Jak skutecznie kontrolować koszty w firmie?
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl
Skuteczna kontrola wszelkich kosztów powinna być jedną z podstaw prowadzenia biznesu – niezależnie od branży czy wielkości firmy. Bez bieżącego pilnowania budżetu i dbania o cashflow łatwo popełnić błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, warto rozważyć również wdrożenie narzędzi, które optymalizują tę kontrolę i pozwalają podejmować świadome decyzje finansowe.
Firmy, które zarządzane są w oparciu o realne i bieżące dane, nie tylko minimalizują ryzyko, ale także lepiej zarządzają własnym budżetem. Analizy, wgląd w wydatki poszczególnych działów czy budżety projektów i optymalizacja wszystkich procesów finansowo-księgowych, mogą pomagać w zwiększaniu dochodów. Jak dbać o efektywną kontrolę nad finansami i wyciągać z tego jak największe korzyści?
- Regularność i kontrola na bieżąco
Jednym z powodów, dla których kontrola finansowa często kojarzy się negatywnie, jest brak regularnych działań w tym zakresie. Jeśli na co dzień procesy finansowo-księgowe nie są uporządkowane, okresowa kontrola nie tylko będzie nieefektywna, ale także utożsamiana z przykrym obowiązkiem. Tymczasem regularny nadzór nad nimi może przynieść realne korzyści finansowe. Umożliwia to podejmowanie przemyślanych decyzji biznesowych. Minimalizuje również ryzyko błędów takich jak ponoszenie niepotrzebnych wydatków czy kosztów, których nie ma możliwości rozliczyć np. ze względu na przedawniony termin wystawienia faktury.
Aby taka bieżąca kontrola była możliwa, ważne jest stworzenie uporządkowanych schematów działania, które dokładnie wyznaczają obowiązki w zakresie finansów czy księgowości wszystkim pracownikom. Zespół musi dokładnie wiedzieć, jak powinna wyglądać dobrze opisana faktura, kto jest odpowiedzialny za jej akceptację, jak wygląda proces przekazania jej do księgowości itd. Informacje te powinny być łatwo dostępne, tak aby w łatwy sposób można je było sprawdzić, a także przekazać w procesie onboardingu nowych pracowników.
- Automatyzacja
Szczególnie w przypadku, gdy firma się rozwija i prowadzi coraz więcej projektów, ręczne uzupełnianie dokumentów finansowych może być coraz trudniejsze, a także zajmuje coraz więcej czasu. Co więcej, dane przechowywane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zazwyczaj nie są dostępne w czasie rzeczywistym – ich analiza często wymaga dodatkowych godzin. Skuteczniejszym rozwiązaniem, szczególnie dla dużych firm, jest skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi, które automatyzują większość tych procesów. Systemy ERP sprawiają, że pracownicy mogą uniknąć wiele zadań, które do tej pory wykonywali sami. To duże oszczędności czasu – zdecydowana większość procesów finansowo-księgowych odbywa się bezpośrednio w systemie. Zmniejsza to również ryzyko wystąpienia błędów. Nowoczesne oprogramowanie ERP pozwala np. wysyłać faktury elektroniczne z możliwością płatności natychmiastowej czy automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach. System można dopasować do własnych potrzeb. Istnieje np. możliwość ustawienia zasad akceptacji dokumentów pod konkretną strukturę danej firmy. – mówi Filip Fludra, Sales Manager, Exact Software Poland. I dodaje: Już samo to usprawnienie procesu przypisywania kosztów do poszczególnych projektów, a także automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za ich akceptację, przynosi firmom wymierne korzyści.
