Jak zbudować innowacyjne biuro rachunkowe?

Coraz więcej firm decyduje się powierzyć swoje rozliczenia profesjonalnym biurom księgowym. Stanowią one dobrą alternatywę dla własnego działu finansowego. Konkurencja na rynku biur jest jednak duża, a potrzeby przedsiębiorców rosną. Jak za nimi nadążyć i sprostać oczekiwaniom klientów?

Dzięki korzystaniu z usług profesjonalistów przedsiębiorcy mogą w pełni poświęcić zaoszczędzony czas swojej firmie. Do specjalistów należy prowadzenie księgowości, śledzenie zmieniających się przepisów oraz zadbanie o aktualną wiedzę, która pozwala im sprawnie działać. Nie są to jednak jedyne elementy, o których warto pomyśleć, prowadząc biuro rachunkowe.

Narzędzia usprawniające działania

Już od kilku lat wiele firm i biur rezygnuje z używania papierowych dokumentów podczas pracy. To nie tylko dbałość o zachowanie zasad ekologii, ale przede wszystkim minimalizowanie ilości dokumentów, z jakich na co dzień korzystamy. Zajmują one mnóstwo miejsca w segregatorach oraz na regałach, które niejednokrotnie są przeznaczone tylko do ich przechowywania. Najnowsze technologie oraz zmiany w przepisach sprawiają, że digitalizacja dokumentacji jest możliwa i może usprawnić pracę.

- Wciąż trwający okres pandemii tylko potwierdził, jak istotną rolę w działaniach księgowych mogą spełniać dokumenty w wersji elektronicznej. Zeskanowane dokumenty można łatwo przesłać do księgowego, tym samym przekazując ważne pliki bez konieczności pojawiania się w biurze. Kolejnym ułatwieniem jest korzystanie z OCR i odczytywania takich skanów, program podpowiada także dodatkowe parametry, takie jak kategorie księgowe, dzięki czemu księgowy zamiast ręcznie przepisywać dokumenty – weryfikuje je i skupia się na pracy merytorycznej – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Opcja umieszczenia dokumentów w archiwum sprawia również, że zarówno klient, jak i księgowy mogą sięgnąć po nie w każdej chwili. W odszukaniu stosownych plików pomaga wyszukiwarka. Ponadto, zawsze można nadać pracownikom uprawnienia do plików, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Popularność nowoczesnych rozwiązań nie słabnie

Sukcesywny wzrost używania narzędzi optymalizujących pracę księgowych najlepiej obrazują dane z ostatnich lat.

Liczba odczytanych stron dokumentów w programie SaldeoSMART w 2017 r. wyniosła prawie 7,5 mln. Rok później wzrosła już o 66%, do ponad 12 mln. Pod względem wyników zwycięski okazał się jednak rok 2019. Właśnie wtedy odczytano 17 mln stron dokumentów. Tegoroczne dane niewiele się różnią – w 2020 r. użytkownicy odczytali jak dotąd ponad 15 mln stron. Ta wartość z pewnością wzrośnie do końca grudnia.

Z kolei liczba wysłanych rozliczeń księgowych niezmiennie zwiększała się w latach 2017-2020. W 2017 roku było ich prawie 30 tys., w kolejnym niemal 2 razy tyle, zaś w 2019 r. już ponad 75 tys. Według najnowszych danych przekroczyła 80 tys., co daje 10% wzrost w stosunku do poprzedniego roku. Już teraz liczba wysłanych do końca sierpnia rozliczeń księgowych jest większa niż w całym 2019 roku. To jasno pokazuje, że biura zmierzają w kierunku optymalizacji, wyznaczając znaczący trend.

