Komunikaty PR

Jak skutecznie kontrolować koszty w firmie?

2020-02-26  |  14:45
Kontakt
Monday PR
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.

Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl

Skuteczna kontrola wszelkich kosztów powinna być jedną z podstaw prowadzenia biznesu – niezależnie od branży czy wielkości firmy. Bez bieżącego pilnowania budżetu i dbania o cashflow łatwo popełnić błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, warto rozważyć również wdrożenie narzędzi, które optymalizują tę kontrolę i pozwalają podejmować świadome decyzje finansowe.

Firmy, które zarządzane są w oparciu o realne i bieżące dane, nie tylko minimalizują ryzyko, ale także lepiej zarządzają własnym budżetem. Analizy, wgląd w wydatki poszczególnych działów czy budżety projektów i optymalizacja wszystkich procesów finansowo-księgowych, mogą pomagać w zwiększaniu dochodów. Jak dbać o efektywną kontrolę nad finansami i wyciągać z tego jak największe korzyści?

  1. Regularność i kontrola na bieżąco

Jednym z powodów, dla których kontrola finansowa często kojarzy się negatywnie, jest brak regularnych działań w tym zakresie. Jeśli na co dzień procesy finansowo-księgowe nie są uporządkowane, okresowa kontrola nie tylko będzie nieefektywna, ale także utożsamiana z przykrym obowiązkiem. Tymczasem regularny nadzór nad nimi może przynieść realne korzyści finansowe. Umożliwia to podejmowanie przemyślanych decyzji biznesowych. Minimalizuje również ryzyko błędów takich jak ponoszenie niepotrzebnych wydatków czy kosztów, których nie ma możliwości rozliczyć np. ze względu na przedawniony termin wystawienia faktury.

Aby taka bieżąca kontrola była możliwa, ważne jest stworzenie uporządkowanych schematów działania, które dokładnie wyznaczają obowiązki w zakresie finansów czy księgowości wszystkim pracownikom. Zespół musi dokładnie wiedzieć, jak powinna wyglądać dobrze opisana faktura, kto jest odpowiedzialny za jej akceptację, jak wygląda proces przekazania jej do księgowości itd. Informacje te powinny być łatwo dostępne, tak aby w łatwy sposób można je było sprawdzić, a także przekazać w procesie onboardingu nowych pracowników.

  1. Automatyzacja

Szczególnie w przypadku, gdy firma się rozwija i prowadzi coraz więcej projektów, ręczne uzupełnianie dokumentów finansowych może być coraz trudniejsze, a także zajmuje coraz więcej czasu. Co więcej, dane przechowywane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zazwyczaj nie są dostępne w czasie rzeczywistym – ich analiza często wymaga dodatkowych godzin. Skuteczniejszym rozwiązaniem, szczególnie dla dużych firm, jest skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi, które automatyzują większość tych procesów. Systemy ERP sprawiają, że pracownicy mogą uniknąć wiele zadań, które do tej pory wykonywali sami. To duże oszczędności czasu – zdecydowana większość procesów finansowo-księgowych odbywa się bezpośrednio w systemie. Zmniejsza to również ryzyko wystąpienia błędów. Nowoczesne oprogramowanie ERP pozwala np. wysyłać faktury elektroniczne z możliwością płatności natychmiastowej czy automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach. System można dopasować do własnych potrzeb. Istnieje np. możliwość ustawienia zasad akceptacji dokumentów pod konkretną strukturę danej firmy. – mówi Filip Fludra, Sales Manager, Exact Software Poland.  I dodaje: Już samo to usprawnienie procesu przypisywania kosztów do poszczególnych projektów, a także automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za ich akceptację, przynosi firmom wymierne korzyści.

