Komunikaty PR

Jak skutecznie kontrolować koszty w firmie?

2020-02-26  |  14:45
Kontakt
Monday PR
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.

Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl

Skuteczna kontrola wszelkich kosztów powinna być jedną z podstaw prowadzenia biznesu – niezależnie od branży czy wielkości firmy. Bez bieżącego pilnowania budżetu i dbania o cashflow łatwo popełnić błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, warto rozważyć również wdrożenie narzędzi, które optymalizują tę kontrolę i pozwalają podejmować świadome decyzje finansowe.

Firmy, które zarządzane są w oparciu o realne i bieżące dane, nie tylko minimalizują ryzyko, ale także lepiej zarządzają własnym budżetem. Analizy, wgląd w wydatki poszczególnych działów czy budżety projektów i optymalizacja wszystkich procesów finansowo-księgowych, mogą pomagać w zwiększaniu dochodów. Jak dbać o efektywną kontrolę nad finansami i wyciągać z tego jak największe korzyści?

  1. Regularność i kontrola na bieżąco

Jednym z powodów, dla których kontrola finansowa często kojarzy się negatywnie, jest brak regularnych działań w tym zakresie. Jeśli na co dzień procesy finansowo-księgowe nie są uporządkowane, okresowa kontrola nie tylko będzie nieefektywna, ale także utożsamiana z przykrym obowiązkiem. Tymczasem regularny nadzór nad nimi może przynieść realne korzyści finansowe. Umożliwia to podejmowanie przemyślanych decyzji biznesowych. Minimalizuje również ryzyko błędów takich jak ponoszenie niepotrzebnych wydatków czy kosztów, których nie ma możliwości rozliczyć np. ze względu na przedawniony termin wystawienia faktury.

Aby taka bieżąca kontrola była możliwa, ważne jest stworzenie uporządkowanych schematów działania, które dokładnie wyznaczają obowiązki w zakresie finansów czy księgowości wszystkim pracownikom. Zespół musi dokładnie wiedzieć, jak powinna wyglądać dobrze opisana faktura, kto jest odpowiedzialny za jej akceptację, jak wygląda proces przekazania jej do księgowości itd. Informacje te powinny być łatwo dostępne, tak aby w łatwy sposób można je było sprawdzić, a także przekazać w procesie onboardingu nowych pracowników.

  1. Automatyzacja

Szczególnie w przypadku, gdy firma się rozwija i prowadzi coraz więcej projektów, ręczne uzupełnianie dokumentów finansowych może być coraz trudniejsze, a także zajmuje coraz więcej czasu. Co więcej, dane przechowywane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zazwyczaj nie są dostępne w czasie rzeczywistym – ich analiza często wymaga dodatkowych godzin. Skuteczniejszym rozwiązaniem, szczególnie dla dużych firm, jest skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi, które automatyzują większość tych procesów. Systemy ERP sprawiają, że pracownicy mogą uniknąć wiele zadań, które do tej pory wykonywali sami. To duże oszczędności czasu – zdecydowana większość procesów finansowo-księgowych odbywa się bezpośrednio w systemie. Zmniejsza to również ryzyko wystąpienia błędów. Nowoczesne oprogramowanie ERP pozwala np. wysyłać faktury elektroniczne z możliwością płatności natychmiastowej czy automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach. System można dopasować do własnych potrzeb. Istnieje np. możliwość ustawienia zasad akceptacji dokumentów pod konkretną strukturę danej firmy. – mówi Filip Fludra, Sales Manager, Exact Software Poland.  I dodaje: Już samo to usprawnienie procesu przypisywania kosztów do poszczególnych projektów, a także automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za ich akceptację, przynosi firmom wymierne korzyści.

