Siegenia-Aubi przeprowadziła proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl
Siegenia-Aubi Sp. z o.o., producent nowoczesnych systemów do okien i drzwi oraz automatyki i wentylacji, podjęła decyzję o wyeliminowaniu papierowych teczek osobowych i całkowitym przejściu na elektroniczną obsługę dokumentacji pracowniczej. W tym celu wykorzystano rozwiązanie SAP i kilka autorskich rozwiązań Gavdi: Gavdi eDeklaracje, Gavdi Document Generator, Gavdi ePaski i Gavdi eTeczka.
Optymalizacja poprzez digitalizację teczek pracowniczych
Celem Siegenia-Aubi była optymalizacja procesów kadrowych związanych z dokumentacją pracowniczą poprzez wyeliminowanie papierowych teczek osobowych. Stąd firma zdecydowała się na wprowadzenie zmian w sposobie przygotowywania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów. Wykorzystanie systemu SAP HCM, uzupełnionego o rozwiązania Gavdi, pozwoliło diametralnie usprawnić ten obszar.
Wraz z wdrożeniem SAP HCM zastosowano Gavdi eDeklaracje i ePaski, które umożliwiły elektroniczną dystrybucję PITów i pasków do pracowników. Następnym krokiem było wykorzystanie rozwiązania Gavdi Document Generator do sprawnego, komfortowego i elastycznego tworzenia dokumentów pracowniczych na podstawie danych zarówno kadrowych, jak i pochodzących z naliczenia listy płac. Końcowym elementem, który gromadzi dokumenty przygotowane w innych narzędziach i prezentuje je w ustandaryzowanej strukturze, była Gavdi eTeczka – rozwiązanie do przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z nich jest przypisany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, dając działowi kadr łatwy oraz bieżący dostęp do dokumentacji pracowniczej i ułatwiając codzienną pracę administracyjną. Rozwiązanie pozwala bowiem szybciej wyszukiwać potrzebne dokumenty, czy też weryfikować ich ewentualny brak w elektronicznej teczce.
Przejście na Gavdi eTeczka obejmowało po stronie Siegenia-Aubi nie tylko przygotowanie nowego elektronicznego archiwum, ale również migrację dokumentów już przechowywanych w wewnętrznych bazach oraz płynne udostępnienie nowego systemu do codziennej pracy. Nowa elektroniczna eTeczka w technologii SAP Fiori została udostępniona użytkownikom w grudniu 2020 r.
– Wdrożenie rozwiązań Gavdi, jako uzupełnienia rozwiązania SAP HCM, umożliwia nam optymalizację obsługi dokumentacji pracowniczej oraz dodatkowe zabezpieczenie przechowywanych danych z uwagi na uprawnienia poszczególnych użytkowników wynikające z ich ról w systemie SAP. Należy podkreślić, że dzięki nowemu rozwiązaniu nie tylko dział HR, ale także menedżerowie i pracownicy zyskują łatwy dostęp do teczek osobowych, co pozwoli na ich bieżącą weryfikację i aktualizację. Jest to szczególnie istotne w czasach powszechnego ograniczania bezpośrednich kontaktów międzyludzkich ze względu na pandemię – mówi Patrycja Sopa, Siegenia-Aubi.
Narzędzia zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi
Spośród zastosowanych w Siegenia-Aubi rozwiązań, szczególnie istotna jest Gavdi eTeczka. Jest ona w pełni zintegrowana z systemem SAP i zbudowana w oparciu o standardową technologię SAP ArchiveLink. Oprócz optymalnej dla użytkowników funkcjonalności odzwierciedla także wymagania prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób elektroniczny oraz zarządzania tymi dokumentami. Gavdi zapewnia również stałą aktualizację rozwiązania w odniesieniu do zmian prawnych.
