Komunikaty PR

Siegenia-Aubi przeprowadziła proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej

2021-03-24  |  14:35
Kontakt
Monday PR
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.

Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl

Siegenia-Aubi Sp. z o.o., producent nowoczesnych systemów do okien i drzwi oraz automatyki i wentylacji, podjęła decyzję o wyeliminowaniu papierowych teczek osobowych i całkowitym przejściu na elektroniczną obsługę dokumentacji pracowniczej. W tym celu wykorzystano rozwiązanie SAP i kilka autorskich rozwiązań Gavdi: Gavdi eDeklaracje, Gavdi Document Generator, Gavdi ePaski i Gavdi eTeczka.

Optymalizacja poprzez digitalizację teczek pracowniczych

Celem Siegenia-Aubi była optymalizacja procesów kadrowych związanych z dokumentacją pracowniczą poprzez wyeliminowanie papierowych teczek osobowych. Stąd firma zdecydowała się na wprowadzenie zmian w sposobie przygotowywania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów. Wykorzystanie systemu SAP HCM, uzupełnionego o rozwiązania Gavdi, pozwoliło diametralnie usprawnić ten obszar.

Wraz z wdrożeniem SAP HCM zastosowano Gavdi eDeklaracje i ePaski, które umożliwiły elektroniczną dystrybucję PITów i pasków do pracowników. Następnym krokiem było wykorzystanie rozwiązania Gavdi Document Generator do sprawnego, komfortowego i elastycznego tworzenia dokumentów pracowniczych na podstawie danych zarówno kadrowych, jak i pochodzących z naliczenia listy płac. Końcowym elementem, który gromadzi dokumenty przygotowane w innych narzędziach i prezentuje je w ustandaryzowanej strukturze, była Gavdi eTeczka – rozwiązanie do przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z nich jest przypisany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, dając działowi kadr łatwy oraz bieżący dostęp do dokumentacji pracowniczej i ułatwiając codzienną pracę administracyjną. Rozwiązanie pozwala bowiem szybciej wyszukiwać potrzebne dokumenty, czy też weryfikować ich ewentualny brak w elektronicznej teczce.

Przejście na Gavdi eTeczka obejmowało po stronie Siegenia-Aubi nie tylko przygotowanie nowego elektronicznego archiwum, ale również migrację dokumentów już przechowywanych w wewnętrznych bazach oraz płynne udostępnienie nowego systemu do codziennej pracy. Nowa elektroniczna eTeczka w technologii SAP Fiori została udostępniona użytkownikom w grudniu 2020 r.

– Wdrożenie rozwiązań Gavdi, jako uzupełnienia rozwiązania SAP HCM, umożliwia nam optymalizację obsługi dokumentacji pracowniczej oraz dodatkowe zabezpieczenie przechowywanych danych z uwagi na uprawnienia poszczególnych użytkowników wynikające z ich ról w systemie SAP. Należy podkreślić, że dzięki nowemu rozwiązaniu nie tylko dział HR, ale także menedżerowie i pracownicy zyskują łatwy dostęp do teczek osobowych, co pozwoli na ich bieżącą weryfikację i aktualizację. Jest to szczególnie istotne w czasach powszechnego ograniczania bezpośrednich kontaktów międzyludzkich ze względu na pandemię – mówi Patrycja Sopa, Siegenia-Aubi.

Narzędzia zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi

Spośród zastosowanych w Siegenia-Aubi  rozwiązań, szczególnie istotna jest Gavdi eTeczka. Jest  ona w pełni zintegrowana z systemem SAP i zbudowana w oparciu o standardową technologię SAP ArchiveLink. Oprócz optymalnej dla użytkowników funkcjonalności odzwierciedla także wymagania prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób elektroniczny oraz zarządzania tymi dokumentami. Gavdi zapewnia również stałą aktualizację rozwiązania w odniesieniu do zmian prawnych. 

