Zarządzanie korespondencją przychodzącą szansą na optymalizację biznesu

W wyniku pandemicznych doświadczeń cyfryzacja zaistniała w świadomości przedsiębiorców na szeroką skalę. Okres przymusowych lockdownów, obostrzeń sanitarnych i wzrost popularności pracy zdalnej sprawił, że biznes chętnie sięgał po wsparcie technologii. Pierwszym krokiem na ścieżce cyfrowej transformacji była niejednokrotnie digitalizacja danych. Jednak koncentrując się na zgromadzonych w firmie zasobach, pomijano obszar korespondencji przychodzącej – setek tysięcy dokumentów i maili przetwarzanych w skali miesiąca. Automatyzacja w tym obszarze umożliwia redukcję kosztów operacyjnych nawet o 25%[1].

Komentarz ekspercki Moniki Kołodziejczyk, Regional Business Development Director w Iron Mountain Polska.

Cyfrowa transformacja istotnie nabiera tempa. W czasie pandemii, która okazała się jednym z kluczowych akceleratorów cyfryzacji biznesu w ostatnich latach, firmy sięgały przede wszystkim po doraźne rozwiązania. Dbając o utrzymanie ciągłości prowadzenia działalności, wstępnie dążono do zbudowania zdalnego i scentralizowanego dostępu do firmowych zasobów, co wymagało oczywiście ich wcześniejszego zdigitalizowania. Konsekwentnie, najczęściej partiami, dokumentację przenoszono do przestrzeni online. Priorytetem były wówczas zasoby zgromadzone w firmowych archiwach, jednak niejednokrotnie pomijano obszar, bez którego potencjał cyfrowej transformacji nie zostanie nigdy uwolniony w pełni.

Korzyści dla działalności operacyjnej warunkowane przez digitalizację zasobów archiwalnych są dziś powszechnie znane dla przedstawicieli biznesu. Skanowanie i transfer zgromadzonych danych do cyfrowych repozytoriów to ważny krok, jednak zdecydowanie nie powinno się lekceważyć obszaru korespondencji przychodzącej. W przypadku największych przedsiębiorstw to nawet kilkadziesiąt tysięcy dokumentów, które są przetwarzane w skali każdego miesiąca. Choć formaty papierowej dokumentacji są zróżnicowane ze względu na branżę, bez wątpienia każdorazowo są w nich zawarte bezcenne informacje. W przypadku realizacji projektu dla jednej z firm z sektora finansowego jako Iron Mountain przejęliśmy w ramach cyfrowej kancelarii ponad 250 typów dokumentów, do których kategoryzacji wykorzystano m.in. technologię uczenia maszynowego. Należy pamiętać, że współcześnie firmowa korespondencja przychodząca to przede wszystkim maile. Choć zarządzanie nimi jest znacząco mniej problematyczne, automatyzacja w tym obszarze również przynosi korzyści.  Gdy proces obsługi korespondencji, bez względu na jej formę, jest realizowany manualnie, wgląd w firmowe dane nie jest kompletny, a koszty, czas zarządzania i ryzyko błędów rosną.

Z danych Iron Mountain wynika, że optymalizacja zarządzania korespondencją przychodzącą pozwala ograniczyć koszty operacyjne w tym obszarze nawet o 25%. Nie każdy ma świadomość, że oszczędność ta jest generowana na kilku płaszczyznach. Na wstępie należy założyć, że automatyzacja w obsłudze korespondencji, usprawnienie operacji i połączenie danych pomiędzy poszczególnymi obszarami biznesowymi pozwala na przekierowanie uwagi pracowników ze żmudnych i czasochłonnych obowiązków na zadania strategiczne z perspektywy całej organizacji. Gdy poczta zostaje poddana cyfryzacji, jest automatycznie kierowana do właściwego adresata dzięki procesom workflow stworzonym na podstawie kluczowych danych. Nawet przy stosunkowo niewielkiej skali projektu możliwe jest uwolnienie 10% mocy przerobowych zespołów operacyjnych[2]. Uruchomienie usługi kancelaryjnej trwale transferuje również korespondencję poza organizację, wobec czego nie trzeba jej wewnętrznie przechowywać, a tym samym dostępną przestrzeń można wykorzystać efektywniej lub z niej zrezygnować, ograniczając koszty utrzymania nieruchomości.

Oczywiście błędem byłoby postrzeganie automatyzacji w zarządzaniu korespondencją jedynie przez pryzmat oszczędności zasobów czy środków. Uważam, że na wzrost popularności usług kancelaryjnych w przyszłości wpłynie również zwiększenie poczucia bezpieczeństwa organizacji. Pełna gotowość audytowa, kontrolowany łańcuch nadzoru i gwarancja dotrzymania 100% zobowiązań z umów SLA dotyczących procesów operacyjnych, również w obliczu nieoczekiwanych zmian okoliczności biznesowych, sprawią, że biznes z coraz większą uwagą będzie kierować swoje zainteresowanie na efektywne zarządzanie korespondencją – szczególnie w obecnych czasach niepewności.

[1] Dane wewnętrzne Iron Mountain

[2] Dane wewnętrzne Iron Mountain