Mówi: | Grzegorz Byszewski |
Funkcja: | Ekspert |
Firma: | Pracodawcy RP |
Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej. Wciąż nie jest jasne, kiedy oczekiwane przez przedsiębiorców zmiany wejdą w życie..
Jak podkreśla Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawców RP, obowiązek papierowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i placowej oznacza dla przedsiębiorców przede wszystkim olbrzymie koszty.
– Firmy zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania tych dokumentów u siebie, są więc zdane na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba płacić za archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – podkreśla Grzegorz Byszewski w rozmowie z Agencją Informacyjną Newseria.
Zgodnie z przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.
– Pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenia, które nie muszą zależeć od niego, bo może się pojawić pożar, powódź w danym budynku czy zwykłe zalanie dokumentów – dodaje Grzegorz Byszewski.
Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
– Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, opatrzonej w ważniejszych sprawach cyfrowym podpisem kwalifikowanym, co znacznie obniżyłoby koszty i byłoby bezpieczniejsze – uważa Grzegorz Byszewski.
Część małych firm i rzemieślników nie posiada komputera, bo nie wymaga tego charakter prowadzonej przez nich działalności.
– W takim wypadku należałoby wprowadzić okres przejściowy, w którym byłaby możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – proponuje Grzegorz Byszewski.
Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie wysłanym Agencji Informacyjnej Newseria poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany w ministerstwie.
Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.
– W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych – podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.
– Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę – podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.
Czytaj także
- 2024-12-10: Polska spółka stworzyła innowacyjny system poprawiający bezpieczeństwo pożarowe w kopalniach. Właśnie wchodzi z nim na globalny rynek
- 2024-12-06: Szara strefa na rynku e-papierosów sięga 37,5 proc. Przez podwyżki cen więcej użytkowników może szukać nielegalnych źródeł
- 2024-12-19: Unijny system handlu emisjami do zmiany. Po 2030 roku może objąć technologie pochłaniania CO2
- 2024-12-03: W rządowym planie na rzecz energii i klimatu zabrakło konkretów o finansowaniu transformacji. Bez tego trudno będzie ją przeprowadzić
- 2024-10-18: Polska unijnym liderem w pracach nad Społecznym Planem Klimatycznym. Ma pomóc w walce z ubóstwem energetycznym
- 2024-11-20: Bezpieczeństwo żywnościowe 10 mld ludzi wymaga zmian w rolnictwie. Za tym pójdą też zmiany w diecie
- 2024-11-13: Polska ochrona zdrowia niegotowa na kolejny kryzys. Eksperci: nie wyciągnęliśmy lekcji z pandemii
- 2024-10-11: Szpitale pracują nad poprawą jakości opieki nad pacjentami. Do wzmocnienia są kwestie bezpieczeństwa i redukcja zdarzeń niepożądanych
- 2024-09-05: Firmy cierpią z powodu braku przewidywalnej polityki podatkowej. Częste zmiany podważają zaufanie do państwa i zniechęcają inwestorów [DEPESZA]
- 2024-09-05: W 2060 roku emerytura z ZUS może wynieść mniej niż 20 proc. ostatniej pensji. Dobrowolne oszczędzanie na ten cel wciąż mało popularne
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Infrastruktura
Rekordowy przelew dla Polski z KPO. Część pieniędzy trafi na termomodernizację domów i mieszkań
Przed świętami Bożego Narodzenia do Polski wpłynął największy jak dotąd przelew unijnych pieniędzy – nieco ponad 40 mld zł z Krajowego Planu Odbudowy. Zgodnie z celami UE ponad 44 proc. tych środków zostanie przeznaczona na transformację energetyczną, w tym m.in. termomodernizację domów i mieszkań czy wymianę źródeł ciepła. Od początku tego roku na ten cel trafiło 3,75 mld zł z KPO, które sfinansowały program Czyste Powietrze.
Prawo
W lutym zmiana na stanowisku Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Co roku trafia do niego kilka tysięcy spraw związanych z instytucjami unijnymi
W ubiegłym tygodniu Parlament Europejski wybrał Portugalkę Teresę Anjinho na stanowisko Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Ombudsman przyjmuje i rozpatruje skargi dotyczące przypadków niewłaściwego administrowania przez instytucje unijne lub inne organy UE. Tylko w 2023 roku pomógł ponad 17,5 tys. osobom i rozpatrzył niemal 2,4 tys. skarg.
Problemy społeczne
Przeciętny Polak spędza w sieci ponad trzy godziny dziennie. Tylko 11 proc. podejmuje próby ograniczenia tego czasu
Polacy średnio spędzają w internecie ponad trzy godziny dziennie. Jednocześnie, według badania na temat higieny cyfrowej, jedynie 14 proc. respondentów kontroluje swój czas ekranowy, a co piąty ogranicza liczbę powiadomień w telefonie czy komputerze. Nadmierne korzystanie z ekranów może wpływać na zaniedbywanie obowiązków i relacji z innymi, a także obniżenie nastroju i samooceny. Kampania Fundacji Orange „Nie przescrolluj życia” zwraca uwagę na potrzebę dbania o higienę cyfrową. Szczególnie okres świątecznego wypoczynku sprzyja takiej refleksji.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.