Jak automatyzacja usprawnia pracę zdalną?

Aby praca zdalna przebiegała sprawnie, powinieneś zapewnić, by wszystko działało w firmie jak dobrze naoliwiona maszyna. Jak to zrobić? Od czego zacząć? Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja pozwala zachować ciągłość pracy, a nawet zwiększyć jej wydajność bez względu na to, skąd pracują Twoi pracownicy.

Tak oczywiste dzisiaj narzędzia, jak poczta elektroniczna, komunikatory czy intranet ułatwiają naszą codzienną pracę. Jednak nie są wystarczające, aby zapewnić możliwość pełnej realizacji zadań zdalnie. W jaki sposób zdalnie zatwierdzić papierową fakturę wysłaną do biura pocztą, pracując w domu? Jak umożliwić składanie wniosków online (zaświadczenia, świadczenia, urlopy, home office) bez konieczności wypełniania papierowych dokumentów? Jak zarządzać projektami, przydzielać zadania i budżety, mieć pewność, że wszystkie zadania zostały wykonane na czas i zgodnie z planem?

W większości firm, nawet posiadających liczne i zaawansowane systemy, wiele procesów zostaje na papierze, wymaga obecności w biurze, bezpośredniego kontaktu lub dostępu do kilku albo nawet kilkunastu różnych systemów, z których wcześniej większość pracowników nawet nie miała okazji skorzystać. Dlatego przy ich pierwszym użyciu pojawiają się kłopoty z dostępem, których rozwiązanie jest czasochłonne i często wymaga uzyskania wielu dodatkowych zgód. Z tymi problemami często muszą zmagać się pracownicy działów IT, którzy radzą sobie z tym doskonale, jeśli dotyczy to pojedynczych osób. Natomiast jeśli nagle okazuje się, że większość pracowników zgłasza się do nich w tym samym czasie, im samym przydałby się system do obsługi zgłoszeń.

Tak się dzieje, ponieważ istniejące systemy nie pokrywają w pełni potrzeb pracowników. Często dostępne narzędzia są przestarzałe, nie reagują płynnie na zmiany prawne, albo są zbyt mało elastyczne i uniemożliwiają skalowanie. Procesy ulegają zmianie, podczas gdy systemy pozostają takie same. Nie zawsze możliwe lub opłacalne jest rozwijanie starego oprogramowania, dlatego powstają luki, które pracownicy wypełniają arkuszami kalkulacyjnymi, a nawet papierem.

I tu z pomocą przychodzi nowoczesna technologia, która umożliwia automatyzację procesów, które pozostają poza dostępnymi w organizacji systemami. Tak jak na początku XX wieku automatyzacja wkroczyła do fabryk, umożliwiając masową produkcję, tak w XXI wkracza do biznesu, uwalniając pracowników umysłowych od od powtarzalnych zadań i czasochłonnych, manualnych procesów. Dzisiaj automatyzacja pomaga zachować kontrolę nad rozmaitymi nawet skomplikowanymi zadaniami, jak planowanie, zarządzanie użytkownikami, akceptacją i obliczeniami, a także zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Narzędziami, które pozwalają zarządzać całym procesem – wszystkimi akcjami, krokami, ale też samymi danymi – od ich wprowadzenia do raportowania, są aplikacje biznesowe w modelu SaaS (Software as a Service, czyli oprogramowanie jako usługa). Dzięki temu, że są dostępne w chmurze, można z nich korzystać z każdego miejsca i urządzenia mobilnego, wystarczy dostęp do internetu.

Przykładem takiego rozwiązania jest polska platforma Qalcwise, umożliwiająca tworzenie aplikacji automatyzujących dowolne procesy biznesowe (kadrowe, finansowe, administracyjnych, sprzedażowe, logistyczne itd.), bez programowania. Aplikacje mogą tworzyć i konfigurować osoby bez umiejętności technicznych, wystarczy znajomość formuł arkuszy kalkulacyjnych.

Aplikacje umożliwiają nie tylko zaprojektowanie procesu, ale realizację zadań wymagających obliczeń, zgodnie z workflow. Mogą automatyzować zadania z każdego obszaru firmy, np.: kalkulacje i generowanie ofert handlowych, kalkulacje prognoz i budżetów, rozliczanie prowizji partnerów, bonusów i retro–rabatów, kalkulacje stanów magazynowych i powiadamianie o konieczności ich uzupełnienia.

– Zyskujemy jedno narzędzie dla wszystkich procesów i wszystkich pracowników, niezależnie od tego, jaką rolę pełnią w firmie. Dzięki dostępowi z każdego urządzenia mobilnego, pracownicy mogą wykonywać pracę w dowolnym miejscu i czasie. A gro pracy odbywa się automatycznie, dzięki czemu redukujemy ilość powtarzalnej pracy i minimalizujemy konieczność bezpośredniego kontaktu – wyjaśnia Sylwia Ciemińska, Manager of Sales w Qalcwise.

