Siegenia-Aubi przeprowadziła proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl
Siegenia-Aubi Sp. z o.o., producent nowoczesnych systemów do okien i drzwi oraz automatyki i wentylacji, podjęła decyzję o wyeliminowaniu papierowych teczek osobowych i całkowitym przejściu na elektroniczną obsługę dokumentacji pracowniczej. W tym celu wykorzystano rozwiązanie SAP i kilka autorskich rozwiązań Gavdi: Gavdi eDeklaracje, Gavdi Document Generator, Gavdi ePaski i Gavdi eTeczka.
Optymalizacja poprzez digitalizację teczek pracowniczych
Celem Siegenia-Aubi była optymalizacja procesów kadrowych związanych z dokumentacją pracowniczą poprzez wyeliminowanie papierowych teczek osobowych. Stąd firma zdecydowała się na wprowadzenie zmian w sposobie przygotowywania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów. Wykorzystanie systemu SAP HCM, uzupełnionego o rozwiązania Gavdi, pozwoliło diametralnie usprawnić ten obszar.
Wraz z wdrożeniem SAP HCM zastosowano Gavdi eDeklaracje i ePaski, które umożliwiły elektroniczną dystrybucję PITów i pasków do pracowników. Następnym krokiem było wykorzystanie rozwiązania Gavdi Document Generator do sprawnego, komfortowego i elastycznego tworzenia dokumentów pracowniczych na podstawie danych zarówno kadrowych, jak i pochodzących z naliczenia listy płac. Końcowym elementem, który gromadzi dokumenty przygotowane w innych narzędziach i prezentuje je w ustandaryzowanej strukturze, była Gavdi eTeczka – rozwiązanie do przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z nich jest przypisany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, dając działowi kadr łatwy oraz bieżący dostęp do dokumentacji pracowniczej i ułatwiając codzienną pracę administracyjną. Rozwiązanie pozwala bowiem szybciej wyszukiwać potrzebne dokumenty, czy też weryfikować ich ewentualny brak w elektronicznej teczce.
Przejście na Gavdi eTeczka obejmowało po stronie Siegenia-Aubi nie tylko przygotowanie nowego elektronicznego archiwum, ale również migrację dokumentów już przechowywanych w wewnętrznych bazach oraz płynne udostępnienie nowego systemu do codziennej pracy. Nowa elektroniczna eTeczka w technologii SAP Fiori została udostępniona użytkownikom w grudniu 2020 r.
– Wdrożenie rozwiązań Gavdi, jako uzupełnienia rozwiązania SAP HCM, umożliwia nam optymalizację obsługi dokumentacji pracowniczej oraz dodatkowe zabezpieczenie przechowywanych danych z uwagi na uprawnienia poszczególnych użytkowników wynikające z ich ról w systemie SAP. Należy podkreślić, że dzięki nowemu rozwiązaniu nie tylko dział HR, ale także menedżerowie i pracownicy zyskują łatwy dostęp do teczek osobowych, co pozwoli na ich bieżącą weryfikację i aktualizację. Jest to szczególnie istotne w czasach powszechnego ograniczania bezpośrednich kontaktów międzyludzkich ze względu na pandemię – mówi Patrycja Sopa, Siegenia-Aubi.
Narzędzia zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi
Spośród zastosowanych w Siegenia-Aubi rozwiązań, szczególnie istotna jest Gavdi eTeczka. Jest ona w pełni zintegrowana z systemem SAP i zbudowana w oparciu o standardową technologię SAP ArchiveLink. Oprócz optymalnej dla użytkowników funkcjonalności odzwierciedla także wymagania prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób elektroniczny oraz zarządzania tymi dokumentami. Gavdi zapewnia również stałą aktualizację rozwiązania w odniesieniu do zmian prawnych.
– Gavdi eTeczka spełnia wszelkie wymogi prawne i techniczne, aby bezpiecznie przechowywać teczki osobowe pracowników, jednocześnie zapewniając do nich szybki i wygodny wgląd uprawnionym użytkownikom. Rozwiązanie jest znacznym odciążeniem dla działów kadr i zwiększa obszar samoobsługi pracowniczej – mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Z roku na rok zauważamy znaczny wzrost zainteresowania cyfryzacją dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, że w roku 2020 zrealizowaliśmy dwukrotnie więcej wdrożeń eTeczki niż w 2019 r. Doprecyzowanie przepisów prawa w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i pandemia pomagają kolejnym pracodawcom podejmować kroki w kierunku cyfryzacji dokumentów – dodaje.
Siegenia-Aubi jest wieloletnim klientem serwisowym, którego Gavdi Polska wspiera w codziennym użytkowaniu systemu SAP HR. Dotychczas firma korzystała m.in. z rozwiązań Gavdi BHP Box, Gavdi Document Generator oraz Gavdi eDeklaracje. Wdrożenie Gavdi eTeczka stało się naturalnym uzupełnieniem wcześniejszych rozwiązań i rozszerzeniem funkcjonalności systemu.

Emitel i Miasto Poznań zacieśniają współpracę na rzecz innowacji w Wielkopolsce

Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai

Praca w IT bez doświadczenia. Liderzy EY GDS o tym, jak odnaleźć swoją ścieżkę do sukcesu na rynku IT
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Konsument

Model przewagi gospodarczej polskich firm oparty na taniej sile roboczej się wyczerpuje. Pora na konkurowanie marką i innowacją
Szybki rozwój gospodarczy ostatnich 20–30 lat Polska zawdzięcza dobrze wykwalifikowanej, ale i taniej sile roboczej, dzięki której produkty i usługi z naszego kraju konkurowały ceną z zachodnimi przy nie gorszej, a czasem i lepszej jakości. Ten etap dobiega końca. Polscy pracownicy zarabiają coraz więcej, muszą więc wnieść większą wartość dodaną, by rozwój mógł postępować, a same firmy podjąć walkę o konsumenta z globalnymi markami.
Polityka
Europa będzie się zbroić. Musi być gotowa na atak Rosji na kraj NATO w ciągu kilku najbliższych lat

Wybuch wojny w Ukrainie i obecna sytuacja geopolityczna oznaczają dla UE konieczność podnoszenia swojego bezpieczeństwa. Zwłaszcza że atak Rosji na kraj unijny nie jest niemożliwy. Oceny NATO, Niemiec, Polski, Danii i państw bałtyckich wskazują, że Rosja jest gotowa do ataku w ciągu od trzech do dziesięciu lat. – Priorytetem Europy powinno być dalsze wspieranie Ukrainy – przekonuje europoseł Dariusz Joński.
Handel
Kaucja na butelki i puszki już od października tego roku. Eksperci ostrzegają: to może podnieść koszty gospodarki odpadami

Polska przygotowuje się do jednej z największych zmian w systemie gospodarowania odpadami – od 1 października br. zacznie obowiązywać system kaucyjny. Wprowadzenie kaucji na butelki PET, puszki aluminiowe i szklane butelki wielorazowe ma na celu zwiększenie poziomu recyklingu i ograniczenie ilości odpadów w środowisku. Jednak, jak wskazują eksperci, nowe przepisy mogą się wiązać z wieloma wyzwaniami, w tym z wysokimi kosztami wdrożenia oraz możliwymi konsekwencjami dla konsumentów i samorządów.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.