Newsy

Co druga firma w Polsce ma problem ze skuteczną komunikacją w zespole. To przekłada się na mniejszą efektywność pracy i większy stres pracowników

2019-12-02  |  06:22

Brak właściwej komunikacji w firmie może mieć poważne konsekwencje. Przekłada się na większy stres, niezadowolenie pracowników i ich mniejszą efektywność. Pogarsza też atmosferę w firmie oraz relacje między pracodawcą, a kadrą. Z badania Randstad i Deloitte wynika, że problemy komunikacyjne ma co druga polska firma, choć ponad 90 proc. menedżerów wskazuje, że ma ona priorytetowe znaczenie dla doświadczeń pracownika. Jakość komunikacji można poprawić m.in. poprzez szkolenia i stworzenie kodeksu dobrych praktyk. Warto zacząć od stosowania się do sześciu nadrzędnych zasad, które warunkują skuteczną komunikację.

– Najpoważniejszym problemem komunikacyjnym w firmach jest dzisiaj brak kultury feedbacku. Bez tego nie jesteśmy w stanie komunikować się w sposób ciągły, szczery i dwustronny, żeby móc korygować niewłaściwe zachowania związane ze współpracą – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Krzysztof Kowalski, praktyk biznesu i wykładowca na kierunkach zarządzanie i inżynieria zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Szczecinie.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Randstad i firmę doradczą Deloitte na potrzeby raportu „Trendy HR 2018” dzisiejsza komunikacja w firmach nie jest skuteczna. 91 proc. badanych liderów biznesowych i HR-owych zadeklarowało, że jej jakość ma duże znaczenie dla zapewnienia pozytywnych doświadczeń pracowników. Jednocześnie jako skuteczną lub bardzo skuteczną określiło ją zaledwie 52 proc. badanych. To oznacza, że w co drugiej polskiej firmie mogą występować problemy związane z komunikowaniem się.

– Skutkiem problemów komunikacyjnych w firmach jest bardzo zła współpraca między pracownikami. Aby wykonać właściwie swoje zadania, pracownicy muszą często włożyć w nie dodatkowy wysiłek, żeby uzyskać pożądany efekt – mówi Krzysztof Kowalski.

Jakość komunikacji w firmie można poprawić dwojako. Pierwszym sposobem są szkolenia – zarówno dla pracowników, jak i kadry menadżerskiej – które uczą, jak porozumiewać się efektywnie i zgodnie z intencjami.

– Drugim działaniem jest wprowadzanie w firmie kodeksu dobrych praktyk, czyli standardów komunikacyjnych. To stała agenda, która polega np. na upewnieniu się, że w trakcie spotkania nie poruszamy innych, niepotrzebnych tematów. Dobrym rozwiązaniem jest kontrakt między pracownikami, w którym można ustalić i zapisać, co robimy, a czego nie robimy na spotkaniach, np. wyłączamy telefon, komputer, nie ironizujemy czyichś wypowiedzi – wskazuje Krzysztof Kowalski.

Brak właściwej komunikacji w firmie ma poważne konsekwencje. Przekłada się na niezadowolenie kadry i większy stres, mniejszą efektywność pracy, co zwiększa jej koszty, pogorszenie atmosfery w firmie oraz relacje między pracodawcą i pracownikami. W sytuacjach ekstremalnych może doprowadzić do zaburzeń emocjonalnych i niezdolności pracownika do wykonywania pracy. Przyczynia się też do niedostatku tzw. kapitału społecznego. Jak wynika z badania zrealizowanego przez House of Skills we współpracy z KDS KIG, w Polsce aż 95 proc. pracowników dostrzega braki kapitału społecznego w swoim miejscu pracy. Jako najbardziej problematyczne na pierwszym miejscu zostały wymienione właśnie relacje i komunikacja między ludźmi. Z kolei tegoroczny raport KIG „Między feudalizmem a personalizmem. Medialny obraz relacji pracowniczych w Polsce” pokazuje, że relacje pracownicze są w Polsce oceniane jako złe lub bardzo złe aż w 79 proc. publikacji i komentarzy przeanalizowanych na potrzeby raportu.

Zmiany w komunikacji w firmie można wprowadzać małymi krokami, pamiętając o kilku zasadach, które warto wdrażać na spotkaniach zespołu. Wykładowca szczecińskiej WSB podkreśla, że istnieje sześć takich zasad. Pierwszą z nich jest zasada prostoty, zwięzłości, która opiera się na używaniu prostego, zwięzłego języka, przy użyciu słów powszechnie znanych i unikaniu np. specjalistycznych wyrażeń. Druga to zasada spójności, zgodnie z którą przekaz powinien być dopasowany do formy.

