Newsy

Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej

2012-08-21  |  06:35

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i  kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej. Wciąż nie jest jasne, kiedy oczekiwane przez przedsiębiorców zmiany wejdą w życie..

Jak podkreśla Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawców RP, obowiązek papierowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i placowej oznacza dla przedsiębiorców przede wszystkim olbrzymie koszty.

 – Firmy zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania tych dokumentów u siebie, są więc zdane na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba płacić za archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – podkreśla Grzegorz Byszewski w rozmowie z Agencją Informacyjną Newseria.

Zgodnie z przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.

 – Pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenia, które nie muszą zależeć od niego, bo może się pojawić pożar, powódź w danym budynku czy zwykłe zalanie dokumentów – dodaje Grzegorz Byszewski.

Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 – Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, opatrzonej w ważniejszych sprawach cyfrowym podpisem kwalifikowanym, co znacznie obniżyłoby koszty i byłoby bezpieczniejsze – uważa Grzegorz Byszewski.

Część małych firm i rzemieślników nie posiada komputera, bo nie wymaga tego charakter prowadzonej przez nich działalności.

 – W takim wypadku należałoby wprowadzić okres przejściowy, w którym byłaby możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – proponuje Grzegorz Byszewski.

Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie wysłanym Agencji Informacyjnej Newseria poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany w ministerstwie.

Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.

 – W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych – podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.

 – Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę – podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Kongres Rady Podatkowej

Targi Bezpieczeństwa

Handel

Branża materiałów budowlanych ostrzega przed rosnącym importem ze Wschodu. Rząd zapowiada działania w tym kierunku

Polscy przedstawiciele branży materiałów budowlanych są zaniepokojeni skalą importu wyrobów spoza Unii Europejskiej. Postępujące uzależnienie europejskiego rynku od dostaw z krajów o niższych standardach środowiskowych, pracowniczych i jakościowych skutkuje nie tylko osłabieniem jego konkurencyjności, spadkiem krajowej produkcji i redukcją miejsc pracy, ale również ucieczką emisji CO2. Branża apeluje więc o wprowadzenie zmian w zakresie handlu, w tym o wyrównanie stawek celnych na materiały budowlane. Rząd zapowiada podjęcie działań, które będą wspierać krajową branżę.

Ochrona środowiska

Rusza ważna inwestycja w Ustce. Nowa baza będzie zapleczem serwisowym dla morskich farm wiatrowych [AUDIO]

Wystartowały prace przy budowie bazy operacyjno-serwisowej w Ustce. Inwestycja będzie zapleczem dla obsługi morskiej farmy wiatrowej, którą PGE buduje na Bałtyku wraz z duńską firmą Ørsted. Uruchomienie Baltica 2 zaplanowane jest na 2027 rok. Baza ma także potencjał, by obsługiwać kolejne projekty morskie PGE. Będzie mieć znaczenie nie tylko dla rozwoju offshore w Polsce, lecz także dla samego regionu.

Handel

Rynek nieprzygotowany do wdrożenia systemu kaucyjnego. Może się opóźnić nawet o kilka miesięcy

Zdaniem przedstawicieli Polskiej Federacji Producentów Żywności Polska nie jest jeszcze przygotowana na wprowadzenie systemu kaucyjnego 1 października br. Za główny powód opóźnień podają brak licencji, które mogą powodować potężne straty finansowe. Eksperci wskazują, że system może ruszyć z kilkumiesięcznym opóźnieniem, co spowoduje chaos zarówno wśród konsumentów, jak i w handlu.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.