Fujitsu wprowadza rozwiązanie automatyzujące weryfikację kontrahentów

Żmudne i powtarzalne czynności można zautomatyzować, tym samym zapewniając sobie przestrzeń na działania twórcze. Robotyzacja coraz odważniej wkracza do biur, przejmuje te zadania, które powtarzalne i uciążliwe w realizacji dla ludzi. Jak przebiega proces automatyzacji w przypadku weryfikacji rachunków w Białej Liście Ministerstwa Finansów?

Oddelegowanie wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników do czynności monotonnych czy nudnych jest dla firmy kosztowne. Mechanicznie wykonywane zadań przez człowieka mogą rodzić liczne błędy i niedopatrzenia – zwłaszcza jeśli mowa o dużej ilości dokumentacji, a czas takich procesów jest wręcz nieograniczony. Dlatego na znaczeniu zyskują dziś systemy automatyzujące monotonne procesy.

Biała Lista

Aby ułatwić przedsiębiorcom weryfikowanie czy ich kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT oraz by umożliwić potwierdzenia numerów rachunków bankowych, Ministerstwo Finansów 1 września 2019 r. uruchomiło Wykaz Informacji o Podatnikach VAT, tzw. Białą Listę Ministerstwa Finansów. Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy, dzięki czemu znacznie usprawnił kwestię weryfikacji, ale mimo wszystko wciąż wielu czynności należy dokonać w sposób ręczny, który może generować wiele pomyłek i pochłania dużo czasu.

Podstawową opcją do sprawdzenia partnera jest ręczna weryfikacja. Cały proces zaczyna się od przygotowania propozycji płatności i weryfikacji, czy każda linia faktury przekracza kwotę 15 tys. zł. Następnie konieczne jest zapisanie numeru rachunku i sprawdzenie czy jest on zgodny ze standardem NRB. Po tym należy ręcznie zweryfikować czy numer konta znajduje się na Białej Liście Ministerstwa Finansów. Ostatnim krokiem jest przygotowanie potwierdzenia dokonania weryfikacji – w formie pliku PDF, który musi zawierać szczegółową datę i godzinę wyszukania rekordu oraz swój unikalny numer weryfikacyjny. Czynności te należy wykonać dla każdej faktury o kwocie powyżej 15 tys. zł.

 - Cały proces weryfikacji kontrahentów może dla wielu wydawać się skomplikowany, tym bardziej, że na poszczególnych etapach istnieje duże ryzyko pomyłki. Przy większej ilości faktur czas trwania tego działania może być naprawdę długi, a co więcej są to czynności niezwykle monotonne, odtwórcze. W przypadku faktur w obcej walucie lub w przypadku podzielonej płatności (split-payment) trzeba koniecznie dodatkowo pobierać kursy walut i przeliczać te kwoty ponownie, co znacznie wydłuża czas – mówi Jerzy Sorokowski, IT architekt Fujitsu.

Automatyzacja, której potrzebujesz

- Z uwagi na fakt, że te działania są monotonne, powtarzalne – z niewielkimi odstępstwami od reguł – można ten proces w pełni zautomatyzować. Robotic Processes Automation, to rozwiązania, które mają za zadanie zastąpić człowieka w przypadku właśnie takich regularnych czynności, tym samym niwelując ryzyko pomyłki, oszczędzając czas na inne zadania oraz skracając czas weryfikacji. RPA naśladuje sposób interakcji człowieka z aplikacjami – mówi Jerzy Sorokowski, architekt rozwiązań z zakresu automatyzacji, robotyzacji, samoobsługi.

Wprowadzenie Robotic Processes Automation do weryfikacji rachunków w Białej Liście proces rozpoczyna się od przetwarzania przez system wprowadzonej dokumentacji. Wyodrębnione zostają wszystkie faktury – w tym numery rachunków, na które mają być zrealizowane przelewy. Robot sprawdza czy wszystkie kwoty widniejące na rachunkach przekraczają 15 tys. zł. Automatycznie następuje również przeliczanie kwot wyrażonych w innych walutach lub w formie rozdzielonej płatności. Następuje selekcja rachunków, które system musi sprawdzić na Białej Liście Ministerstwa Finansów. W dalszej kolejności system dokonuje kluczowych czynności – uzupełniając na stronie Ministerstwa Finansów wymagane pola danymi pozyskanymi z adekwatnych faktur. Co ważne – cały ten proces następuje w pełni automatycznie – bez konieczności ingerencji człowieka.

W sytuacji, w której dany rachunek nie zostaje odnaleziony na stronie Ministerstwa Finansów osoba kontrolująca czynności otrzyma odpowiedni komunikat.

- Cały proces trwa ok. 5-8 minut i jest uzależniony od ilości rachunków i faktur wyznaczonych do weryfikacji. Z pewnością jednak jest znacznie krótszy, niż tradycyjna weryfikacja prowadzona w pełni przez człowieka. Proces w przypadku Robotic Processes Automation zakończony jest pobraniem kompleksowego raportu w formacie xls, w którym zawarte są wszystkie cenne informacje na temat sprawdzanych dokumentów – tłumaczy Jerzy Sorokowski z Fujitsu Polska.

Robotyzacja procesów biznesowych w cenie

Wprowadzenie systemów automatyzujących pozwala człowiekowi skoncentrować się na działaniach twórczych, uwalniając go od żmudnych procesów opartych na powtarzalnym schemacie.

- Robotyzacja procesów biznesowych doskonale sprawdzi się w przypadkach częstego wykonywania automatyzowanych elementów procesu, stabilnych procesów lub działań, z którymi współdziała robot. Także proste reguły z małą liczbą wyjątków i sytuacji niestandardowych dobrze będą współgrały z RPA. Obecnie firmy podejmując decyzje o wprowadzeniu robotyzacji stoją przed wyzwaniami biznesowymi, technicznymi i kosztowymi – mówi Jerzy Sorokowski.  

- Warto także zwrócić uwagę na fakt, że dojrzałe systemy RPA wyróżniają się wysokim poziomem bezpieczeństwa – przechowywane dane są szyfrowane, następuje uwierzytelnianie, czy też autoryzacja. Użytkownicy otrzymują możliwość zarządzania kluczami do szyfrowania i gwarancję bezpieczeństwa transmisji danych w sieci. Co również istotne – monitorowana jest praca robotów, a także ocenie podlegają korzyści finansowych wynikających ze stosowania systemów – dodaje Jerzy Sorokowski, IT architekt Fujitsu.