SaaS czy własny software? Powstał kalkulator opłacalności obu rozwiązań.

• W dobie rosnącej cyfrowej dojrzałości firm trudno odnaleźć dziś taką, która nie korzystałaby ze wsparcia cyfrowych rozwiązań takich jak systemy CRM, ERP, HCM, e-fakturowanie czy oprogramowanie zarządzające doświadczeniami klientów (CX). 
• Pytanie, które niezwykle często trapi managerów to czy taniej będzie zdecydować się na chmurową subskrypcję tych narzędzi od renomowanych dostawców IT czy też zbudować je wewnętrznie od podstaw?
   

Polska firma Omni Calculator opracowała narzędzie zdolne do udzielenia odpowiedzi na to pytanie. Ta nigdy nie będzie jednak oczywista i zależna przede wszystkim od skali przedsiębiorstwa a więc liczby końcowych użytkowników oprogramowania, dostępności i wynagrodzeń developerów w przypadku decyzji o budowie własnego systemu czy funkcjonalności systemu na których najbardziej zależy potencjalnym użytkownikom. 

CRM - Coś Realnie Mierzalnego? 

Na potrzeby przykładowego obliczenia opłacalności budowy własnego rozwiązania względem jego outsourcingu
Omni Calculator postanowił wziąć pod uwagę system CRM czyli narzędzie do zarządzania relacjami z klientami.

​Udostępniony za darmo kalkulator należy uzupełnić o następujące parametry: 

• miesięczny koszt subskrypcji narzędzia CRM typu SaaS (Software as a Service)
• liczba deweloperów niezbędnych do zbudowania własnego systemu
• czas wymagany do jego stworzenia
• wynagrodzenie deweloperów, project managera i UI/UX designerów
• liczba dni poświęcanych miesięcznie przez 1 pracownika na utrzymanie własnego systemu
   

Posługując się tabelą porównawczą kosztów subskrypcji rozwiązań CRM u różnych dostawców z serwisu expertmarket.com wybraliśmy najwyższy pakiet funkcjonalności od największego i najbardziej rozpoznawanego globalnego dostawcy tego typu narzędzi, spod logo niebieskiej chmurki. Ten wynosi 300$ dla jednego użytkownika miesięcznie. Przyjmując, że korzysta z niego 10 ekspertów ds. sprzedaży w firmie otrzymamy miesięczny koszt w wysokości nieco ponad 12 tysięcy złotych. Przejdźmy zatem do kosztorysu stworzenia własnego narzędzia od podstaw.

Zgodnie z podpartą doświadczeniami analizą software house’u The Mind Studios do zbudowania webowej aplikacji typu CRM niezbędnych jest minimum 5 specjalistów: project manager, UI/UX designer, frontend developer, backend developer oraz QA specialist. Jeśli chcemy, by opracowana aplikacja była również narzędziem mobilnym i mogła być obsługiwana z poziomu smartfona potrzebnych będzie kolejnych trzech - jeszcze jeden UI/UX designer, iOS developer oraz Android developer. 

Załóżmy więc, że chcemy opracować w pełni funkcjonalny CRM, który śladem rozwiązań oferowanych przez największych dostawców IT może być także aplikacją mobilną. Według The Mind Studios będzie to podzielony na 8 poszczególnych faz projekt, który zajmie łącznie całemu zespołowi developerów 3740 godzin, czyli około 5 miesięcy. Analiza studia programistycznego przeliczyła również, korzystając z aktualnych średnich stawek wynagrodzeń za godzinę dla każdego z developerów, koszt takiego przedsięwzięcia. Ten wyniósł 168300$ czyli 685 tysięcy złotych. Dla lokalnego, polskiego rynku ustalmy jednak średnią stawkę wynagrodzenia godzinowego tych grup programistów oraz project managera na 150 zł. Wówczas cały koszt projektu wyniesie 561000 złotych. Do kalkulatora można wprowadzać też wartość średniego, miesięcznego wynagrodzenia netto dla developerów pracujących nad wewnętrznym systemem IT.

Jeśli założymy również, że niezbędne będzie poświęcenie 3 dni w miesiącu na prace związane z utrzymaniem własnego systemu od strony technicznej okaże się, że cała inwestycja zwróci się dopiero po upływie blisko 5 lat. Roczne oszczędności z tytułu użytkowania własnego rozwiązania względem subskrypcji będą wynosiły wówczas, po ukończeniu projektu, 120776 tys. złotych. W takim przypadku narzędzie Omni Calculator wskaże na niską opłacalność budowy własnego systemu. 

Rola skali i czynników dodatkowych

Jeżeli jednak dwukrotnie podnieślibyśmy liczbę pracowników korzystających z CRM-a - a więc do 20 - werdykt będzie już inny. Przy takich kosztach subskrypcji okaże się, że inwestycja w stworzenie własnego systemu zwróci się już po 2 latach, a poziom oszczędności będzie na tyle wyraźny, że zdecydowanie lepszy pomysł to budowa swojego narzędzia do zarządzania relacjami z klientami. 

Kalkulator może więc okazać się pomocny w zdecydowaniu o tym, na który model użytkowania cyfrowych produktów warto zdecydować się, uwzględniając specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa. Nie należy jednak zapominać przy tym o szeregu czynników dodatkowych, zwykle przemawiających na korzyść subskrybowanych rozwiązań. Takich jak choćby zautomatyzowane utrzymanie systemu, z cyklicznymi aktualizacjami i „łatkami” bezpieczeństwa włącznie czy consulting i wsparcie szkoleniowe przy wdrażaniu nowego rozwiązania. Wybór konkretnego systemu w modelu SaaS eliminuje również koszty związane z posiadaniem i obsługą infrastruktury IT, która stanowi jego fundament w przypadku opracowywania własnego, wewnętrznego rozwiązania. Produkty globalnych liderów w odpowiednich kategoriach produktowych szybko zyskują też zwykle nowe funkcjonalności, nierzadko wspierane zaawansowanymi algorytmami AI, których własnoręczne wdrażanie, nawet jeśli byłoby osiągalne, generowałoby dodatkowe ogromne koszty. 

Własnych obliczeń można dokonać na stronie kalkulatora (przycisk WIĘCEJ INFORMACJI)