Newsy

Umiejętne zarządzanie czasem poprawia organizację pracy. Podstawa to dobre planowanie

2018-09-28  |  06:10
Mówi:Dr Agnieszka Jarzębowska
Funkcja:trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”

E-maile i telefony, biurowe plotki ze współpracownikami przy kawie albo nagłe, ale mało ważne zadania do wykonania na już potrafią skutecznie zdezorganizować dzień pracy i odciągnąć od realizacji zawodowych celów. Aby poprawić efektywność pracy, warto się stosować do zasad zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest planowanie i wyznaczanie priorytetów. 

Aby efektywnie zarządzać swoim czasem w miejscu pracy, trzeba wykorzystywać zasady zarządzania czasem. Tych zasad jest bardzo dużo i nie każdy pracownik musi się stosować do wszystkich. Są natomiast są pewne fundamenty, które pozwalają się dobrze zorganizować i w ciągu tego ustawowego, ośmiogodzinnego dnia pracy wykonać wszystkie zadania – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Z badania przeprowadzonego dla VoucherCloud na 1 989 pracownikach biur w Wielkiej Brytanii wynika, że pracujemy efektywnie tylko przez pierwsze 2 godz. i 53 min spędzanych w biurze. Natomiast z każdą kolejną godziną pracownik poświęca coraz więcej czasu na przerwy na kawę, papierosa, social media albo biurowe plotki. Tylko 21 proc. stwierdziło, że udaje im się zachować produktywność przez cały dzień. Narzędziem, które poprawia efektywność pracy i pomaga w osiąganiu konkretnych celów, są zasady zarządzania czasem. Podstawową jest planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny zostać zrealizowane w ciągu dnia.

Aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami zawodowymi, które mamy do wykonania, polecam zastosować zasady zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest codzienne planowanie swojego dnia, żeby wiedzieć, jakie zadania są do wykonania i umieścić je w przestrzeni czasowej. To jest absolutna podstawa i bez niej trudno mówić o jakiejkolwiek efektywności. Nie planując swojego dnia, swojej pracy, bardzo często wpadamy w wir różnego rodzaju poleceń, e-maili, telefonów, pilnych rzeczy do wykonania. W efekcie okazuje się, że pracownicy potrafią spędzić w pracy 8 godzin i tak naprawdę nie wypracować żadnego efektu, bo cały dzień zajmują się tymi sprawami nagłymi, które nie prowadzą de facto do realizacji żadnego celu – podkreśla Agnieszka Jarzębowska.

Jak podkreśla, najbardziej efektywnie pracujemy rano. Natomiast w wielu firmach poranek jest marnotrawiony przeważnie na biurowych plotkach ze współpracownikami przy kawie, sprawdzaniu e-maili i social mediów albo innych rozpraszaczach uwagi. Dlatego dzień pracy warto rozpocząć od wykonania jednego, najważniejszego zadania.

Druga zasada zarządzania czasem, którą warto wykorzystać, mówi, aby każdego dnia określać trzy najważniejsze zadania do realizacji, które są ważne dla naszego stanowiska pracy. W ciągu całego dnia pracy spływa na nas bardzo wiele zadań, które zaczynają się nawarstwiać. Wpadamy w kołowrotek i zajmujemy się wieloma rzeczami, które nie mają znacznej wartości. Kiedy wiemy, jakie są trzy najważniejsze zadania każdego dnia, to robimy wszystko, aby skupić się na ich realizacji. Nawet jeśli wpadnie nam dużo przypadkowych czy pilnych zadań do wykonania, to mamy poczucie, że i tak zrobiliśmy coś ważnego, co doprowadza nas do realizacji celu, na który pracujemy – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Czytaj także

Kalendarium

CES 2019

Konsument

Dziś startuje usługa Twój e-PIT. Urząd skarbowy wypełni deklaracje za podatników

15 lutego startuje usługa Twój e-PIT, w ramach której urząd skarbowy wypełni deklaracje PIT-37 i PIT-38 zamiast podatników. Może skorzystać z niej nawet 20 mln osób. W tym celu należy się zalogować w systemie i sprawdzić, czy dane w automatycznie wygenerowanym formularzu są poprawne. Jeśli nie, można je uaktualnić, uzupełniając deklarację m.in. o ulgi i odliczenia. Jeśli podatnik nie wprowadzi zmian, zeznanie roczne w zaproponowanej formie zostanie złożone do 30 kwietnia. W przyszłym roku podobna intuicyjna usługa zostanie uruchomiona również dla przedsiębiorców – zapowiada minister finansów Teresa Czerwińska.

Transport

Procedowane w UE zmiany mogą oznaczać koniec dominacji polskiej branży transportowej. Zagrożonych jest wiele miejsc pracy

Proponowane przez Unię Europejską nowe przepisy o zabezpieczeniu społecznym, w połączeniu z Pakietem mobilności czy zmianami w zakresie dostępu do zawodu i rynku mogą oznaczać katastrofę dla polskich firm przewozowych. Ich sytuację może pogorszyć także twardy brexit. W konsekwencji kilkadziesiąt tysięcy firm ograniczy swoją działalność lub upadnie, a to oznacza likwidację wielu miejsc pracy – ostrzega Maciej Wroński, prezes Związku Pracodawców „Transport i Logistyka Polska”.

Przemysł

W ciągu pięciu lat światowa sprzedaż robotów dla przemysłu wzrośnie dziesięciokrotnie. W Polsce ich wykorzystanie wciąż niewielkie

Popyt na roboty współpracujące, zaprojektowane do pracy z ludźmi, zwiększy się przynajmniej dziesięciokrotnie w ciągu nadchodzących pięciu lat. W Polsce ten wzrost będzie jeszcze większy, bo pod względem wykorzystania robotów w przemyśle na razie odstajemy od sąsiadów – prognozuje Enrico Krog Iversen, dyrektor generalny OnRobot. Dla polskich firm wykorzystanie robotów może być odpowiedzią na niedobory kadr i rosnące płace, a dodatkowo pozwoli zwiększyć wydajność i obniżyć koszty. Zakres możliwości robotów stale się poszerza, więc mogą być wykorzystywane w coraz większej liczbie gałęzi przemysłu.

Media i PR

Najgorsze w historii wyniki dla szukających pracy w branży PR. W 2018 roku pojawiło się dla nich jedynie 1,1 tys. ogłoszeń

Tylko nieco ponad 1,1 tys. ofert pracy dla PR-owców pojawiło się w 2018 roku. To najgorszy wynik od kiedy prowadzone są badania, czyli od 2008 roku – wynika z danych PRoto.pl. Z analizy ubiegłorocznych ogłoszeń wynika, że w agencjach PR zmienia się profil stanowisk, na które poszukiwano pracowników. Choć na najwięcej ofert pracy mogą liczyć konsultanci i asystenci, do których skierowane jest mniej więcej co trzecie ogłoszenie, coraz częściej poszukiwani są też specjaliści. Na pracę mogą liczyć osoby, które mają już kilkuletnie doświadczenie. Najwięcej ofert pracy w firmach dotyczyło branż IT i nowych technologii.