– Gavdi eTeczka spełnia wszelkie wymogi prawne i techniczne, aby bezpiecznie przechowywać teczki osobowe pracowników, jednocześnie zapewniając do nich szybki i wygodny wgląd uprawnionym użytkownikom. Rozwiązanie jest znacznym odciążeniem dla działów kadr i zwiększa obszar samoobsługi pracowniczej – mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Z roku na rok zauważamy znaczny wzrost zainteresowania cyfryzacją dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, że w roku 2020 zrealizowaliśmy dwukrotnie więcej wdrożeń eTeczki niż w 2019 r. Doprecyzowanie przepisów prawa w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i pandemia pomagają kolejnym pracodawcom podejmować kroki w kierunku cyfryzacji dokumentów – dodaje.
Siegenia-Aubi jest wieloletnim klientem serwisowym, którego Gavdi Polska wspiera w codziennym użytkowaniu systemu SAP HR. Dotychczas firma korzystała m.in. z rozwiązań Gavdi BHP Box, Gavdi Document Generator oraz Gavdi eDeklaracje. Wdrożenie Gavdi eTeczka stało się naturalnym uzupełnieniem wcześniejszych rozwiązań i rozszerzeniem funkcjonalności systemu.
Consdata i Credit Agricole Bank Polska - Low-codowe Śniadanie Technologiczne
Toughbook wspiera żołnierzy na froncie, umożliwiając im komunikację
Czeski startup pomoże w ekspansji zagranicznej polskich firm i organizacji.
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Konsument
T-Mobile startuje w Polsce z nowym konceptem. Pozwoli klientom przetestować i doświadczyć najnowocześniejszych technologii
T-Mobile już od kilku lat realizuje strategię, która mocno skupia się na innowacjach i doświadczeniach klienta związanych z nowymi technologiami. Połączeniem obu tych elementów jest Magenta Experience Center – nowoczesny koncept, który ma zapewnić klientom możliwość samodzielnego przetestowania najnowszych technologii. Format, z sukcesem działający już na innych rynkach zachodnioeuropejskich, właśnie zadebiutował w Warszawie. Będą z niego mogli korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i biznesowi.
Problemy społeczne
W Polsce brakuje dostępnych cenowo mieszkań. Eksperci mówią o kryzysie mieszkaniowym
– Większość osób – nawet ze średnimi, wcale nie najgorszymi dochodami – ma problem, żeby zaspokoić swoje potrzeby mieszkaniowe, ale też z tym, żeby po zaspokojeniu tych potrzeb, po opłaceniu wszystkich rachunków i opłat związanych z mieszkaniem, mieć jeszcze środki na godne życie – mówi Aleksandra Krugły z Fundacji Habitat for Humanity Poland. Jak wskazuje, problem stanowi nie tylko wysoki współczynnik przeciążenia kosztami mieszkaniowymi, ale i tzw. luka czynszowa, w której mieści się ponad 1/3 społeczeństwa. Tych problemów nie rozwiąże jednak samo zwiększanie liczby nowych lokali. Potrzebne są również rozwiązania, które umożliwią zaangażowanie sektora prywatnego w zwiększenie podaży dostępnych cenowo mieszkań na wynajem.
Konsument
Od 28 kwietnia Polacy żyją na ekologiczny kredyt. Zmiana zachowań konsumentów może odwrócić negatywny trend
Dzień Długu Ekologicznego, czyli data, do której zużyliśmy wszystkie zasoby, jakie w ciągu roku może zapewnić Ziemia, w tym roku w Polsce przypada 28 kwietnia, kilka dni wcześniej niż rok temu. Coroczne przyspieszenie tego terminu to sygnał, że czerpiemy bez umiaru z naturalnych systemów, nie dając im czasu na odbudowę. – Polskie społeczeństwo staje się coraz bardziej konsumpcyjne, kupujemy i wyrzucamy coraz więcej. Ale też nie mamy tak naprawdę efektywnego narzędzia, żeby temu zapobiec – ocenia Filip Piotrowski, ekspert ds. gospodarki obiegu zamkniętego z UNEP/GRID-Warszawa.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.