Narzędzia ekosystemu paperless na fali wznoszącej

Nawet 68% firm wierzy, że wdrożenie narzędzi ekosystemu paperless jest dziś niezbędne do efektywnego funkcjonowania biznesu, a niemal taki sam odsetek upatruje w nich szansę na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej[1]. Choć stopniowe eliminowanie z procesów dokumentów papierowych jest dziś priorytetem dla większości organizacji w Polsce, jedynym stosowanym powszechnie rozwiązaniem pozostaje aktualnie podpis elektroniczny. Dotychczas wdrożyło go 75% przedsiębiorstw w Polsce[2]. Dostrzegalny jest jednak również wzrost zainteresowania kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, która umożliwia znaczącą optymalizację procesu cyfrowej transformacji.

Komentarz ekspercki Pawła Michalskiego, Solutions Architect w Iron Mountain Polska.

Nie mam wątpliwości, że cyfryzacja w Polsce postępuje i stopniowo nabiera tempa – przede wszystkim w obszarze HR. Za wykorzystywanie narzędzi wspierających paperless w przedsiębiorstwie odpowiadali dotychczas przede wszystkim liderzy działów finansowych, compliance, księgowości czy administracji. Jednak dziś już nawet ponad 50% spośród firm, które wdrożyły podpis elektroniczny, wykorzystuje go w obszarze kadrowo-płacowym, a ich odsetek regularnie rośnie[3]. W mojej ocenie stanowi on rozwiązanie, bez którego organizacja nie będzie w stanie skorzystać z pełnego potencjału cyfrowej transformacji. Samo posiadanie dokumentów pracowniczych w postaci cyfrowej gwarantuje oczywiście wiele korzyści – na czele z uwolnieniem przestrzeni, przyspieszeniem czasu odszukiwania konkretnych informacji czy też zwiększonym bezpieczeństwem danych. Należy mieć jednak świadomość, że nadanie im mocy prawnej, które umożliwia przechowywanie i elektroniczny obieg zgodnie z przepisami, wymaga pewnych zabiegów określonych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018 r.

Zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w postaci elektronicznej musi być opatrzona podpisem elektronicznym będącym oświadczeniem woli osoby fizycznej lub kwalifikowaną pieczęcią, która gwarantuje integralność dokumentu i stanowi swoiste odzwierciedlenie firmowej pieczątki. Ponadto automatyczne pieczętowanie dokumentów w ramach procesu digitalizacji zasobów jest bardziej ergonomiczne i szybsze, co jest szczególnie dostrzegalne przy dużych wolumenach akt papierowych, ale także cyfrowych. Komponent M2M wraz Bramką Usług Zaufania, z których korzysta Iron Mountain, umożliwiają realizację pieczęci w formacie PAdES – dopuszczalnym przez rozporządzenie eIDAS – obsługując 1 plik o wielkości 1 MB na sekundę, jednocześnie nie wysyłając pieczętowanych dokumentów poza infrastrukturę Iron Mountain. To tempo nieosiągalne przy znakowaniu ich podpisem elektronicznym. Obserwujemy rosnącą świadomość klientów w tym zakresie. Właśnie dlatego zdecydowaliśmy się na skorzystanie z rozwiązania firmy Asseco, która posiada pieczęć elektroniczną wraz z komponentem do jej automatyzacji (M2M) oraz komponentem Bramki Usług Zaufania. Iron Mountain, korzystając z  rozwiązania Asseco Data Systems, uruchomiło komplementarną usługę pieczętowania dokumentów kadrowych swoich klientów. Od tego momentu niemal wszystkie zapytania ofertowe dotyczące digitalizacji teczek pracowniczych obejmują również skorzystanie z pieczęci kwalifikowanej. W związku z tym wnioskujemy, że biznes chce już nie tylko cyfryzować swoje dokumenty, dla samego faktu posiadania ich zarówno w formacie fizycznym, jak i cyfrowym, ale przede wszystkim nadać im moc prawną już na początkowym etapie transformacji. Ponadto szczególnie w przypadku organizacji zarządzających dokumentacją o bardzo dużym wolumenie, istotny jest aspekt przeprowadzania projektu sprawnie i przy minimalnym zaangażowaniu zasobów – zarówno kapitału ludzkiego, jak i środków finansowych. W wielu przypadkach firmy deklarują, że wstrzymują się z decyzją o wdrożeniu rozwiązań paperless, ponieważ proces jest zbyt czasochłonny lub kosztowny. Wśród barier wymieniane są również: brak osoby odpowiedzialnej za implementację wewnątrz organizacji, brak know-how, a także wątpliwości co do  bezpieczeństwa, compliance czy też mocy prawnej.

Podpis elektroniczny uznawany jest za fundamentalny element koncepcji paperless w biznesie. Jak wyglądają jednak kolejne kroki na tej ścieżce? Z pewnością z początku należy uwzględnić to rozwiązanie w możliwie jak największej liczbie działów czy procesów. Dane rynkowe potwierdzają, że blisko 63% firm, które wdrożyły to narzędzie, wykorzystuje je w przynajmniej trzech obszarach, a w jednym – wyłącznie 12%[4]. Firmy powinny podążać w tym kierunku i konsekwentnie zwiększać zakres zastosowania tego rodzaju innowacji. Coraz większa technologiczna dojrzałość z czasem przełoży się na potrzebę implementacji kolejnych, komplementarnych rozwiązań ekosystemu paperless. Naturalnym kierunkiem jest wybór platformy do zarządzania dokumentami elektronicznymi. Choć pewien odsetek biznesu uważa, że liczba procesów, w których oprogramowanie mogłoby być użyteczne, jest w przypadku ich działalności zbyt mała, uważam, że to błędne podejście. Automatyzacja i optymalizacja obiegu dokumentów to obszar, który istotnie usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, wspierając osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Niemal każda firma może odnotować w tym zakresie realne korzyści, choćby z uwagi na zgromadzoną dokumentację personalną. Oczywiście im większa organizacja, tym bardziej efektowne rezultaty. Jednak w mojej ocenie błędne jest myślenie, że e-teczki pracownicze zarządzane w ramach odpowiedniego systemu to rozwiązanie zarezerwowane dla największych organizacji. W mniejszych firmach poczucie pełnej kontroli nad zasobami pracowniczymi, również w formie fizycznej, jest wprawdzie możliwe, przy czym warto mieć świadomość, że przekierowanie priorytetów specjalistów HR na bardziej krytyczne obszary będzie rozsądniejszym rozwiązaniem. Będzie to możliwe dzięki wsparciu technologii. 72% pracowników zaangażowanych w proces wdrożenia platformy zarządzania dokumentami elektronicznymi przekazało kadrze na stanowiskach decyzyjnych pozytywny feedback w tym temacie[5].

[1] Raport Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie, Asseco, 2022

[2] Tamże

[3] Tamże

[4] Tamże

[5] Tamże