Większość firm jest gotowa na ustawę o ochronie sygnalistów. Wyzwaniem będzie zmiana postrzegania takich osób jako donosicieli

Ponad 40 proc. naruszeń w organizacjach wykrywanych jest dzięki sygnalistom – wynika z danych ACFE. Jak wskazuje przygotowane przez EY badanie na temat uczciwości w biznesie, przeprowadzone wśród przedstawicieli różnego szczebla firm, w Polsce wciąż jednak do zgłaszania nieprawidłowości podchodzi się z dużą nieufnością. Przykładowo 35 proc. badanych w Polsce ma wiedzę o niewłaściwym postępowaniu, którego nie zdecydowało się ujawnić. Ustawa o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życie 25 września i ma zwiększyć ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości, może to podejście zmienić. Firmy będą musiały stworzyć i udostępnić kanały umożliwiające poufne ujawnienie naruszeń. Dużym wyzwaniem będzie jednak odejście od stereotypu, że sygnalista to donosiciel. – Dopiero odpowiednie ukształtowanie kultury organizacyjnej pozwoli na otwarcie się pracowników – ocenia dr hab. Beata Baran-Wesołowska, partner w kancelarii Baran Książek Bigaj.

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie 25 września 2024 roku. Wprowadza nowe standardy w zakresie zgłaszania naruszeń przepisów prawa w Polsce. Ma przede wszystkim zapewnić skuteczny i bezpieczny system zgłaszania różnych nieprawidłowości w miejscu pracy oraz zapewnić sygnalistom ochronę przed ewentualnymi działaniami odwetowymi. W katalogu naruszeń, których zgłoszenie podlega ochronie, znajduje się 17 punktów odnoszących się m.in. do korupcji, zamówień publicznych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych czy interesów finansowych Skarbu Państwa i samorządów oraz rynku wewnętrznego Unii Europejskiej.

Z badania „Occupational Fraud 2024: a Report to the Nations” organizacji Association of Certified Fraud Examiners wynika, że 43 proc. nadużyć zawodowych w organizacjach (m.in. korupcja, defraudacja, nierzetelne oświadczenia) wykrywanych jest dzięki sygnalistom. To ponad trzykrotnie więcej niż w jakimkolwiek innym mechanizmie wykrywania – dla przykładu audyt wewnętrzny odpowiada za 14 proc. wykrytych naruszeń. Ponad połowa wszystkich zgłoszeń w badaniu (52 proc.) pochodziła od pracowników w organizacji (21 proc. od klientów).

– Największym wyzwaniem w ramach wdrożenia ustawy o sygnalistach jest wytłumaczenie, że sygnalista to osoba, która zgłasza w dobrej wierze. To nie donosiciel, tylko osoba, która dba o pewne dobra związane z organizacją, a jednocześnie o te zagadnienia, które mogą podlegać zgłoszeniu i których katalog został ujęty w ustawie – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes dr hab. Beata Baran-Wesołowska, partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj.

Z przeprowadzonego przez EY „Światowego Badania Uczciwości w Biznesie 2024” wynika, że 30 proc. respondentów w Polsce deklaruje, że na przestrzeni ostatnich dwóch lat zgłaszali różnego rodzaju nadużycia i nieprawidłowości. Nieco wyższy odsetek (35 proc.) stwierdził jednak, że ma wiedzę o niewłaściwym postępowaniu, którego nie zdecydowali się ujawnić. Co więcej, 60 proc. odczuwało presję, aby nie zgłaszać zauważonego nieuczciwego zachowania, a 43 proc. nie wierzy, że zgłoszenie wywoła odpowiednią reakcję. W porównaniu do badania z 2022 roku z 79 proc. do 64 proc spadła liczba ankietowanych, którzy ufają, że można sygnalizować nieprawidłowości w pracy bez obawy o negatywne konsekwencje związane ze zgłoszeniem.

Ustawa o ochronie sygnalistów, która gwarantuje im anonimowość i ochronę przed ewentualnym odwetem ze strony przełożonych (np. zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing), może pomóc to zmienić.

