Można robić to lepiej! Sprawdź, czy prawnik dostarcza Ci najlepsze dokumenty

Ilu prawników z ręką na sercu może powiedzieć, że tworząc umowy lub regulaminy, myśli o ludziach, którzy będą z tych dokumentów korzystać? Bądźmy szczerzy. Zwykle bazują na dostępnych wzorach, mając świadomość, że tekst wróci do nich z poprawkami kolegi z branży. Te szablony tworzą inni prawnicy, a nierzadko są one efektem ewolucji pracy kolejnych pokoleń firmowych ekspertów. Zdarza się, że cały proces trwa tak długo, że nawet najbardziej doświadczeni prezesi nie są w stanie zrozumieć pierwotnych intencji autora.

Trudne zwroty, branżowe słownictwo, strona bierna strosząca kolce niczym jeż i szyk przestawny zdań przekopiowany z angielskich tłumaczeń unijnych rozporządzeń. Do grzechów prawniczych dokumentów można dorzucić brak wypunktowań, długie, wielokrotnie złożone zdania, błędy interpunkcyjne, i - delikatnie mówiąc - nieelegancki layout. Na końcu taki dokument trafia do klienta, który… połowy nie rozumie, w resztę się nie wczytuje i jeśli ma wystarczająco dużo czasu i pieniędzy - przesyła go dalej do swojego prawnika. 

Legal Design nadciąga z odsieczą

Tymczasem mamy XXI wiek, erę sztucznej inteligencji i metodę, która przychodzi z pomocą. Nazywa się Legal Design i daje prawnikom konkretne wskazówki, jak sprawić, aby odbiorcy pokochali ich dokumenty. Legal Design to koncepcja powstała z potrzeby uczynienia prawa bardziej przystępnym i zrozumiałym. Wychodzi z założenia, że teksty prawne powinny służyć ludziom, a nie odwrotnie. To myślenie przekłada się na tworzenie umów, regulaminów i innych dokumentów w sposób intuicyjny i przystępny dla wszystkich odbiorców - zwłaszcza tych niebędących specjalistami. To filozofia tworzenia dokumentów wychodząca od zrozumienia problemu klienta i odpowiadająca na jego konkretne potrzeby. Legal Design daje wiele narzędzi, aby  prawnicze druki stały się czytelne i jasne w odbiorze.

Przedstawiamy 5 przykładów, na które warto zwrócić uwagę w dokumentach otrzymanych od prawnika, by były one dla Ciebie zrozumiałe.

1. Kontekst odbiorcy - czy dokument prawny rozwiązuje Twój problem?

Ile razy zdarzyło Ci się, umowy i dokumenty prawne, które otrzymałeś, były dla Ciebie niezrozumiałe? Każdy tworzony dokument prawny, który otrzymujesz, powinien uwzględniać kontekst odbiorcy i jego problem. Tylko funkcjonalny i przejrzysty dokument zasługuje na miano takiego, który został przygotowany z myślą o odbiorcy. Przykłady: 

• czy umowa dla fotografa musi mieć 15 stron? 

• czy regulamin pracy musi być zbitym blokiem tekstu? 

• czy odpowiedź na pytanie klienta musi zawierać obszerną analizę wszystkich dotyczących problemu przepisów? A może jednak da się to uprościć?

2. Prosty język - czy rozumiesz, co prawnik napisał? 

Należności, pozwany, roszczenia, zobowiązania - niektórzy prawnicy nie zdają sobie sprawy, że wszystkie te sformułowania to język branżowy. Prawdą jest, że nie każde słowo da się zastąpić, lecz czy nie lepiej brzmi: „proszę o zwrot pieniędzy” niż „proszę o zwrot należności”? Warto zwrócić uwagę prawnikowi, żeby tam, gdzie jest to możliwe, zastępował trudny specjalistyczny język językiem zrozumiałym dla każdego, kto nie specjalizuje się w prawniczej terminologii. 

Z pomocą przychodzi kolejne narzędzie metody Legal Design. To tzw. plain language (z ang.), czyli technika komunikacji zakładająca używanie takiego języka, aby był on przystępny dla odbiorcy. Prawnicy mogą z łatwością sprawdzić, czy język ich prawnych dokumentów jest wystarczająco jasny, wrzucając fragment do narzędzia jasnopis.pl. 

3. Strona czynna i zdania wielokrotnie złożone - koszmar dla naszego mózgu

Jeśli jeszcze nie czytałeś książki Nicolasa Carra „Płytki umysł. Jak internet wpływa na nasz mózg” to czas nadrobić zaległości. Nasz mózg zużywa tyle energii, że nawet takie mikrooperacje jak przerabianie strony biernej na czynną i rozbijanie długich zdań na krótkie to dla niego dodatkowa praca. Jeśli prawnik nie wykona jej dla Ciebie, Twoja głowa będzie musiała zrobić to za niego. My - ludzie - nie lubimy i nie rozumiemy strony biernej ani zdań wielokrotnie złożonych. Google też to wie, dlatego promuje teksty krótkie, dynamiczne, pisane w stronie czynnej. 