- Dostęp do danych w czasie rzeczywistym
Zautomatyzowana księgowość może być prowadzona na bieżąco. Wszystkie dokumenty finansowe znajdują się w jednym systemie, co umożliwia ich dokładną analizę. Oprogramowanie ERP przetwarza faktury, rozliczenia bankowe i sprawozdania w tle. Gdy pojawią się jakieś rozbieżności lub np. przekroczenie założonego budżetu – wysyłany jest alert, który pozwala na szybką reakcję. W przypadku korzystania z oprogramowania ERP analiza wydatków jest możliwa nie tylko na podstawie okresowych raportów, ale także na bieżąco. Stała kontrola wszelkich wydatków może wpływać na zwiększenie dochodów przedsiębiorstwa. Łatwiej wówczas od razu zauważyć niepotrzebne wydatki, możliwość optymalizacji pewnych kosztów, a także zarządzać ryzykiem. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland. Dostęp do bieżących danych jest jeszcze łatwiejszy wtedy, gdy oprogramowanie jest dostępne również z poziomu przeglądarki, a także urządzeń mobilnych. Pozwala to zarządzać finansami niezależnie od czasu czy lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na tę funkcjonalność w procesie wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania.
Najczęściej kupowane w Polsce monitory interaktywne w 2023 roku to Newline!
MSI przedstawia SPATIUM M580 FROZR. Przełomowy dysk SSD PCIe Gen 5, który redefi
Dahua C970 — przystępne nośniki SSD M.2 obsługujące interfejs PCIe 4.0
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Infrastruktura
Sektor ochrony zdrowia odpowiada za większe emisje CO2 niż lotnictwo. Zielone zmiany wymagają drastycznego przyspieszenia
Sektor ochrony zdrowia ponosi znaczące konsekwencje wynikające z rosnącej liczby ekstremalnych zjawisk klimatycznych, ale też poważnego zanieczyszczenia powietrza, a koszty z tym związane będą rosły. Z drugiej strony sam sektor też się przyczynia do zmian klimatycznych – odpowiada za 4 proc. emisji CO2, czym wyprzedza takie branże jak żegluga czy lotnictwo. O potrzebie przyspieszenia zielonych zmian w ochronie zdrowia coraz więcej się mówi, ale to wymaga konkretnych działań. Temu ma służyć powołana właśnie do życia Zielona Koalicja dla Zdrowia, w której uczestniczy prawie 30 podmiotów i której patronuje m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia.
Ochrona środowiska
Nowa kadencja samorządów pod znakiem działań energetycznych i klimatycznych. 15 mld euro z UE może przyspieszyć zmiany w tym zakresie
Do wyborów samorządowych pozostał nieco ponad tydzień. Jak pokazuje nowy raport Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, na samorządowców nadchodzącej kadencji będzie czekać wiele wyzwań związanych z energetyką i polityką klimatyczną, które wynikają zarówno z regulacji UE, jak i oczekiwań społecznych. Jednak w praktyce możliwości aktywnego działania samorządów w tym obszarze są tak szerokie, jak umożliwiają im to regulacje prawne. – Tutaj pewnych rozwiązań po prostu nie ma albo są w dość dokuczliwy sposób szczegółowe i stwarzają samorządom duże trudności. Dlatego potrzebna jest interwencja rządu, żeby umożliwić samorządom aktywne działania – ocenia dr Wojciech Szymalski, prezes Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju.
Prawo
Postęp technologiczny rewolucjonizuje pracę specjalistów ds. finansów. Stają się strategicznymi doradcami biznesu
Częste zmiany regulacyjne i postęp technologiczny wymuszają na specjalistach ds. finansów ciągłe nabywanie nowych kompetencji, doszkalanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Ci, którzy potrafią się dostosować do szybkich zmian i wesprzeć swoimi umiejętnościami rozwój biznesu, mogą jednak liczyć na większe możliwości rozwoju kariery. – Finanse operują w świecie, który coraz szybciej się zmienia. To powoduje, że w przyszłości ludzie z obszaru finansów będą musieli poświęcać dużo więcej energii na to, żeby dotrzymać tempa – mówi Kuba Neneman, head of finance.ai, commercial data science manager w Shellu.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.