ZUS zatwierdził standardy dofinansowania posiłków dla pracowników. To nowy rozdział w firmowych benefitach

W odpowiedzi na postulaty organizacji pracodawców i związków zawodowych ZUS oficjalnie zatwierdził katalog standardów dotyczących dofinansowania posiłków pracowniczych. Po stronie pracodawcy ogranicza to formalności do minimum – świadczenia żywieniowe mogą być wyłączone z ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie pod warunkiem, że firma wdroży określone rozwiązania. Z kolei dla pracowników oznacza to odczuwalne wsparcie domowego budżetu.

We wrześniu 2023 roku limit zwolnienia z oskładkowania ZUS dla dofinansowania posiłków wzrósł z 300 do 450 zł miesięcznie. Rozporządzenie upoważniło też pracowników do zakupu posiłków nie tylko w punktach gastronomicznych, ale również w sklepach spożywczych. Choć rynek pracy zareagował na te zmiany entuzjastycznie, świadczenie nie upowszechniło się na spodziewaną skalę – przez wiele miesięcy brakowało jasnych wytycznych, jak stosować nowe przepisy w praktyce, a dodatkowo firmy były blokowane również przez niejednoznaczne interpretacje przepisów.

Przedstawiciele strony społecznej zaproponowali m.in. wprowadzenie regulaminu pracodawcy oraz oświadczenia pracownika, że będzie go przestrzegać, jako wystarczających dowodów na prawidłowe korzystanie z kart żywieniowych oraz zasadność ich zwolnienia z ZUS.

Dzięki apelom Federacji Przedsiębiorców Polskich, Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych, Pracodawców RP, Forum Związków Zawodowych oraz Konfederacji Lewiatan ZUS zatwierdził nowe wytyczne dotyczące dofinansowania posiłków pracowniczych.

– Po miesiącach współpracy wypracowano standardy, które z jednej strony pozwalają pracownikom i pracodawcom w bezpieczny sposób korzystać z dofinansowania posiłków poprzez wdrożenie odpowiednich regulaminów i stosowanie określonych produktów, a z drugiej umożliwiają wyłączenie ze składki ZUS do 450 zł. To bardzo ważne, ponieważ przepis przekłada się na optymalizacje fiskalne po stronie pracodawcy i jest pewnego rodzaju zachętą, która sprawia, że środki obrotowe, które pracodawca może, a nie musi przekazać na dofinansowanie posiłków, znajdują się na rynku – tłumaczy Arkadiusz Rochala. 

Formalności zostały zredukowane do minimum – wystarczy wdrożenie zatwierdzonego regulaminu i oświadczenia od pracownika. Jednym z kluczowych elementów jest ograniczenie spożywczej sieci akceptacji do placówek partnerskich i możliwość wykorzystania środków wyłącznie na posiłki zgodne z celem świadczenia. Większość obowiązków przenosi się na wydawcę/dystrybutora kart, które pracodawca wręcza pracownikowi.

– Przedsiębiorca i pracownik nie muszą zbierać i archiwizować paragonów, jeśli korzystają z kart, które obowiązują w sieci kontraktualnej składającej się z punktów gastronomicznych i spożywczych, w których pracownik może kupić posiłek. Umowa między wydawcą karty a sklepem spożywczym określa, że środki z tej karty mogą być wydane tylko na posiłki. Tym samym z jednej strony adresujemy potrzebę ZUS poprzez właściwe użycie i nakierowanie na dofinansowanie posiłków, z drugiej strony zapewniamy bezpieczne rozwiązanie i ściągamy dodatkową pracę administracyjną z pracodawców – przekonuje dyrektor generalny Pluxee Polska.

W opinii eksperta zatwierdzenie standardów branżowych to gamechanger dla rynku benefitów pracowniczych. Może to przyspieszyć rozwój rynku dofinansowania posiłków i zachęcić pracodawców do wsparcia pracowników za pomocą kart żywieniowych. Z wyliczeń Pluxee wynika, że dzięki zwolnieniu ze składek ZUS firma i pracownik mogą zaoszczędzić nawet ponad 2 tys. zł rocznie na osobę.

– Jest to również istotne z perspektywy prospołecznej, ponieważ regularne jedzenie i spożywanie posiłków w pracy to forma profilaktyki zdrowotnej. A zdrowsze społeczeństwo oznacza mniej zwolnień z pracy. A trzeba pamiętać, że Polacy ciągle jedzą bardzo dużo kanapek – mówi Arkadiusz Rochala.

Aż 88 proc. pracowników deklaruje, że to właśnie benefity finansowe mają dla nich największe znaczenie. Z raportu Pluxee „Benefit Trendbook 2025” wynika, że 81 proc. postrzega dofinansowanie posiłków jako atrakcyjne świadczenie, z którego chętnie skorzysta. Niewiele mniej (77 proc.) zauważa, że takie wsparcie realnie odciąża ich domowy budżet.

– Jestem przekonany, że wypracowane rozwiązania sprawdzą się na naszym rynku, podobnie jak od wielu lat sprawdzają się na rynkach Europy Zachodniej i Wschodniej. Cieszę się, że strona społeczna i ZUS dostrzegły pragmatyzm rozwiązania, ale też skorzystały z zagranicznych inspiracji – podkreśla Arkadiusz Rochala. – Pluxee jako lider na rynku zapewnia karty, które są w pełni dopasowane do nowych wytycznych i dają klientowi możliwość skorzystania ze świadczenia w sposób bezpieczny i mało administracyjny. To rozwiązania stosowane z powodzeniem i na szeroką skalę w wielu krajach.