Newsy

Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej

2012-08-21  |  06:35

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i  kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej. Wciąż nie jest jasne, kiedy oczekiwane przez przedsiębiorców zmiany wejdą w życie..

Jak podkreśla Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawców RP, obowiązek papierowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i placowej oznacza dla przedsiębiorców przede wszystkim olbrzymie koszty.

 – Firmy zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania tych dokumentów u siebie, są więc zdane na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba płacić za archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – podkreśla Grzegorz Byszewski w rozmowie z Agencją Informacyjną Newseria.

Zgodnie z przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.

 – Pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenia, które nie muszą zależeć od niego, bo może się pojawić pożar, powódź w danym budynku czy zwykłe zalanie dokumentów – dodaje Grzegorz Byszewski.

Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 – Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, opatrzonej w ważniejszych sprawach cyfrowym podpisem kwalifikowanym, co znacznie obniżyłoby koszty i byłoby bezpieczniejsze – uważa Grzegorz Byszewski.

Część małych firm i rzemieślników nie posiada komputera, bo nie wymaga tego charakter prowadzonej przez nich działalności.

 – W takim wypadku należałoby wprowadzić okres przejściowy, w którym byłaby możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – proponuje Grzegorz Byszewski.

Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie wysłanym Agencji Informacyjnej Newseria poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany w ministerstwie.

Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.

 – W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych – podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.

 – Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę – podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Kongres Rady Podatkowej

Targi Bezpieczeństwa

Handel

Ze względu na różnice w cenach surowce wtórne przegrywają z pierwotnymi. To powoduje problemy branży recyklingowej

Rozporządzenie PPWR stawia ambitne cele w zakresie wykorzystania recyklatów w poszczególnych rodzajach opakowań. To będzie oznaczało wzrost popytu na materiały wtórne pochodzące z recyklingu. Obecnie problemy branży recyklingu mogą spowodować, że popyt będzie zaspokajany głównie przez import. Dziś do dobrowolnego wykorzystania recyklatów nie zachęcają przede wszystkim ceny – surowiec pierwotny można kupić taniej niż ten z recyklingu.

Przemysł spożywczy

Rośnie presja konkurencyjna na unijne rolnictwo. Bez rekompensat sytuacja rolników może się pogarszać

Rolnictwo i żywność, w tym rybołówstwo, są sektorami strategicznymi dla UE. System rolno-spożywczy, oparty na jednolitym rynku europejskim, wytwarza ponad 900 mld euro wartości dodanej. Jego konkurencyjność stoi jednak przed wieloma wyzwaniami – to przede wszystkim eksport z Ukrainy i niedługo także z krajów Mercosur, a także presja związana z oczekiwaniami konsumentów i Zielonym Ładem. Bez rekompensat rolnikom może być trudno tym wyzwaniom sprostać.

Transport

Infrastruktury ładowania elektryków przybywa w szybkim tempie. Inwestorzy jednak napotykają szereg barier

Liczba punktów ładowania samochodów elektrycznych wynosi dziś ok. 10 tys., a tempo wzrostu wynosi ok. 50 proc. r/r. Dynamika ta przez wiele miesięcy była wyższa niż wyniki samego rynku samochodów elektrycznych, na które w poprzednim roku wpływało zawieszenie rządowych dopłat do zakupu elektryka. Pierwszy kwartał br. zamknął się 22-proc. wzrostem liczby rejestracji w ujęciu rocznym, ale kwiecień przyniósł już wyraźne odbicie – o 100 proc.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.