Gavdi eTeczka spełnia wszelkie wymogi prawne i techniczne, aby bezpiecznie przechowywać teczki osobowe pracowników, jednocześnie zapewniając do nich szybki i wygodny wgląd uprawnionym użytkownikom. Rozwiązanie jest znacznym odciążeniem dla działów kadr i zwiększa obszar samoobsługi pracowniczej ­­­– mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Z roku na rok zauważamy znaczny wzrost zainteresowania cyfryzacją dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, że w roku 2020 zrealizowaliśmy dwukrotnie więcej wdrożeń eTeczki niż w 2019 r. Doprecyzowanie przepisów prawa w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i pandemia pomagają kolejnym pracodawcom podejmować kroki w kierunku cyfryzacji dokumentów – dodaje.

Siegenia-Aubi jest wieloletnim klientem serwisowym, którego Gavdi Polska wspiera w codziennym użytkowaniu systemu SAP HR. Dotychczas firma korzystała m.in. z rozwiązań Gavdi BHP Box, Gavdi Document Generator oraz Gavdi eDeklaracje. Wdrożenie Gavdi eTeczka stało się naturalnym uzupełnieniem wcześniejszych rozwiązań i rozszerzeniem funkcjonalności systemu.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Źródło informacji: Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Emitel i Miasto Poznań zacieśniają współpracę na rzecz innowacji w Wielkopolsce Biuro prasowe
2025-03-18 | 10:00

Emitel i Miasto Poznań zacieśniają współpracę na rzecz innowacji w Wielkopolsce

Emitel S.A. intensyfikuje swoją działalność w Wielkopolsce. Spółka kontynuuje rozwój projektów na terenie całego kraju. Wśród ogólnopolskich,
IT i technologie Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai
2025-03-03 | 12:05

Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai

W zeszłym roku Motorola i Lenovo utworzyły ekosystem Smart Connect, aby umożliwić płynną współpracę smartfonów, tabletów oraz komputerów
IT i technologie Praca w IT bez doświadczenia. Liderzy EY GDS o tym, jak odnaleźć swoją ścieżkę do sukcesu na rynku IT
2025-02-26 | 11:15

Praca w IT bez doświadczenia. Liderzy EY GDS o tym, jak odnaleźć swoją ścieżkę do sukcesu na rynku IT

Branża IT przyciąga jak magnes. Zwłaszcza obecnie, gdy AI staje się rzeczywistością, która zmienia sposób, w jaki pracujemy i żyjemy. Praca w IT daje

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Konsument

Polityka

Europa będzie się zbroić. Musi być gotowa na atak Rosji na kraj NATO w ciągu kilku najbliższych lat

Wybuch wojny w Ukrainie i obecna sytuacja geopolityczna oznaczają dla UE konieczność podnoszenia swojego bezpieczeństwa. Zwłaszcza że atak Rosji na kraj unijny nie jest niemożliwy. Oceny NATO, Niemiec, Polski, Danii i państw bałtyckich wskazują, że Rosja jest gotowa do ataku w ciągu od trzech do dziesięciu lat. – Priorytetem Europy powinno być dalsze wspieranie Ukrainy – przekonuje europoseł Dariusz Joński.

Handel

Kaucja na butelki i puszki już od października tego roku. Eksperci ostrzegają: to może podnieść koszty gospodarki odpadami

Polska przygotowuje się do jednej z największych zmian w systemie gospodarowania odpadami – od 1 października br. zacznie obowiązywać system kaucyjny. Wprowadzenie kaucji na butelki PET, puszki aluminiowe i szklane butelki wielorazowe ma na celu zwiększenie poziomu recyklingu i ograniczenie ilości odpadów w środowisku. Jednak, jak wskazują eksperci, nowe przepisy mogą się wiązać z wieloma wyzwaniami, w tym z wysokimi kosztami wdrożenia oraz możliwymi konsekwencjami dla konsumentów i samorządów.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.