– Wyzwania, z którymi mierzą się pracodawcy na co dzień, to odpowiednie ukształtowanie kultury organizacyjnej i pokazanie, że systemy zgłaszania nieprawidłowości cieszą się poufnością i bezpieczeństwem, bo to w rezultacie pozwoli na otwarcie się pracowników i przekazanie przez nich takich informacji, które w ramach whistleblowingowej ścieżki będą mogły być rozpatrywane – mówi ekspertka. – Bardzo duże znaczenie będzie miało dochowanie poufności w organizacji w ramach prowadzonych działań wyjaśniających po wpłynięciu zgłoszenia. Nie dotyczy to wyłącznie osób, które będą od strony pracodawcy zajmowały się procedowaniem zgłoszenia, ale także odpowiednie uprzedzenie na przykład osób, które mogą mieć potencjalną wiedzę o tych zdarzeniach niepożądanych i będą zaangażowane w procedurę wyjaśniania na prawach świadków, żeby oni także mieli świadomość poufności, która ich obowiązuje.

Ustawa zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających poufne zgłaszanie naruszeń. Muszą zadbać nie tylko o zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty, ale i treści zgłoszenia oraz osób, których mogą one dotyczyć. Firmy muszą także przygotować i wdrożyć wewnętrzne procedury związane z możliwością zgłaszania naruszeń, a także zapewnić odpowiednie przeszkolenie dla pracowników. Sygnaliści będą mieli wybór dokonywania zgłoszeń wewnątrz organizacji lub na zewnątrz – do wyznaczonego organu, w tym przypadku do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, lub do mediów. W związku z tym dla firm kluczowe będzie nie tylko formalne spełnienie wymogów, ale także skuteczność wprowadzonych rozwiązań i podjęcie działań naprawczych w odpowiedzi na zgłoszenia oraz informowanie pracowników o wynikach przeprowadzonego dochodzenia.

– Kwestia szybkości rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych będzie na pewno zależała od stopnia skomplikowania przekazanych informacji. Zgłoszenia o charakterze interdyscyplinarnym, które będą dotyczyły więcej niż jednego obszaru naruszeń prawa powszechnie obowiązującego, siłą rzeczy będą wymagały większego nakładu pracy i zaangażowania, co w konsekwencji będzie wymagało też prawdopodobnie dłuższego czasu na ich rozpoznanie. Jeśli chodzi o poufność i bezpieczeństwo, to podobnie jak przy zgłoszeniach wewnętrznych, istotne będzie nie tylko odpowiednie ukształtowanie kanałów przyjmowania zgłoszeń, ale także zadbanie o czynnik ludzki, krytyczny przy rozpoznawaniu tego typu zgłoszeń – podkreśla dr hab. Beata Baran-Wesołowska.

Ochrona sygnalistów jest wymogiem prawnym dla podmiotów z sektora publicznego i prywatnego zatrudniających powyżej 50 pracowników. Polska ustawa wdraża dyrektywę z 2019 roku, dlatego większość organizacji, zwłaszcza dużych firm lub korporacji będących częścią międzynarodowych grup kapitałowych, z dużym wyprzedzeniem rozpoczęła przygotowania do wdrożenia nowych procedur. Część z nich jest na zaawansowanym etapie wdrożeń, a w części te rozwiązania już funkcjonują, tylko są dostosowywane do polskich wymogów.

– W przedsiębiorstwach średnich widać, że jest w tym temacie spora wiedza i świadomość nowych obowiązków, więc tutaj mam też optymistyczne prognozy co do ich przygotowania. Z kolei w sektorze publicznym jest inna specyfika niż wśród podmiotów prywatnych, co wynika między innymi z bezpośredniego skutku dyrektywy, który niejako jest implikacją późnego wdrożenia regulacji prawnych do polskiego porządku prawnego. To skutkuje tym, że bardzo wiele podmiotów publicznych, mając świadomość właśnie tej sytuacji prawnej, zdecydowało się już z wyprzedzeniem na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości. Natomiast ci, którzy czekali na wejście w życie ustawy, również w dużym procencie są w dalekim stadium zaawansowania albo są przygotowani na to, żeby być gotowym na odbiór zgłoszeń – mówi partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj.