Czy stać cię na nieposiadanie systemu ERP?

Choć coraz więcej firm korzysta z systemów ERP, wśród średnich przedsiębiorstw wciąż jest to niewiele ponad połowa (53,9 proc.)[1]. Jednym z czynników, dla których wiele organizacji nie decyduje się na korzystanie z tego rodzaju oprogramowania, jest cena. Tymczasem wzięcie pod uwagę wyłącznie kosztów wdrożenia czy utrzymania systemu nie daje pełnego obrazu. Pytaniem, które warto sobie zadać, jest: co firma traci, jeśli nie używa systemu ERP?

O konkurencyjności na rynku decyduje nie tylko aktualna kondycja przedsiębiorstwa, jego wyniki czy liczba klientów. Kluczowe znaczenia ma również możliwość dostosowania się do zmieniających się warunków. Mogą to być rosnące oczekiwania klientów, wprowadzenie przez konkurencję nowych produktów, ale także otoczenie rynkowe i okoliczności zewnętrzne. Ostatnie miesiące są dowodem na to, że w wielu branżach to właśnie elastyczność potrafi przesądzić o „być albo nie być”. Jest ona możliwa wtedy, kiedy proces decyzyjny w firmie jest możliwie jak najkrótszy, zarząd ma dostęp do najważniejszych danych finansowych zarówno w skali mikro jak i makro, a jednocześnie organizacja potrafi efektywnie działać i zapewnić sprawny przepływ zadań i informacji między pracownikami. To właśnie umożliwiają systemy ERP i wspierające je oprogramowanie obejmujące procesy miękkie w organizacji.

Ile więc może kosztować nieposiadanie systemu ERP?

Koszt opóźnionych decyzji

W globalnych korporacjach, które mają tysiące spółek rozsianych po świecie, dostęp do informacji o pełnej kondycji finansowej firmy ma kluczowe znaczenie. Nie ma wątpliwości, że skuteczne systemy, które pozwalają przygotować pełne raporty w poszczególnych spółkach, przesłać do centrali i na ich podstawie przygotować analizy w szybkim czasie, są niezbędne.

Jak można jednak te doświadczenia przełożyć na mniejsze firmy? Informacje, które w systemie ERP byłyby przygotowywane w sposób automatyczny i generowane zgodnie z ustalonymi standardami, wymagają ręcznego sprawdzenia przez pracowników. Proces ten jest więc znacznie dłuższy, a dane finansowe spływają po czasie. Sprawia to, że decyzje podejmuje się nie na podstawie aktualnego stanu przedsiębiorstwa, tylko informacji, z bliskiej, ale jednak przeszłości. Tymczasem spóźnione decyzje mogą przekładać się np. na dalszą sprzedaż nierentownego produktu, nadmierną produkcję niektórych towarów czy nałożenie zbyt niskiej marży. Są to realne koszty, które firma ponosi tylko dlatego, że proces zamykania miesiąca czy przesyłanie raportów finansowych z poszczególnych oddziałów trwa zbyt długo.

Koszt braku płynnej konsolidacji danych

Niezależnie od tego, czy organizacja zupełnie nie korzysta z oprogramowania biznesowego, czy wykorzystuje różne systemy np. do procesów księgowych, produkcji, zarządzania relacjami z klientami, wyzwaniem jest skuteczna i płynna konsolidacja danych. Tam, gdzie brakuje integracji systemów lub wszystkie dane wprowadzane są ręcznie, wciąż kluczowe z punktu widzenia zarządu informacje takie jak: aktualne przychody i koszty, kondycja finansowa przedsiębiorstwa – nie są w pełni przejrzyste. Wymagają dodatkowych analiz, a więc także czasu, aby móc wyciągać właściwie wnioski.

Nieodpowiednia integracja może doprowadzać również do sytuacji, w których dane są analizowane w niewłaściwym kontekście lub tego kontekstu zupełnie nie mają. Wówczas wystarczy inna interpretacja poszczególnych pozycji z raportów finansowych, aby wyniki nie oddawały realnego obrazu. Uniknięcie tych problemów umożliwiają systemy do konsolidacji danych lub takie oprogramowanie, które w jednym ekosystemie zapewnia moduły dedykowane poszczególnym obszarom. Możliwość szybkiej, zautomatyzowanej i w pełni cyfrowej konsolidacji danych, zyskała jeszcze większe znaczenie w obliczu pandemii i ujaskrawiła przewagę firm, które z niej korzystają.

Koszt błędnych rozliczeń

Papierowy obieg faktur może powodować opóźnienia w akceptowaniu, przetwarzaniu i księgowaniu dokumentów finansowych. W wielu firmach związany jest on z koniecznością osobistej wizyty w biurze lub danym oddziale. Szczególnie w przypadku pracowników zdalnych czy terenowych proces ten może być czasochłonny i problematyczny. Tymczasem opóźnione czy przeoczone faktury mogą oznaczać nie tylko obowiązek zapłaty odsetek, ale także problemy z odliczeniem podatku VAT. Straty generuje tu konieczność dodatkowej pracy działów księgowych, które muszą przygotować odpowiednie korekty czy po prostu brak możliwości odliczenia kosztów. O ile są to tylko pojedyncze transakcje, nie będą zazwyczaj wpływały na rentowność przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku gdy pojawiają się regularnie lub dotyczą faktur na wysokie kwoty, mogą już oznaczać znaczące straty.

Koszt utraconych klientów

Konkurencja na rynku jest coraz większa, co powoduje, że klienci detaliczni stają się bardzo wymagający. Bieżące informacje o czasie realizacji zamówienia czy statusie zamówienia, stają się niezbędnym elementem. Coraz częściej podobne wymagania można również zauważyć w obszarze B2B. Wraz z postępującą cyfryzacją, automatyzacja procesów w firmie (np. automatyczne powiadomienia o zamówieniu, wysyłce towaru itp.) będą nie tylko wpływać na optymalizację pracy, ale także przesądzać o tym, czy klient powróci czy przejdzie do konkurencji oferującej mu lepsze doświadczenie użytkownika. Koszt pozyskania nowego klienta jest znacznie wyższy niż utrzymanie obecnych, a dodatkowo w wielu branżach to właśnie lojalni konsumenci generują najwyższe koszyki zakupowe.

Koszt braku optymalizacji pracy

W obliczu pandemii niemal wszystkie firmy zrewidowały swoje podejście dotyczące organizacji pracy. Systemy ERP cyfryzują komunikację między pracownikami. Umożliwiają nie tylko usunięcie prac żmudnych – takich jak np. ręczne kopiowanie danych, ale także znacznie ułatwiają przepływ informacji w obliczu pracy zdalnej. Warto więc zadać sobie pytanie: czy firmę stać na to, żeby pracownik przynosił dokument w formie papierowej lub żeby ręcznie wprowadzał dane, które mogą być generowane automatycznie? Czy nie będzie bardziej opłacalne, jeśli ten sam czas poświęci on na bardziej ambitne lub kreatywne zadania?

Wojciech Wileński, Consultancy Manager CEE, Exact Software Poland

[1] Dane GUS za 2019 r.; średnie firmy definiowane jako zatrudniające 50-249 pracowników