– To znaczy, że rzeczy poważne mówimy poważnie i zachowujemy się przy tym poważnie, a o rzeczach radosnych mówimy radośnie. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której każdy będzie nas odbierać inaczej. Przy braku spójności większość osób skupi się na tym, jak się zachowujemy, a mniej na treści wypowiedzi – wyjaśnia Krzysztof Kowalski. – Trzecia to zasada ciągłości, czyli nie przerywamy sobie, pozwalamy, by wypowiedź wybrzmiała do końca. Dzięki temu upewnimy się, co rozmówca chciał nam przekazać. Czwarta to zasada parafrazy. Przy dłuższych wypowiedziach starajmy się podsumować, czyli powiedzieć własnymi słowami to, co usłyszeliśmy, aby upewnić naszego rozmówcę, że został właściwie zrozumiany.

Piątą regułą warunkującą skuteczną komunikację jest zasada klaryfikacji. Zakłada ona, że jeśli w trakcie wypowiedzi jakaś jej część jest niejasna, należy ją doprecyzować, zadać pytanie i upewnić się, że rozumiemy, o czym rozmawiamy.

– Szóstą jest z kolei zasada empatii. W trakcie wypowiedzi naszego rozmówcy skupmy się na nim i upewnijmy, że podążamy za jego emocjami. Dajmy mu sygnał, że rozumiemy jego stan emocjonalny. Dzięki temu on też będzie pewien, że został zrozumiany właściwie i w pełni. Takiej uważności empatycznej można się wyuczyć – podkreśla Krzysztof Kowalski.

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Kongres MOVE

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Infrastruktura

Sektor ochrony zdrowia odpowiada za większe emisje CO2 niż lotnictwo. Zielone zmiany wymagają drastycznego przyspieszenia

Sektor ochrony zdrowia ponosi znaczące konsekwencje wynikające z rosnącej liczby ekstremalnych zjawisk klimatycznych, ale też poważnego zanieczyszczenia powietrza, a koszty z tym związane będą rosły. Z drugiej strony sam sektor też się przyczynia do zmian klimatycznych – odpowiada za 4 proc. emisji CO2, czym wyprzedza takie branże jak żegluga czy lotnictwo. O potrzebie przyspieszenia zielonych zmian w ochronie zdrowia coraz więcej się mówi, ale to wymaga konkretnych działań. Temu ma służyć powołana właśnie do życia Zielona Koalicja dla Zdrowia, w której uczestniczy prawie 30 podmiotów i której patronuje m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia.

Ochrona środowiska

Nowa kadencja samorządów pod znakiem działań energetycznych i klimatycznych. 15 mld euro z UE może przyspieszyć zmiany w tym zakresie

Do wyborów samorządowych pozostał nieco ponad tydzień. Jak pokazuje nowy raport Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, na samorządowców nadchodzącej kadencji będzie czekać wiele wyzwań związanych z energetyką i polityką klimatyczną, które wynikają zarówno z regulacji UE, jak i oczekiwań społecznych. Jednak w praktyce możliwości aktywnego działania samorządów w tym obszarze są tak szerokie, jak umożliwiają im to regulacje prawne. – Tutaj pewnych rozwiązań po prostu nie ma albo są w dość dokuczliwy sposób szczegółowe i stwarzają samorządom duże trudności. Dlatego potrzebna jest interwencja rządu, żeby umożliwić samorządom aktywne działania – ocenia dr Wojciech Szymalski, prezes Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju.

Prawo

Postęp technologiczny rewolucjonizuje pracę specjalistów ds. finansów. Stają się strategicznymi doradcami biznesu

Częste zmiany regulacyjne i postęp technologiczny wymuszają na specjalistach ds. finansów ciągłe nabywanie nowych kompetencji, doszkalanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Ci, którzy potrafią się dostosować do szybkich zmian i wesprzeć swoimi umiejętnościami rozwój biznesu, mogą jednak liczyć na większe możliwości rozwoju kariery. – Finanse operują w świecie, który coraz szybciej się zmienia. To powoduje, że w przyszłości ludzie z obszaru finansów będą musieli poświęcać dużo więcej energii na to, żeby dotrzymać tempa – mówi Kuba Neneman, head of finance.ai, commercial data science manager w Shellu.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.