Co zapewniają aplikacje biznesowe?

• Centralizacja danych – pracownicy zyskują dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu i z każdego urządzenia mobilnego,
• Dostęp do jednego narzędzia, integrującego wiele procesów – pozwala to na przesyłanie informacji między aplikacjami i do zewnętrznych systemów, bez konieczności ich ręcznego przenoszenia,
• Wygodne zarządzanie dostępem i uprawnieniami – bez problemu możesz włączyć w proces kolejne grupy pracownikom, nadać wyższe uprawnienia i ustalić przejrzystą hierarchię zatwierdzania,
• Zdefiniowany obieg dokumentów i zadań (workflow) – pozwala śledzić procesy i postępy, zapewnia niezakłócony przebieg i gwarantuje sprawną ścieżkę akceptacji,
• Elektroniczne wnioski i formularze – zmniejszają formalności, eliminują papierowe dokumenty, 
• Efektywniejsza komunikacja – bez wychodzenia z platformy, telefonów i przesyłania maili możesz przekazać swoje uwagi, decyzje, dokumenty itd.,
• Szybka reakcja na zmiany – aplikacje typu “no–code” nie wymagają programowania, więc zmiany można wprowadzać bez czasochłonnego developmentu, 
• Pełna customizacja w dowolnym momencie – rozwiązania no–code (bez programowania) są o wiele bardziej elastyczne niż gotowe, pudełkowe rozwiązania, które często są systemami zamkniętymi z bardzo ograniczonymi możliwościami zmian, można dostosować je w pełni do specyfiki firmy przy jednoczesnym zachowaniu funkcjonalność na poziomie systemów klasy Enterprise,
• Wzrost wydajności – elektroniczny obieg zadań i dokumentów znacznie ułatwia ich przetwarzanie i skraca czas obsługi, pozostawiając więcej czasu na bardziej wymagające zadania,
• Redukcja kosztów – dzięki optymalizacji procesów, redukujemy pracę administracyjną – Forrester przewiduje, że automatyzacja może obniżyć koszty operacyjne nawet o 90 proc(1).

Żadne inne oprogramowanie na rynku nie umożliwia tak wszechstronnej, zaawansowanej, a jednocześnie prostej we wdrożeniu i obsłudze automatyzacji. – Jeśli potrzebujesz czegoś “na szybko” skorzystaj z gotowych aplikacji, które umożliwią rozpoczęcie pracy natychmiast – mówi Sylwia Ciemińska i dodaje, że aplikacje można rozwijać w przyszłości o kolejne funkcjonalności.

Aplikacje biznesowe pozwalają w krótkim czasie odciążyć pracowników, przejmując powtarzalne zadania i poprawiając przepływ pracy. Umożliwiają integrację wielu systemów i wypełnienie luk między nimi, przejmując manualne zadania. Pomagają egzekwować odpowiedzialność, zmniejszają formalności, w pełni eliminując papier i konieczność fizycznego przekazywania dokumentów.

Na przykład aplikacje HR-owe pozwalają stworzyć wielofunkcyjny portal pracowniczy, zapewniając dostęp do danych (rezerwy urlopowe, warunki umów, wymiar czasu pracy, formy zatrudnienia itp.), jak również wszystkich wniosków, formularzy i regulaminów. Umożliwiają też załatwienie spraw – składanie wniosków, rozliczanie wydatków, sprawdzenie wykorzystania środków itp. Z kolei aplikacja do zarządzania czasem pracy i jego raportowania umożliwia wygodne harmonogramowanie i regulowanie pracy w trybie Home Office. To jedno miejsce, w którym pracownik uzupełnia wykonanie zadania, ich ewentualne opóźnienia, przekroczenia czasu pracy. To miejsce, w którym przełożony, bez maili, telefonów może sprawdzić aktualne zajęcie pracownika. To również miejsce, w którym klient może np. sprawdzić wykorzystanie czasu wsparcia, jakie wykupił u danego dostawcy. W podobny sposób można zautomatyzować każdy proces zarządzany ręcznie, w arkuszach kalkulacyjnych czy na papierze.

(1) Predictions 2018: Automation Alters The Global Workforce (Forrester)

Qalcwise – Start–up został stworzony w 2014 r. przez Krzysztofa Kowala, Mateusza Bieleckiego i Karola Zienkiewicza. Qalcwise to innowacyjna platforma typu no–code do budowy aplikacji biznesowych przez nie–programistów. Autorska technologia pozwala na tworzenie aplikacji za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego i widgetów. Aplikacje upraszczają i przyspieszają obsługę procesów zarządzanych dotąd ręcznie, na papierze lub w Excelu. Qalcwise minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, zwiększa wydajność zespołów i obniża koszty obsługi administracyjnej. Z aplikacji Qalcwise korzysta już ponad 100 000 pracowników polskich i międzynarodowych firm, m.in: Carrefour, Osram, Schindler, Costa Coffee, Lafarge, Gatta, Medicover. Więcej: www.qalcwise.com