Co druga firma w Polsce ma problem ze skuteczną komunikacją w zespole. To przekłada się na mniejszą efektywność pracy i większy stres pracowników

Brak właściwej komunikacji w firmie może mieć poważne konsekwencje. Przekłada się na większy stres, niezadowolenie pracowników i ich mniejszą efektywność. Pogarsza też atmosferę w firmie oraz relacje między pracodawcą, a kadrą. Z badania Randstad i Deloitte wynika, że problemy komunikacyjne ma co druga polska firma, choć ponad 90 proc. menedżerów wskazuje, że ma ona priorytetowe znaczenie dla doświadczeń pracownika. Jakość komunikacji można poprawić m.in. poprzez szkolenia i stworzenie kodeksu dobrych praktyk. Warto zacząć od stosowania się do sześciu nadrzędnych zasad, które warunkują skuteczną komunikację.

– Najpoważniejszym problemem komunikacyjnym w firmach jest dzisiaj brak kultury feedbacku. Bez tego nie jesteśmy w stanie komunikować się w sposób ciągły, szczery i dwustronny, żeby móc korygować niewłaściwe zachowania związane ze współpracą – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Krzysztof Kowalski, praktyk biznesu i wykładowca na kierunkach zarządzanie i inżynieria zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Szczecinie.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Randstad i firmę doradczą Deloitte na potrzeby raportu „Trendy HR 2018” dzisiejsza komunikacja w firmach nie jest skuteczna. 91 proc. badanych liderów biznesowych i HR-owych zadeklarowało, że jej jakość ma duże znaczenie dla zapewnienia pozytywnych doświadczeń pracowników. Jednocześnie jako skuteczną lub bardzo skuteczną określiło ją zaledwie 52 proc. badanych. To oznacza, że w co drugiej polskiej firmie mogą występować problemy związane z komunikowaniem się.

– Skutkiem problemów komunikacyjnych w firmach jest bardzo zła współpraca między pracownikami. Aby wykonać właściwie swoje zadania, pracownicy muszą często włożyć w nie dodatkowy wysiłek, żeby uzyskać pożądany efekt – mówi Krzysztof Kowalski.

Jakość komunikacji w firmie można poprawić dwojako. Pierwszym sposobem są szkolenia – zarówno dla pracowników, jak i kadry menadżerskiej – które uczą, jak porozumiewać się efektywnie i zgodnie z intencjami.

– Drugim działaniem jest wprowadzanie w firmie kodeksu dobrych praktyk, czyli standardów komunikacyjnych. To stała agenda, która polega np. na upewnieniu się, że w trakcie spotkania nie poruszamy innych, niepotrzebnych tematów. Dobrym rozwiązaniem jest kontrakt między pracownikami, w którym można ustalić i zapisać, co robimy, a czego nie robimy na spotkaniach, np. wyłączamy telefon, komputer, nie ironizujemy czyichś wypowiedzi – wskazuje Krzysztof Kowalski.

Brak właściwej komunikacji w firmie ma poważne konsekwencje. Przekłada się na niezadowolenie kadry i większy stres, mniejszą efektywność pracy, co zwiększa jej koszty, pogorszenie atmosfery w firmie oraz relacje między pracodawcą i pracownikami. W sytuacjach ekstremalnych może doprowadzić do zaburzeń emocjonalnych i niezdolności pracownika do wykonywania pracy. Przyczynia się też do niedostatku tzw. kapitału społecznego. Jak wynika z badania zrealizowanego przez House of Skills we współpracy z KDS KIG, w Polsce aż 95 proc. pracowników dostrzega braki kapitału społecznego w swoim miejscu pracy. Jako najbardziej problematyczne na pierwszym miejscu zostały wymienione właśnie relacje i komunikacja między ludźmi. Z kolei tegoroczny raport KIG „Między feudalizmem a personalizmem. Medialny obraz relacji pracowniczych w Polsce” pokazuje, że relacje pracownicze są w Polsce oceniane jako złe lub bardzo złe aż w 79 proc. publikacji i komentarzy przeanalizowanych na potrzeby raportu.

Zmiany w komunikacji w firmie można wprowadzać małymi krokami, pamiętając o kilku zasadach, które warto wdrażać na spotkaniach zespołu. Wykładowca szczecińskiej WSB podkreśla, że istnieje sześć takich zasad. Pierwszą z nich jest zasada prostoty, zwięzłości, która opiera się na używaniu prostego, zwięzłego języka, przy użyciu słów powszechnie znanych i unikaniu np. specjalistycznych wyrażeń. Druga to zasada spójności, zgodnie z którą przekaz powinien być dopasowany do formy.

– To znaczy, że rzeczy poważne mówimy poważnie i zachowujemy się przy tym poważnie, a o rzeczach radosnych mówimy radośnie. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której każdy będzie nas odbierać inaczej. Przy braku spójności większość osób skupi się na tym, jak się zachowujemy, a mniej na treści wypowiedzi – wyjaśnia Krzysztof Kowalski. – Trzecia to zasada ciągłości, czyli nie przerywamy sobie, pozwalamy, by wypowiedź wybrzmiała do końca. Dzięki temu upewnimy się, co rozmówca chciał nam przekazać. Czwarta to zasada parafrazy. Przy dłuższych wypowiedziach starajmy się podsumować, czyli powiedzieć własnymi słowami to, co usłyszeliśmy, aby upewnić naszego rozmówcę, że został właściwie zrozumiany.

Piątą regułą warunkującą skuteczną komunikację jest zasada klaryfikacji. Zakłada ona, że jeśli w trakcie wypowiedzi jakaś jej część jest niejasna, należy ją doprecyzować, zadać pytanie i upewnić się, że rozumiemy, o czym rozmawiamy.

– Szóstą jest z kolei zasada empatii. W trakcie wypowiedzi naszego rozmówcy skupmy się na nim i upewnijmy, że podążamy za jego emocjami. Dajmy mu sygnał, że rozumiemy jego stan emocjonalny. Dzięki temu on też będzie pewien, że został zrozumiany właściwie i w pełni. Takiej uważności empatycznej można się wyuczyć – podkreśla Krzysztof Kowalski.