Nie tylko kompetencje, czyli na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego

Decyzja o podjęciu współpracy z biurem rachunkowym to ważny krok w rozwoju firmy. Aby jednak przyniósł korzyści, przedsiębiorca musi wybrać takiego usługodawcę, który nie tylko spełni oczekiwania zlecającego, ale też wyprzedzi je, proponując nowości technologiczne i innowacje wspierające współpracę. 

Biura rachunkowe przede wszystkim zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Co to oznacza w praktyce? Prowadzenie ksiąg na podstawie dowodów księgowych, inwentaryzację stanu rzeczywistego aktywów i pasywów oraz ich wycenę, a także ustalenie wyniku finansowego. Ponadto księgowi dbają o sporządzenie dokładnych sprawozdań finansowych. Bardzo istotne jest zwłaszcza odpowiednie gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych, a także pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. 

Czego należy dopilnować? 

Wybierając biuro rachunkowe, warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy interesująca nas firma posiada certyfikat Ministerstwa Finansów. Do 2014 roku właściciele biur musieli mieć taki dokument. Ustawowa deregulacja zawodu księgowego sprawiła jednak, że certyfikat ten przestał być konieczny. Biuro, które obecnie może się nim pochwalić, z pewnością uzyskało go jeszcze przed deregulacją. A to oznacza, iż funkcjonuje na rynku od dłuższego czasu i ma odpowiednie doświadczenie. Trzeba też zaznaczyć, że osoba dysponująca certyfikatem wystawionym przez Ministerstwo Finansów musiała zdać specjalny egzamin, który potwierdza jej wiedzę. Księgowi stale się uczą, potwierdzając tym samym swoje kwalifikacje. Biorą udział w szkoleniach organizowanych przez SKwP, kursach, a także kończą odpowiednie studia w tym kierunku. 

Klienci powinni również sprawdzić, czy biuro oferuje im opcję pełnego dostępu do wszystkich dokumentów księgowych w dowolnym momencie. Mimo że biuro prowadzi księgowość w imieniu klienta, przedsiębiorca powinien na bieżąco sprawdzać, co dzieje się w księgach rachunkowych i podatkowych. Ostatecznie to właśnie klient jako pierwszy ponosi odpowiedzialność przed organami państwa, zaś zaraz po nim księgowy. Potwierdza on swoim podpisem zgodność informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym. 

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Jak wskazuje raport KPMG z 2018 roku „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”, 65% polskich firm zleca prowadzenie finansów zewnętrznym biurom rachunkowym. Prowadzenie ksiąg rachunkowych warto więc powierzyć specjalistom. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi można przechowywać poza siedzibą firmy, czyli na przykład w biurze księgowym. W przypadku, gdy są one prowadzone w innym miejscu niż siedziba przedsiębiorstwa, należy powiadomić o tym urząd skarbowy oraz zapewnić odpowiednim organom dostępność ksiąg, według zasad określonych w ustawie. 

Biuro powinno więc dopełnić wszelkich formalności i zadbać o to, aby poufne dane były magazynowane w sposób bezpieczny. Zespół księgowych musi dopilnować, by dokumenty nie zginęły, nie uległy zniszczeniu bądź nie dostały się w ręce niepowołanych osób. Ponadto, wszystkie informacje przetwarzane przez księgowych muszą zostać objęte tzw. tajemnicą zawodową.

- Obecne przepisy pozwalają na to, aby tworzyć i przechowywać dokumentację elektroniczną. Należy ją jednak odpowiednio zabezpieczyć, a także udostępniać w dowolnym momencie. Do elektronicznych archiwów dostęp mają zarówno pracownicy biura, jak i firmy. Takie rozwiązanie jest też ekologiczne, ponieważ zużywamy wówczas znacznie mniej papieru. Dzieje się tak, dlatego że w elektronicznym archiwum wszyscy uprawnieni użytkownicy mają dostęp do dokumentów, nie wymaga to więc tworzenia kilku kopii dokumentów. Ponadto, jako twórcy oprogramowania, od samego początku działania na rynku zwracamy uwagę na korzyści wynikające z wglądu w dokumenty dla obu stron. Takie archiwum jest już u nas od 10 lat, czyli od momentu, gdy zaczęliśmy wdrażać nasze rozwiązania u klientów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART. 

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Bardzo często to właśnie biura rachunkowe przejmują prowadzenie spraw kadrowych przedsiębiorstwa. Choć wiąże się z dodatkową opłatą, takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku wielu firm, ponieważ rozdzielenie dokumentów mogłoby nieść ze sobą problemy organizacyjne. Niektóre z dokumentów kadrowych są bowiem dokumentacją księgową. Pracownicy biura, którzy zajmują się sprawami kadrowymi, muszą znać się na płacach, kadrach, prawie pracy oraz ubezpieczeniach społecznych. 

Przedsiębiorcy decydujący się na takie rozwiązanie muszą zadbać również o to, aby upoważnić konkretne osoby w biurze rachunkowym do prowadzenia teczek osobowych. Upoważnienie powinno spełniać następujące warunki: być imienne oraz dotyczyć danego pracownika. 

W sytuacji, gdy firma decyduje się na powierzenie swoich spraw biuru, należy pamiętać, że obecne przepisy dają możliwość prowadzenia dokumentacji tylko w formie pisemnej, tylko w formie elektronicznej lub też połączenia ze sobą tych dwóch opcji. Pracodawca musi więc zdecydować, która forma jest dla niego najwygodniejsza. Inaczej dzieje się jednak w przypadku akt osobowych, tutaj należy wybrać jedną formę ich prowadzenia.
Na co dzień ważne dane mogą znajdować się w elektronicznym archiwum, jednak w przypadku kontroli inspektora pracy trzeba je będzie dostarczyć do siedziby przedsiębiorstwa. 

- Codzienne prowadzenie firmy staje się łatwiejsze, gdy dysponujemy elektronicznymi dokumentami. Zyskują na tym nie tylko przedsiębiorcy, ale i pracownicy. Mogą oni na przykład sprawdzać online swoją teczkę, w której znajdują się informacje dotyczące urlopu bądź umowy. Powierzając obsługę dokumentacji kadrowej nowoczesnym biurom, przedsiębiorcy mają też pewność, że dane są odpowiednio zabezpieczone. Przechowywanie teczek osobowych poza siedzibą firmy ułatwia kontrolę i pomaga zapewnić poufność wynagrodzeń. Co istotne, wybierając takie rozwiązania, jesteśmy też na bieżąco z najnowszymi rozporządzeniami i przepisami – mówi Krzysztof Wojtas. 

Podjęcie decyzji o współpracy z biurem rachunkowym wymaga zdefiniowania własnych oczekiwań i zbadania możliwości potencjalnych kontrahentów. Znając potrzeby firmy, wiedząc, w czym może pomóc wykwalifikowany zespół księgowych, oraz orientując się w nowoczesnych narzędziach, z których korzysta biuro, dużo łatwiej będzie dokonać dobrego wyboru.