- Porównując ostatnie lata, możemy zauważyć, że coraz częściej decydujemy się na elektroniczne rozwiązania. Potwierdza to wzrost zainteresowania nowoczesnymi narzędziami oraz intensywności ich używania. Przykładowo, w pierwszym roku wdrażania odczytywania dokumentów przez OCR – w całym 2013 roku – system przetworzył niecałe 84 tys. stron dokumentów. Obecnie w ciągu miesiąca jest to ponad 2 mln stron. Odzwierciedla to, jak bardzo zmienił się rynek i jak firmy doceniają rozwiązania, które ułatwiają im pracę. Automatyzacja powtarzalnych czynności stała się dziś ważnym aspektem zarządzania księgowością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Współpraca online

Nie można zapomnieć też o wyzwaniach, jakie niesie ze sobą komunikacja online. Jak przewiduje tegoroczny raport IDC “IDC FutureScape: Worldwide CIO Agenda 2020 Predictions”, do 2023 roku 80% organizacji IT przyśpieszy rozwój oprogramowania, aby sprostać większym potrzebom biznesowym. Już teraz zaobserwować można rozwój rozwiązań pozwalających sprawnie się kontaktować i rozdzielać zadania, co w okresie pandemii zyskuje na znaczeniu.

- System pracy hybrydowej, jaki przyjęło wiele firm, spowodował, że szybka wymiana informacji między pracownikami biur rachunkowych oraz klientami stała się niezbędna. W sytuacji gdy część zespołu działa zdalnie, a część w biurze, sprawdzają się narzędzia umożliwiające organizację pracy całego zespołu. Podział zadań między pracownikami, możliwość zebrania niezbędnych informacji w jednym miejscu oraz monitoring czasu poświęcanego na realizację zadań – to wszystko sprawia, że praca przebiega sprawniej. Ponadto, jeśli komunikacja z klientem odbywa się poprzez program, to pozwala to uniknąć czasochłonnych poszukiwań ważnej korespondencji w skrzynce mailowej – dodaje Krzysztof Wojtas.

Podczas współpracy z klientem należy także brać pod uwagę wszelkie zmiany w dokumentach, np. w danych pracowników, czy błędy związane z danymi firmy bądź istotnymi datami. Dlatego sprawna wymiana informacji w oparciu o dokumentację przyspiesza znacząco wszystkie działania.

Udane relacje z klientami

Dziś biura rachunkowe nie tylko oferują swoje usługi, ale także tworzą odpowiednie relacje z klientami. Ich budowa ma swój początek w pytaniach, dzięki którym można ustalić potrzeby klientów i ich wymagania. Często, zwłaszcza w przypadku klientów zaczynających dopiero swoją przygodę z prowadzeniem własnego biznesu, warto zadbać o zrozumiały język i nie używać skomplikowanej, branżowej terminologii.

Przypominanie klientom o istotnych terminach dotyczących firmy bądź bieżące informowanie o wdrożeniu niezbędnych zmian również ma spore znaczenie. Niezbędna jest oczywiście szczerość. Jeśli dana sprawa wymaga więcej czasu i analizy, powiedzmy o tym wprost.

W wielu biurach stawia się również na dodatkową pomoc klientowi. Księgowi udzielają dodatkowych, profesjonalnych porad oraz prowadzą webinary poruszające istotne dla klientów tematy. Zwykle dotyczą one tych najczęstszych i najbardziej aktualnych problemów. Dobrym przykładem są chociażby kolejne wersje tarcz antykryzysowych, które towarzyszyły nam w ciągu ostatnich miesięcy.

Rozwiązania tego typu pomagają zbudować dobrą relację, a co za tym idzie – często zyskać stałego klienta.

Biuro księgowe to nie tylko nowoczesne rozwiązania, które przyśpieszają pracę. To również umiejętność dostosowywania się do stale zmieniających się warunków, np. tych panujących podczas pandemii. Wówczas bardzo pomocna jest dobra organizacja pracy zespołu, wsparta odpowiednimi narzędziami oraz efektywną komunikacją między pracownikami. Dopełnieniem tego są utrzymywane z klientami stałe i udane relacje. Dzięki tym czynnikom biuro jest nie tylko innowacyjne, ale staje się także liderem na rynku.