Proces cyfryzacji w polskich firmach przyspiesza

Cyfryzacja zadomowiła się w większości polskich biur już na dobre. Coraz więcej organizacji wykorzystuje rozwiązania chmurowe w codziennych procesach biurowych, a swoje decyzje argumentuje realizacją długoterminowych strategii i chęcią podążania „za duchem czasu” (częściej wskazywane przez przedstawicieli dużych firm – odpowiednio 60% i 56% vs 44% w średnich firmach). Takie wnioski płyną z badania przeprowadzonego na zlecenie Canon Polska przez agencję K+Research by Insight Lab.

Polskie przedsiębiorstwa coraz chętniej wdrażają rozwiązania cyfrowe, chociaż widać różnice w podejściu do tego procesu między dużymi i średnimi organizacjami. Większe firmy szybciej sięgają po usługi chmurowe – od dłuższego czasu korzysta z nich 56% dużych i 40% średnich przedsiębiorstw. Duże organizacje wykorzystują je również częściej do przechowywania baz danych (2.8 vs 3.25) i faktur (2.92 vs 3.32 na skali odpowiedzi
1-5, gdzie 1 oznaczało „wyłącznie w chmurze”, a 5 „wyłącznie lokalnie”), w porównaniu do mniejszych przedsiębiorstw.

Stosunek do procesów cyfryzacji, a także do tematyki rozwiązań chmurowych, przedstawia badanie zrealizowane w listopadzie 2023 roku przez K+Research by Insight Lab. na zlecenie Canon Polska. Wzięli w nim udział przedstawiciele dużych i średnich polskich firm: osoby odpowiedzialne za zaplecze IT i organizowanie pracy biurowej oraz dyrektorzy administracyjni. Według wyników badania, proces cyfryzacji dotyczy już większości polskich firm. Wraz z upływem czasu, obejmuje też kluczowe procesy, które do tej pory były obsługiwane w tradycyjny sposób, czyli wymagający większego zaangażowania pracowników.

Polskie firmy szybko polubiły cyfryzację

Jako powody, dla których firmy zdecydowały się na wprowadzenie usług chmurowych, respondenci podają głównie realizację długoterminowej strategii cyfryzacji firmy, chęć podążania „za duchem czasu” (częściej wskazywane przez przedstawicieli dużych firm – odpowiednio 60% i 56% vs 44% w średnich firmach) oraz oszczędność papieru i innych materiałów eksploatacyjnych (44% wszystkich odpowiedzi).

Firmy, które rozpoczęły już wdrażanie projektów z obszaru transformacji cyfrowej deklarują najczęściej, że większość procesów biurowych rozwiązują cyfrowo lub przetwarzają i przechowują już znaczą część dokumentów w formie elektronicznej (kolejno 37% i 32%). Największy odsetek respondentów wskazuje, że ich firma od dłuższego czasu korzysta z usług w chmurze do przechowywania dokumentów lub zarządzania drukowaniem i skanowaniem (43%) - częściej deklarują to przedstawiciele dużych firm (56% vs 40% średnich firm).

Z badań oraz naszych obserwacji i doświadczeń wynika, że procesy cyfryzacji w polskich firmach są coraz bardziej kompleksowe i dotyczą szerokiego zakresu codziennych procesów. Pełen sukces we wdrażaniu cyfryzacji musi obejmować zarówno proces obiegu dokumentów, a także odpowiednie ich zabezpieczenie. Maksymalne bezpieczeństwo procesów druku jest integralną częścią kompleksowych strategii cyfryzacji wdrażanych przez firmy – mówi Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska.

Zaledwie 10% firm udzieliło odpowiedzi wskazującej na to, że digitalizacja nie jest tematem ich zainteresowań, a 3% wskazało, że „nie chcą chmury i jej nie ufają”.

Warto zaznaczyć, że w badaniu o podobnej tematyce, przeprowadzonym w 2021 roku, 45% respondentów nie ufało usługom drukowania z wykorzystaniem chmury. Z kolei w edycji badania z 2022 roku, 51% nie ufało rozwiązaniom chmurowym do przepływu dokumentów. Taka zmiana w sposobie działania przedsiębiorstw wskazuje, że polskie firmy szybko polubiły cyfryzację i dostrzegają korzyści, jakie niesie korzystanie z rozwiązań, które oferuje – komentuje Przemysław Huk, research manager w K+Research.

Jakie dane firmy przechowują w chmurze?

Firmy, wykorzystujące rozwiązania chmurowe, najczęściej przechowują w niej oceny pracowników oraz e-maile (kolejno 2.93 oraz 2.98 wszystkich przedsiębiorstw – na skali odpowiedzi 1-5, gdzie 1 oznaczało „wyłącznie w chmurze”, a 5 „wyłącznie lokalnie”). W dużych firmach do tej listy można dołączyć również bazy danych oraz faktury (odpowiednio 2.8 oraz 2.92).

Wyniki te obrazują wyraźne trendy dot. wdrażania rozwiązań chmurowych. Po pierwsze tendencję do stopniowego przenoszenia procesów do chmury, począwszy od najbardziej podstawowych elementów, takich jak poczta e-mail. Po drugie, wskazują, że chmura to wciąż domena większych firm, które rozwiązania cloud wykorzystują także np. do przechowywania i procesowania faktur. MŚP podążają w tej sferze o krok za dużymi przedsiębiorstwami. Fakt, że firmy korzystające z chmury argumentują chęcią podążania „za duchem czasu” może oznaczać, że wciąż aktualny jest problem niskiej świadomości korzyści płynących z wdrażania tego typu rozwiązań, np. w obszarze cyberbezpieczenstwa – komentuje Michał Kanownik, prezes Związku Cyfrowa Polska.

Przedsiębiorstwa dostrzegają jednocześnie, że cyfryzacja pozwala im upraszczać codzienne obowiązki. Poprzez zastosowanie odpowiednich systemów chmurowych można zautomatyzować obieg dokumentów, chronić wrażliwe dane, oszczędzać pieniądze i czas potrzebny na zajęcie się tradycyjnymi materiałami.

Wyobraźmy sobie firmę działającą w branży eCommerce, która każdego dnia otrzymuje wiele dokumentów od swoich dostawców, mających różne formaty, a dodatkowo wystawia mnóstwo faktur dla klientów. Bez zastosowania właściwego systemu cyfrowego, każdy z tych dokumentów powinien być odpowiednio wprowadzony i opisany lub stworzony przez pracowników – pomyślmy, ile czasu to zajmie, jeśli firma działa na szeroką skalę. Cały ten proces może być przecież zautomatyzowany, jeśli odpowiedni system wczyta kluczowe dane lub stworzy dokumenty na podstawie wcześniej ustalonego schematu. Oszczędzamy wtedy czas personelu, który może zająć się ważniejszymi zadaniami – mówi Dariusz Szwed.

Z przytoczonych badań wynika, że polskie firmy dostrzegają zalety rozwiązań cyfrowych i wykorzystują je w kolejnych obszarach swojej działalności. Chociaż rozwiązania chmurowe można spotkać częściej w dużych firmach, to mniejsze przedsiębiorstwa również się do nich przekonują. Wspieranie cyfryzacji biur wymaga jednak maksymalnego zaangażowania producenta oprogramowania, który zapewnia, że wszystko, począwszy od dostarczenia odpowiednich systemów, po ich wdrożenie, aktualizację i utrzymanie, jest odpowiednio zabezpieczone. Warto też pamiętać, że przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian, należy dokonać analizy faktycznych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli wcześniejszy model biznesowy opierał się raczej na rozwiązaniach tradycyjnych.