokumentami. Gavdi zapewnia również stałą aktualizację rozwiązania w odniesieniu do zmian prawnych. 

Gavdi eTeczka spełnia wszelkie wymogi prawne i techniczne, aby bezpiecznie przechowywać teczki osobowe pracowników, jednocześnie zapewniając do nich szybki i wygodny wgląd uprawnionym użytkownikom. Rozwiązanie jest znacznym odciążeniem dla działów kadr i zwiększa obszar samoobsługi pracowniczej ­­­– mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Z roku na rok zauważamy znaczny wzrost zainteresowania cyfryzacją dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, że w roku 2020 zrealizowaliśmy dwukrotnie więcej wdrożeń eTeczki niż w 2019 r. Doprecyzowanie przepisów prawa w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i pandemia pomagają kolejnym pracodawcom podejmować kroki w kierunku cyfryzacji dokumentów – dodaje.

Siegenia-Aubi jest wieloletnim klientem serwisowym, którego Gavdi Polska wspiera w codziennym użytkowaniu systemu SAP HR. Dotychczas firma korzystała m.in. z rozwiązań Gavdi BHP Box, Gavdi Document Generator oraz Gavdi eDeklaracje. Wdrożenie Gavdi eTeczka stało się naturalnym uzupełnieniem wcześniejszych rozwiązań i rozszerzeniem funkcjonalności systemu.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Źródło informacji: Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai Biuro prasowe
2025-03-03 | 12:05

Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai

W zeszłym roku Motorola i Lenovo utworzyły ekosystem Smart Connect, aby umożliwić płynną współpracę smartfonów, tabletów oraz komputerów
IT i technologie Praca w IT bez doświadczenia. Liderzy EY GDS o tym, jak odnaleźć swoją ścieżkę do sukcesu na rynku IT
2025-02-26 | 11:15

Praca w IT bez doświadczenia. Liderzy EY GDS o tym, jak odnaleźć swoją ścieżkę do sukcesu na rynku IT

Branża IT przyciąga jak magnes. Zwłaszcza obecnie, gdy AI staje się rzeczywistością, która zmienia sposób, w jaki pracujemy i żyjemy. Praca w IT daje
IT i technologie Wyzwania związane z cyfryzacją firm - jak je pokonać?
2025-02-10 | 15:50

Wyzwania związane z cyfryzacją firm - jak je pokonać?

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, cyfryzacja stała się nie tyle opcją, co koniecznością dla firm chcących utrzymać konkurencyjność. Jednak proces

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Prawo

Handel

Automatyzacja pomaga firmom budować przewagę nad konkurencją. Zwłaszcza wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji

Firmy coraz chętniej inwestują w cyfryzację i automatyzację procesów, w tym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI), co pozwala im oszczędzać czas, redukować koszty operacyjne i poprawiać jakość obsługi klienta. Nowoczesne narzędzia takie jak platforma FlowDog pozwalają relatywnie szybko i efektywnie kosztowo usprawniać procesy obsługi reklamacji, zleceń serwisowych czy analizę danych sprzedażowych. Eksperci podkreślają, że dobrze wdrożona automatyzacja może przynieść zwrot z inwestycji już w ciągu kilku miesięcy, zwiększając konkurencyjność firm na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Handel

Odwetowe cła z UE na amerykańskie towary mogą być kolejnym etapem wojny handlowej. Następne decyzje spowodują dalszy wzrost cen

Komisja Europejska zapowiedziała nałożenie ceł na amerykańskie produkty w reakcji na wejście w życie ceł USA na stal i aluminium. Unijne cła o wartości 26 mld zł wejdą w życie 1 kwietnia, a w pełni zostaną wdrożone od 13 kwietnia. Donald Trump już zapowiada, że na to odpowie. – Wchodzimy w etap wojny handlowej między Unią Europejską a Stanami Zjednoczonymi i na pewno będziemy świadkami wielu takich odwetów z każdej strony – ocenia europosłanka Anna Bryłka.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.