Samorządy oraz spółki komunalne powierzają korespondencję prywatnym operatorom

Urzędy miejskie Skierniewic i Sieradza, Koleje Mazowieckie, Powiatowy Urząd Pracy w Gliwicach, ośrodki pomocy społecznej, przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji – to tylko niektóre z samorządowych jednostek, które zdecydowały się na współpracę z niezależnym operatorem pocztowym. Od czasu uwolnienia rynku pocztowego samorządowcy mają większy wybór jeśli chodzi o obsługę korespondencji w ich jednostkach. Mimo że podstawowym kryterium przetargowym pozostaje cena, alternatywni operatorzy pocztowi oferują znacznie więcej, zapewniając niezawodność i bezpieczeństwo doręczeń. 

Na początku 2017 roku szereg polskich miast podniósł alarm związany z drastycznym wzrostem cen usług Poczty Polskiej. Jak donosiły media, największą podwyżkę odnotował Gdańsk – średnio o 87 proc. W Szczecinie ceny usług pocztowych wzrosły o 45 proc., Częstochowa wzrost oszacowała na 30-50 proc., a Warszawa – na 30 proc. Mimo że od 2013 roku samorządowcy mogą wybierać alternatywnych operatów, sytuację tłumaczono brakiem konkurencji i wykorzystywaniem przez Pocztę Polską jej monopolistycznej pozycji.

Jest alternatywa, ale niełatwo wygrać przetarg

Wprowadzona w styczniu 2013 roku ustawa o prawie pocztowym zliberalizowała rynek, dopuszczając do niego inne podmioty świadczące usługi pocztowe. Dotychczasowy monopol Poczty Polskiej został zniesiony m.in. w zakresie doręczeń listów o wadze mniejszej niż 50 g. Poczta utrzymała jednak swoją dominującą pozycję, a wielu mniejszych operatorów wycofało się z rynku. Dodatkowo do roku 2025 Poczta będzie pełnić rolę operatora wyznaczonego, odpowiedzialnego za świadczenie usług powszechnych. Potem zostanie ogłoszony kolejny przetarg.

– Pomimo zmian w prawie pocztowym, jego przepisy często wciąż nie sprzyjają niezależnym operatorom w procedurze przetargowej. Przykładem może być art. 17, który mówi, że moc dokumentu urzędowego posiadają jedynie te przesyłki, których nadanie potwierdziła placówka operatora wyznaczonego. Coraz więcej samorządów dostrzega jednak alternatywne możliwości. Nasza oferta dotycząca listów zwykłych i poleconych czy przesyłek bezadresowych już wielokrotnie udowodniła, że jest konkurencyjna względem tego, co proponuje dominujący na rynku podmiot – mówi Janusz Konopka, prezes spółki Speedmail, która jest największym w Polsce niezależnym operatorem pocztowym.

Urzędy dostrzegają korzyści

Jednostki samorządu terytorialnego, podobnie jak działające na rynku przedsiębiorstwa, powinny dążyć do tego, by racjonalizować koszty i zwiększać efektywność. Uwolnienie rynku pocztowego dało urzędnikom zupełnie nowe możliwości jeśli chodzi o wybór konkurencyjnej oferty. Wprowadzane przez Pocztę Polską podwyżki sprawiają, że coraz więcej z nich porównuje propozycje dotychczasowego operatora z tym, co mają do zaoferowania podmioty prywatne. Skala nadawanych przez urzędy przesyłek, a tym samym skala potencjalnych oszczędności, zależy od wielkości danej jednostki. W przypadku dużych i średnich miast koszty korespondencji mogą być niższe o kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy złotych.

Korzyści ze współpracy z niezależnym operatorem pocztowym dostrzegają urzędy miast, ale też spółki komunalne, takie jak przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji. – Wysyłamy miesięcznie od 6,5 do 8 tysięcy sztuk przesyłek (tzw. listy zwykłe). Są to głównie faktury i wezwania do zapłaty. Podjęliśmy współpracę z prywatnym operatorem pocztowym głównie ze względów ekonomicznych. Dzięki temu ograniczyliśmy koszty wysyłanej korespondencji o około 50%. Cenimy sobie również możliwości jakie daje śledzenie przesyłek oraz kompetentna praca Działu Obsługi Klienta – mówi Anna Gapińska, kierownik działu Miejskich Wodociągów i Kanalizacji w Pile.

Konkurencyjna oferta nie oznacza jedynie niższej ceny

Mimo że cena wciąż pozostaje najważniejszym kryterium przetargu publicznego, dla odbiorców z sektora budżetowego coraz bardziej liczą się niezawodność i jakość obsługi. – Znacząca większość korespondencji nadawanej przez OPS Bielany to przesyłki rejestrowane z poleceniem odbioru. Z uwagi na to, iż bardzo ważna jest dla nas skuteczność doręczeń, uznanie zyskał u nas fakt podejmowania przez operatora trzykrotnej próby doręczenia przesyłki do adresata. Ogromnym plusem jest możliwość monitorowania statusu wysłanej korespondencji. Doceniamy również szybką i sprawną reakcję na pojawiające się czasem reklamacje. Nie ukrywam też, że dla OPS jako jednostki budżetowej znaczenie ma również  atrakcyjna cena przedmiotowych usług – mówi Włodzimierz Sanocki, Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany m. st. Warszawy.

Branża pocztowa konkuruje o klienta samorządowego nie tylko oferując niższą cenę. Dla operatorów równie istotne jest stałe podnoszenie efektywności procesu doręczeń, czemu służą zaawansowane rozwiązania logistyczne i technologiczne. Narzędzia, takie jak rejestratory GPS online umożliwiające śledzenie przesyłek, aplikacje do zarządzania procesem nadawczym czy kody kreskowe ułatwiające precyzyjną identyfikację listów stają się dziś standardem. Dzięki nim jednostki samorządu terytorialnego oraz spółki komunalne mogą dostarczać swoją korespondencję skuteczniej i taniej. Uwolnienie rynku pocztowego sprawiło natomiast, że nie są już skazane wyłącznie na jednego operatora.

Speedmail to największy w Polsce niezależny operator pocztowy. Firma doręcza przesyłki listowe i marketingowe poprzez sieć ponad 100 placówek zlokalizowanych w większości dużych i średnich miast kraju. Oferta Speedmail adresowana jest do firm takich jak: banki, operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe, firmy ubezpieczeniowe, ale też do agencji marketingowych, fundacji, samorządów oraz spółek miejskich. Jej konkurencyjną przewagę stanowią zarówno elastyczność cenowa, jak i najnowsze rozwiązania IT: śledzenie wszystkich przesyłek, monitoring listonoszy on-line czy aplikacja do zarządzania korespondencją. Dzięki zintegrowaniu z największymi drukarniami korespondencji i firmami konfekcyjnymi, Speedmail zapewnia pełną automatyzację wysyłek masowych. Działalność firmy wyróżnia zastosowanie sprawdzonych rozwiązań logistycznych, ale także dbałość o bezpieczeństwo obrotu pocztowego. Marka Speedmail budowana jest w oparciu o najlepsze praktyki i doświadczenia rynków europejskich.