Newsy

Umiejętne zarządzanie czasem poprawia organizację pracy. Podstawa to dobre planowanie

2018-09-28  |  06:10
Mówi:Dr Agnieszka Jarzębowska
Funkcja:trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”
  • MP4
  • E-maile i telefony, biurowe plotki ze współpracownikami przy kawie albo nagłe, ale mało ważne zadania do wykonania na już potrafią skutecznie zdezorganizować dzień pracy i odciągnąć od realizacji zawodowych celów. Aby poprawić efektywność pracy, warto się stosować do zasad zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest planowanie i wyznaczanie priorytetów. 

    Aby efektywnie zarządzać swoim czasem w miejscu pracy, trzeba wykorzystywać zasady zarządzania czasem. Tych zasad jest bardzo dużo i nie każdy pracownik musi się stosować do wszystkich. Są natomiast są pewne fundamenty, które pozwalają się dobrze zorganizować i w ciągu tego ustawowego, ośmiogodzinnego dnia pracy wykonać wszystkie zadania – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

    Z badania przeprowadzonego dla VoucherCloud na 1 989 pracownikach biur w Wielkiej Brytanii wynika, że pracujemy efektywnie tylko przez pierwsze 2 godz. i 53 min spędzanych w biurze. Natomiast z każdą kolejną godziną pracownik poświęca coraz więcej czasu na przerwy na kawę, papierosa, social media albo biurowe plotki. Tylko 21 proc. stwierdziło, że udaje im się zachować produktywność przez cały dzień. Narzędziem, które poprawia efektywność pracy i pomaga w osiąganiu konkretnych celów, są zasady zarządzania czasem. Podstawową jest planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny zostać zrealizowane w ciągu dnia.

    Aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami zawodowymi, które mamy do wykonania, polecam zastosować zasady zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest codzienne planowanie swojego dnia, żeby wiedzieć, jakie zadania są do wykonania i umieścić je w przestrzeni czasowej. To jest absolutna podstawa i bez niej trudno mówić o jakiejkolwiek efektywności. Nie planując swojego dnia, swojej pracy, bardzo często wpadamy w wir różnego rodzaju poleceń, e-maili, telefonów, pilnych rzeczy do wykonania. W efekcie okazuje się, że pracownicy potrafią spędzić w pracy 8 godzin i tak naprawdę nie wypracować żadnego efektu, bo cały dzień zajmują się tymi sprawami nagłymi, które nie prowadzą de facto do realizacji żadnego celu – podkreśla Agnieszka Jarzębowska.

    Jak podkreśla, najbardziej efektywnie pracujemy rano. Natomiast w wielu firmach poranek jest marnotrawiony przeważnie na biurowych plotkach ze współpracownikami przy kawie, sprawdzaniu e-maili i social mediów albo innych rozpraszaczach uwagi. Dlatego dzień pracy warto rozpocząć od wykonania jednego, najważniejszego zadania.

    Druga zasada zarządzania czasem, którą warto wykorzystać, mówi, aby każdego dnia określać trzy najważniejsze zadania do realizacji, które są ważne dla naszego stanowiska pracy. W ciągu całego dnia pracy spływa na nas bardzo wiele zadań, które zaczynają się nawarstwiać. Wpadamy w kołowrotek i zajmujemy się wieloma rzeczami, które nie mają znacznej wartości. Kiedy wiemy, jakie są trzy najważniejsze zadania każdego dnia, to robimy wszystko, aby skupić się na ich realizacji. Nawet jeśli wpadnie nam dużo przypadkowych czy pilnych zadań do wykonania, to mamy poczucie, że i tak zrobiliśmy coś ważnego, co doprowadza nas do realizacji celu, na który pracujemy – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

    Czytaj także

    Więcej ważnych informacji

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Kongres Profesjonalistów Public Relations

    Polityka

    W tym tygodniu Komisja Europejska przedstawi projekt budżetu na lata 2028–2034. To będzie pierwsza długoletnia perspektywa czasu wojny

    16 lipca Komisja Europejska przedstawi swój pomysł na budżet w kolejnej siedmioletniej perspektywie. Projekt ma przewidywać mniej programów, większy udział kwot niezaplanowanych, a także mechanizmy i rezerwy, które umożliwią szybszą i bardziej elastyczną reakcję na zmieniające się potrzeby. Więcej w nim będzie również środków przewidzianych na wzmocnienie bezpieczeństwa. W maju Parlament Europejski odrzucił w głosowaniu propozycję KE, by budżety przewidziane na okres po roku 2027 konstruować tak jak KPO.

    Polityka

    P. Müller: Wnioski z ludobójstwa w Srebrenicy szczególnie aktualne w kontekście ukraińskim. Społeczność międzynarodowa nie może przymykać oczu

    W ubiegłym tygodniu obchodzono 30. rocznicę ludobójstwa w Srebrenicy, gdzie z rąk Serbów w lipcu 1995 roku zginęło ponad 8 tys. bośniackich mężczyzn i chłopców. To jeden z najciemniejszych rozdziałów najnowszej historii Europy – podkreślali szefowie instytucji UE. – ​To także lekcja dla społeczności międzynarodowej, która nabiera szczególnego znaczenia w kontekście agresji Rosji na Ukrainę – mówi Piotr Müller, europoseł z PiS.

    Media i PR

    Parlament Europejski wzywa do większej ochrony wolności dziennikarzy. Wiceprzewodnicząca: media mają pełnić funkcję kontrolną, a niektórym rządom to się nie podoba

    8 sierpnia br. w państwach członkowskich UE zacznie obowiązywać europejski akt o wolności mediów. Przepisy rozporządzenia mają chronić pluralizm i niezależność mediów. Jak wynika z nowego raportu KE dotyczącego praworządności, wciąż jest to obszar, w którym jest dużo zagrożeń. Również Parlament Europejski wzywa kraje członkowskie do intensywnych wysiłków na rzecz wolności mediów i ochrony dziennikarzy.

    Partner serwisu

    Instytut Monitorowania Mediów

    Szkolenia

    Akademia Newserii

    Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.