Niszczenie cyfrowych nośników danych i dokumentów – jak robić to dobrze
Początek roku to dobry okres na przeprowadzenie porządków w zgromadzonych danych. W wielu przypadkach informacje znajdujące się na nośnikach, czy już rzadziej, w formie papierowej zawierają poufne dane osobowe i informacje strategiczne z biznesowego punktu widzenia. Chociażby z tych dwóch powodów należy proces utylizacji przeprowadzić regularnie, zgodnie z przepisami i co najważniejsze z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa.
Poradnik przygotował Marcin Sobaniec, manager kategorii produktowej w HSM
- Dlaczego warto utylizować zbędne dane?
Przechowywanie możliwych już do utylizacji danych wiąże się z ryzykiem ich wypłynięcia poza organizację, a co za tym idzie, z niewyobrażalnymi kosztami. Mowa tutaj np. o odszkodowaniach, które często wykraczają poza możliwości finansowe przedsiębiorstwa, z którego dane wyciekły. Średni koszt wycieku danych w Stanach Zjednoczonych to około 9,5 miliona dolarów. Czy warto ryzykować? Zdecydowanie nie.
- Sprawdź, co możesz zniszczyć
Jeśli już zdecydujemy się poddać część danych utylizacji w pierwszej kolejności należy zweryfikować, jakich danych przechowywanych na nośnikach cyfrowych i w formie papierowej możemy się pozbyć. Jeśli chodzi o czas przechowywania, regulują to odpowiednie przepisy. Dla przykładu, faktury należy przechowywać przez 5 lat, a listy płac przez 50 lat. Warto regularnie sprawdzać terminy „ważności” gromadzonych danych. Przemawiają za tym względy finansowe. Ich przechowywanie kosztuje, i to coraz więcej, niezależnie czy mówimy o archiwach papierowych czy nośnikach cyfrowych.
- Niszcz tam, gdzie produkujesz
Jeśli mamy już wyodrębnioną bazę informacji, których możemy się pozbyć warto zapoznać się z przepisami dotyczącymi samego procesu utylizacji. Należy pamiętać, że dokumenty i wszystkie nośniki danych, które możemy i chcemy zniszczyć należy utylizować w miejscu ich przechowywania. To o tyle istotne, że firmy w dużej mierze decydują się na przeprowadzenie tego procesu we własnym zakresie.
- Czy możesz zlecić utylizację – tylko teoretycznie
Nawet jeśli firmy decydują się na współpracę z podmiotem zewnętrznym w zakresie niszczenia nośników danych, nie zwalnia jej to z odpowiedzialności. Według normy ISO/IEC, nadal zleceniodawca odpowiada za bezpieczeństwo danych. Przepisy uniemożliwiające transfer odpowiedzialności za utylizację zachęcają firmy o rozbudowanym zapleczu informatycznym do zaopatrzenia się w urządzenia niszczące dyski twarde i innego rodzaju nośniki. Ich przewóz do miejsca niszczenia niesie za sobą ryzyko wycieku na każdym etapie tego procesu.
- Pamiętaj o odpowiednim sprzęcie
Kolejna ważna rzecz to odpowiedni sprzęt. Wiele osób i instytucji nie zdaje sobie sprawy z faktu, że na bezpieczeństwie nie warto oszczędzać. Na rynku są specjalistyczne urządzenia do niszczenia cyfrowych nośników, które spełniają wszystkie normy bezpieczeństwa. Współczesne niszczarki dysków zasilane są prądem jednofazowym, nie wymagają skomplikowanej konfiguracji i dostosowania pomieszczeń. Oprócz tego, z biegiem lat zmniejszyły się gabaryty i niszczarki są w pełni mobilne. To umożliwia ich pracę bezpośrednio w miejscu powstawania czy składowania elektronicznych nośników. Wszystkie te zmiany znacznie ułatwiają proces niszczenia, a tym samym zwiększają spektrum zastosowania w firmach.
- Czy niszczenie to standard?
Największy problem z bezpieczeństwem danych mają firmy z kategorii MŚP. W okresie od listopada 2021 r. do października 2022 r. na całym świecie wykryto prawie 16 tys. incydentów cyberprzestępczości, w tym 700 spraw dotyczyło małych firm. To pokazuje, że problem nadal istnieje i mimo powszechnej informatyzacji biznes zapomina o radzeniu sobie z problemem właściwej utylizacji nośników. Firmy w Polsce powinny zatem zadbać o proces niszczenia wewnątrz przedsiębiorstw zanim będzie na to za późno, zwłaszcza że nie jest to proces skomplikowany. Jedyne o co należy zadbać to wysokiej klasy sprzęt, który gwarantuje, że dane zapisane na zniszczonych dyskach twardych i innych nośnikach nie będą możliwe do odtworzenia.
Do 2050 roku ciężar plastikowych śmieci w wodach będzie większy niż ryb
RUSZA BCC STARTUPS
Badanie Innowacyjności Przedsiębiorstw
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Konsument
T-Mobile startuje w Polsce z nowym konceptem. Pozwoli klientom przetestować i doświadczyć najnowocześniejszych technologii
T-Mobile już od kilku lat realizuje strategię, która mocno skupia się na innowacjach i doświadczeniach klienta związanych z nowymi technologiami. Połączeniem obu tych elementów jest Magenta Experience Center – nowoczesny koncept, który ma zapewnić klientom możliwość samodzielnego przetestowania najnowszych technologii. Format, z sukcesem działający już na innych rynkach zachodnioeuropejskich, właśnie zadebiutował w Warszawie. Będą z niego mogli korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i biznesowi.
Problemy społeczne
W Polsce brakuje dostępnych cenowo mieszkań. Eksperci mówią o kryzysie mieszkaniowym
– Większość osób – nawet ze średnimi, wcale nie najgorszymi dochodami – ma problem, żeby zaspokoić swoje potrzeby mieszkaniowe, ale też z tym, żeby po zaspokojeniu tych potrzeb, po opłaceniu wszystkich rachunków i opłat związanych z mieszkaniem, mieć jeszcze środki na godne życie – mówi Aleksandra Krugły z Fundacji Habitat for Humanity Poland. Jak wskazuje, problem stanowi nie tylko wysoki współczynnik przeciążenia kosztami mieszkaniowymi, ale i tzw. luka czynszowa, w której mieści się ponad 1/3 społeczeństwa. Tych problemów nie rozwiąże jednak samo zwiększanie liczby nowych lokali. Potrzebne są również rozwiązania, które umożliwią zaangażowanie sektora prywatnego w zwiększenie podaży dostępnych cenowo mieszkań na wynajem.
Konsument
Od 28 kwietnia Polacy żyją na ekologiczny kredyt. Zmiana zachowań konsumentów może odwrócić negatywny trend
Dzień Długu Ekologicznego, czyli data, do której zużyliśmy wszystkie zasoby, jakie w ciągu roku może zapewnić Ziemia, w tym roku w Polsce przypada 28 kwietnia, kilka dni wcześniej niż rok temu. Coroczne przyspieszenie tego terminu to sygnał, że czerpiemy bez umiaru z naturalnych systemów, nie dając im czasu na odbudowę. – Polskie społeczeństwo staje się coraz bardziej konsumpcyjne, kupujemy i wyrzucamy coraz więcej. Ale też nie mamy tak naprawdę efektywnego narzędzia, żeby temu zapobiec – ocenia Filip Piotrowski, ekspert ds. gospodarki obiegu zamkniętego z UNEP/GRID-Warszawa.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.