  1. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym

Zautomatyzowana księgowość może być prowadzona na bieżąco. Wszystkie dokumenty finansowe znajdują się w jednym systemie, co umożliwia ich dokładną analizę. Oprogramowanie ERP przetwarza faktury, rozliczenia bankowe i sprawozdania w tle. Gdy pojawią się jakieś rozbieżności lub np. przekroczenie założonego budżetu – wysyłany jest alert, który pozwala na szybką reakcję. W przypadku korzystania z oprogramowania ERP analiza wydatków jest możliwa nie tylko na podstawie okresowych raportów, ale także na bieżąco. Stała kontrola wszelkich wydatków może wpływać na zwiększenie dochodów przedsiębiorstwa. Łatwiej wówczas od razu zauważyć niepotrzebne wydatki, możliwość optymalizacji pewnych kosztów, a także zarządzać ryzykiem. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland. Dostęp do bieżących danych jest jeszcze łatwiejszy wtedy, gdy oprogramowanie jest dostępne również z poziomu przeglądarki, a także urządzeń mobilnych. Pozwala to zarządzać finansami niezależnie od czasu czy lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na tę funkcjonalność w procesie wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie EZVIZ z tytułem najbardziej innowacyjnej firmy technologicznej Biuro prasowe
2022-08-18 | 11:00

EZVIZ z tytułem najbardziej innowacyjnej firmy technologicznej

EZVIZ zdobywa tytuł najbardziej innowacyjnej firmy technologicznej w konkursie Stevie International Business Awards 2022 Otrzymując najwyższe wyróżnienie, firma wyróżnia się
IT i technologie IRIScan Desk 6 - nietypowy przenośny skaner nadal dostępny w bezkonkurencyjnej c
2022-08-17 | 13:00

IRIScan Desk 6 - nietypowy przenośny skaner nadal dostępny w bezkonkurencyjnej c

IRIScan Desk 6 to oryginalny, podręczny skaner oferujący możliwość skanowania stron oraz nagrywania wideo i dźwięku. Urządzenie nie tylko oferuje świetną jakość rejestrowanych
IT i technologie MasterMatch.Online – platforma networkingowa wymiany wiedzy w biznesie
2022-08-17 | 09:00

MasterMatch.Online – platforma networkingowa wymiany wiedzy w biznesie

Już 1 września startuje MasterMatch.Online - pierwsza w Polsce platforma Premium dla przedsiębiorców, kadry decyzyjnej oraz profesjonalnych usługodawców B2B, która

Transmisje online

Więcej ważnych informacji

Złote Spinacze 2022

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Finanse

Transport

Transport wodny staje się coraz bardziej ekologiczny. To nie tylko kwestia napędów i zielonych paliw

Gdyńska Stocznia CRIST, która za swój pierwszy w Unii Europejskiej hybrydowy prom Elektra zdobyła w 2018 roku nagrodę Ship of the Year, niedawno zwodowała drugi tego typu statek. Spodziewa się więcej zamówień na niskoemisyjne jednostki, ponieważ regulacje związane z ograniczeniem emisyjności transportu morskiego zmuszają operatorów żeglugi do inwestowania w takie rozwiązania. Na rynku od lat sprawdza się gaz LNG, ale inną niskoemisyjną alternatywą jest też metanol. Rośnie także zainteresowanie wodorem. Ekologiczne rozwiązania na statkach dotyczą jednak nie tylko napędów.

Ochrona środowiska

Polisy obejmują nie tylko skutki ekstremalnych zjawisk pogodowych. Można się ubezpieczyć także m.in. od braku słońca czy wiatru

Coraz częstsze w ostatnich latach huragany, susze, upały czy gwałtowne burze destabilizują działalność biznesową i powodują dotkliwe straty finansowe. Firmy są zmuszone uwzględniać ryzyka klimatyczne w swoich strategiach, co sprawia, że częściej sięgają po ubezpieczania z tego obszaru. Wybór takich polis na rynku jest coraz większy. Pojawiają się wśród nich także nietypowe ubezpieczenia pogodowe, niekoniecznie związane z ekstremalnymi zjawiskami. Przykładem jest polisa od złej pogody dla biur podróży, od ciepłej zimy dla elektrociepłowni albo od zbyt małej liczby godzin słonecznych dla farm fotowoltaicznych.

Współpraca

Obsługa konferencji prasowych

Zapraszamy do współpracy przy organizacji konferencji prasowych. Nasz doświadczony i kompetentny zespół sprosta każdej realizacji. Dysponujemy nowoczesnym, multimedialnym centrum konferencyjnym i biznesowym w samym sercu Warszawy. Zapraszamy do kontaktu w sprawie oferty.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.