  1. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym

Zautomatyzowana księgowość może być prowadzona na bieżąco. Wszystkie dokumenty finansowe znajdują się w jednym systemie, co umożliwia ich dokładną analizę. Oprogramowanie ERP przetwarza faktury, rozliczenia bankowe i sprawozdania w tle. Gdy pojawią się jakieś rozbieżności lub np. przekroczenie założonego budżetu – wysyłany jest alert, który pozwala na szybką reakcję. W przypadku korzystania z oprogramowania ERP analiza wydatków jest możliwa nie tylko na podstawie okresowych raportów, ale także na bieżąco. Stała kontrola wszelkich wydatków może wpływać na zwiększenie dochodów przedsiębiorstwa. Łatwiej wówczas od razu zauważyć niepotrzebne wydatki, możliwość optymalizacji pewnych kosztów, a także zarządzać ryzykiem. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland. Dostęp do bieżących danych jest jeszcze łatwiejszy wtedy, gdy oprogramowanie jest dostępne również z poziomu przeglądarki, a także urządzeń mobilnych. Pozwala to zarządzać finansami niezależnie od czasu czy lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na tę funkcjonalność w procesie wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Źródło informacji: Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia Biuro prasowe
2025-06-25 | 03:00

Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia

Wyciek danych, ataki przeciążające stronę (DDoS), złośliwe oprogramowanie, phishing. Dziś wojna w cyberprzestrzeni dotyczy nie tylko infrastruktury krytycznej czy wielkich
IT i technologie Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska
2025-06-04 | 15:30

Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska

Współczesne przedsiębiorstwa nie mogą pozwolić sobie na brak ochrony w świecie cyfrowym. Codziennie pojawiają się nowe zagrożenia: wycieki danych, ataki phishingowe,
IT i technologie Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25
2025-05-13 | 14:45

Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25

Emitel ponownie został Partnerem Technologicznym konferencji Impact’25 – jednego z najważniejszych wydarzeń poświęconych nowoczesnym technologiom, gospodarce

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Kongres Profesjonalistów Public Relations

Bankowość

Rośnie liczba i wartość udzielonych konsumentom kredytów gotówkowych. Gorzej mają się kredyty ratalne oraz te udzielane firmom

Rynek kredytowy w Polsce co do zasady rośnie, choć nierównomiernie. Z danych Biura Informacji Kredytowej wynika, że najlepiej rozwija się segment kredytów gotówkowych dla konsumentów. Wartościowo wzrosła też kwota udzielonych limitów w kartach kredytowych. Według prognoz BIK w całym roku wzrośnie wartość zarówno udzielonych kredytów mieszkaniowych, jak i gotówkowych, choć tych pierwszych poniżej inflacji. Wcześniejsze cięcia stóp procentowych przez RPP nie zmieniły tej prognozy.

Transport

37,5 proc. środków z Planu Społeczno-Klimatycznego trafi na walkę z ubóstwem transportowym. Organizacje branżowe apelują o zmianę priorytetowych projektów [DEPESZA]

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej z końcem czerwca zakończyło konsultacje Planu Społeczno-Klimatycznego, który otwiera drogę do pozyskania 65 mld zł (11,4 mld euro) z unijnego Społecznego Funduszu Klimatycznego. Polska będzie jego największym beneficjentem, a 37,5 proc. budżetu zostanie przeznaczone na bezpośrednie wsparcie osób narażonych na ubóstwo transportowe. Organizacje branżowe oceniają jednak, że walka z tym zjawiskiem może się okazać nieskuteczna. W toku konsultacji zgłosiły swoje zastrzeżenia co do priorytetów w wydatkach i sposobu wsparcia inwestycji w transport rowerowy.

Prawo

Firmy będą mogły przetestować krótszy tydzień pracy z rządowym wsparciem. Nabór wniosków ruszy w sierpniu

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchamia pilotaż krótszego tygodnia pracy. Zainteresowane wzięciem w nim udziału firmy będą się mogły ubiegać o wsparcie finansowe ze strony rządu. Politycy Nowej Lewicy, którzy są pomysłodawcami testu tego rozwiązania, przekonują, że finalnie zyskają na nim wszyscy, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, a ostrzeżenia o spodziewanych problemach gospodarki są mocno przesadzone.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.