4. Struktura i formatowanie - funkcje w Word, których prawnicy zbyt często boją się użyć

Narzędzie do edytowania czcionki, robienia nagłówków i punktorów każdy z nas ma na swoim laptopie. Dobry, stary Word w zupełności wystarczy. Prawnicy powinni zdecydowanie częściej używać tych funkcji. W dzisiejszych tekstach prawnych można pożegnać wysłużone paragrafy, na rzecz nowocześniejszych punktorów, a nawet tabelek. 

To jednak nie wszystko. Stare metody myślenia wyryły się w głowach niczym rowki w winylowych płytach. Dlatego tak istotnych dla klienta rzeczy jak wynagrodzenie czy sposób rozwiązania umowy trzeba szukać na dwudziestej którejś, zamiast na pierwszej lub drugiej stronie umowy. Zmiana struktury dokumentu często wymaga zmiany myślenia i wyjścia z kolein. To jednak wyzwanie, które się opłaci. Żądają tego już nie tylko klienci, ale coraz częściej także sądy. 

Dla przykładu Sąd Rejonowy w Warszawie woli krótsze pisma, czemu dał wyraz w uzasadnieniu wyroku w sprawie VI C 688/18:  „Sąd chciałby przypomnieć stronom postępowania, że zarówno pozew, odpowiedź na pozew i dalsze pisma przygotowawcze powinny być znacznie krótsze. Nie ma również konieczności składania do akt tylu dokumentów, z których większość jest całkowicie zbędna (…). Niejednokrotnie poprzez zwięzłe pisma procesowe, które precyzyjnie wypunktowują racje strony, dociera się do Sądu o wiele skuteczniej niż poprzez kilkusetstronicowe, chaotyczne wywody, które bardzo często nie prowadzą do wniosków w sposób jasny i usystematyzowany”.

5. Kolor, logo, ikony - jak wygląda layout dokumentu, który dostajesz od prawnika?

Wisienką na torcie prawniczego dokumentu będzie dodanie koloru. Umowa nie musi być komiksem, choć i takie dokumenty tworzone w metodzie Legal Design mogą być wiążące. Gdy w dokumencie pojawi się logo, pasek albo kolor tabeli, całość nabierze lekkości i świeżości.

Zasady dobrego copywritingu mówią, że każdy fragment tekstu powinien mieć oddzielny śródtytuł. Czy wiesz, że większość paragrafów lub punktów w prawniczych umowach spokojnie można rozdzielić na osobne zagadnienia? Zachęć swojego prawnika, by postawił na warstwę wizualną dokumentu i zastosował się do poniższych wskazówek:

• jedno zagadnienie - osobny podrozdział, 

• więcej światła między fragmentami tekstu, 

• zastosowanie papieru firmowego z dyskretnym logo, 

• używanie kolorowych pasków lub kropek, 

• dodawanie ikon, dzięki którym Tobie będzie łatwiej odnaleźć się w tekście. 

Wizualizacja naprawdę działa. 

Dlaczego warto tworzyć dokumenty z myślą o odbiorcy?

Odpowiedź może zaskoczyć. Prawnicy i przedsiębiorcy często nie mają świadomości, jak wiele sami mogą na tym skorzystać. Poprawa relacji z klientami to dopiero początek. Gdy tworzy się dokumenty prawne z myślą o odbiorcy, gdy uwzględni się w nich prosty język, jasną strukturę i krótkie zdania, takie teksty zostaną przeczytane i zrozumiane. A to oznacza:

• mniej pytań, 

• mniej wątpliwości, 

• godziny zaoszczędzone na prośbach o wytłumaczenie, o co chodzi w umowie. 

Elementy wizualne potęgują zapamiętywanie informacji, a to oznacza szybszy i łatwiejszy sposób na usprawnienie usług prawnych. W dodatku zrozumiałe dokumenty zmniejszają ryzyko błędnej interpretacji, przyspieszają negocjacje i budują zaufanie. Nic dziwnego, że także w Polsce pojawia się coraz więcej kancelarii, które nie tylko same korzystają z metody Legal Design jako sposobu na tworzenie dokumentów prawnych skoncentrowanych na człowieku. Oferują także szkolenia i usługi Legal Design innym prawnikom i firmom, a ci następnie przekazują te wartości swoim klientom. Ten efekt motyla niesie się coraz szerzej. Czy dotarł już do Ciebie?

Radca prawny Katarzyna Armińska-Waszczyk

Radca prawny Katarzyna Armińska-Waszczyk prowadzi w Gdańsku kancelarię wdrożeniową armińska radcowie prawni. Od początku działalności zawodowej współpracuje z dużymi spółkami z branży technologicznej. Jest entuzjastką nowych technologii, prawa własności intelektualnej i prawa do prywatności. Interesuje się prawem przyszłości, a Legal Design, którego jest szczerą wyznawczynią, łączy ze swoją pasją, czyli sztuką. Swoje doświadczenia w pracy dla dużych firm przekłada na dostępne, proste i przyjazne dokumenty dla osób fizycznych i przedsiębiorstw. Wykorzystując ideę Legal Design, stworzyła sklep internetowy www.arminska.pl/sklep, w którym nie-prawnicy mogą kupić i samodzielnie wypełnić potrzebne im umowy i regulaminy.