Dlaczego i jak wprowadzić automatyzację organizacji wyjazdu służbowego w firmie

Według raportu “2023 Business Travel Index™ Outlook” opracowanego przez Global Business Travel Association już w 2024 roku wartość rynku globalnych podróży służbowych powróci do przedpandemicznego poziomu 1,4 biliona dolarów i wzrośnie do prawie 1,8 biliona dolarów do końca 2027 roku. Okazuje się, że pandemia nie zmieniła podejścia przedsiębiorstw co do znaczenia organizacji wyjazdów służbowych w osiąganiu celów biznesowych. Wpłynęła jednak na sposób ich organizacji - coraz więcej firm dostrzega zalety wprowadzenia cyfrowej transformacji również w tym obszarze.  

W ankiecie przeprowadzonej przez GBTA wśród 4700 osób podróżujących służbowo w 22 krajach i czterech regionach (Ameryka Północna, Europa, Azja i Pacyfik oraz Ameryka Łacińska) 82% ankietowanych ocenia podróże służbowe jako bardzo (48%) lub umiarkowanie (34%) opłacalne w osiąganiu celów biznesowych. Po raz pierwszy od 2020 r. pandemia Covid-19 nie występuje już jako kluczowa determinanta aktywności w zakresie podróży służbowych.

Liczby te pokazują, że pandemia nie spowodowała zmiany postrzegania wartości fizycznego udziału pracowników w różnego rodzaju branżowych targach, konferencjach czy osobistych negocjacjach. Firmy inwestują w podróże służbowe, bo widzą, że te się po prostu opłacają. 

Pandemia zmieniła jednak inny obszar w zakresie podróży służbowych, a mianowicie sposób ich organizacji. Coraz więcej firm dostrzega to, że i w tym aspekcie warto wprowadzać transformację cyfrową i automatyzację. Jest to oczywiście podyktowane potencjalnymi oszczędnościami, jak i dążeniem do zwiększenia komfortu podróży dla pracowników. 

Jak to zrobić? 

Warto by punktem wyjścia w tym obszarze było wprowadzenie precyzyjnej polityki podróży dedykowanej danej firmie. Powinna ona uwzględniać np. to, w jakiej klasy hotelach mogą nocować pracownicy, a także z usług jakich preferowanych linii lotniczych korzystać, czy powinni wynajmować samochód czy zdawać się na transfer prywatny lub też transport publiczny. Jest to oczywiście często zróżnicowane w zależności od kraju, miasta, okresu w roku czy statusu pracownika. Te elementy wpływają na całościowy budżet, którego tzw. “widełki” też powinny być z góry określone. Im więcej precyzyjnych informacji zostanie zawartych w takim zbiorczym dokumencie, tym propozycja podróży przedstawiona później przez zewnętrzną firmę ją organizującą będzie bardziej precyzyjnie odpowiadać potrzebom konkretnego pracownika. 

Jak działa outsourcing w tej branży?

W obecnych czasach, kiedy chcemy podróżować sprawnie, bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska, kluczową kwestią pozostaje optymalizacja. Specjaliści w organizacji wyjazdów szytych na miarę potrzeb podróżnego, w tym przypadku podróżującego pracownika, mają dostęp do preferencyjnych stawek oferowanych przez bazę hotelową i usługową na całym świecie oraz integracji wielu rozwiązań w jednym. 

- Uzupełnieniem usługi planowania podróży jest często organizacja wszelkich formalności, takich jak odprawy online, gromadzenie potwierdzeń czy nawet udostępnienie danemu pracownikowi interaktywnego przewodnika na wyjazd. W przypadku, kiedy np. pracownik w ramach podróży do jednego kraju planuje odwiedzić kilka oddziałów firmy zlokalizowanych w różnych miastach, wystarczy by wskazał czas i trasę przemieszczania się, a firma zewnętrzna może przygotować zoptymalizowany plan podróży oparty na przeszukaniu wszystkich możliwych opcji transportu i hoteli w danym budżecie. Oprócz tego, może liczyć również na wskazanie najbardziej optymalnego parkingu przy lotnisku, transferu prywatnego czy najlepszej konfiguracji dojazdu, kiedy zdecyduje się na korzystanie z komunikacji miejskiej - mówi Grzegorz Mikielewicz, założyciel i CEO Getaway, platformy pełniącej funkcję intuicyjnego, inteligentnego i kompletnego kreatora podróży “szytej na miarę”.

Dzięki wprowadzeniu cyfrowej transformacji w zakresie organizacji takiej podróży, pracownik jeszcze przed wyjazdem może otrzymać kartę eSIM, opłacone na czas podróży ubezpieczenie, a także zostanie odprawiony na lot, czy też np. poinformowany o lokalizacji stacji benzynowej przed lotniskiem, aby zwrócić wypożyczony samochód z pełnym bakiem i nie tracić czasu na poszukiwania. To wszystko sprawia, że pracownik skupia się w trakcie podróży na celu, który ma do zrealizowania, a nie na tym, by “odnaleźć się” w nowej rzeczywistości i jak dotrzeć na czas na spotkanie. Wszystkie informacje na temat samej podróży ma w zasięgu jednego kliknięcia w interaktywnym przewodniku na smartfonie. 

Korzyści dla pracodawcy 

Wyoutsourcowanie organizacji podróży służbowej pozwala firmie zwiększyć kontrolę nad jej kosztami. Pozwala to np. uniknąć rezerwacji na “ostatnią chwilę”. 

- Pochłonięci własnymi obowiązkami pracownicy często nie mają czasu, by zaplanować wyjazd z wyprzedzeniem, stąd generują dodatkowe koszty, ponieważ np. bilety lotnicze zakupione kilka dni przed wylotem są znacznie droższe niż te kupione odpowiednio wcześniej. Ponadto rezerwowanie każdej “składowej” podróży osobno, jak np. lotu i hotelu jest mocno czasochłonne, powierzenie więc tej czynności firmie zewnętrznej stanowi dużą oszczędność również tego zasobu. Dodatkową zaletą jest przejrzystość w rozliczaniu kosztów i obiegu dokumentów - dodaje Grzegorz Mikielewicz z Getaway. 

Podsumowując, decydując się na wyoutsourcowanie organizacji podróży służbowej w firmie, możemy liczyć na oszczędność czasu, jak i pieniędzy, otrzymując przy tym najlepszą możliwą konfigurację wyjazdu. Dodatkową zaletą jest zwiększenie komfortu pracownika, który może czuć się “zaopiekowany” podczas wyjazdu i ma przestrzeń na realizację własnych zadań. 

O Getaway    

Getaway to platforma, która pełni funkcję intuicyjnego, inteligentnego i kompletnego kreatora podróży “szytej na miarę”. Narzędzie oszczędza klientowi zarówno czas, jak i pieniądze, dostarczając klientom najlepszą możliwą konfigurację wyjazdu. Uzupełnieniem usługi planowania podróży jest pełna opieka 24/7 oraz organizacja wszelkich formalności, takich jak odprawy online, gromadzenie potwierdzeń i udostępnienie klientowi interaktywnego przewodnika na wyjazd. 

Misją twórców Getaway jest rozwój platformy w kierunku kompleksowego, zaawansowanego technologicznie narzędzia do komponowania dowolnych podróży i ich obsługi w czasie rzeczywistym, co może przyczynić się do rewolucji w nowoczesnym podróżowaniu. Marka Getaway jest tworzona przez zespół zaangażowanych ekspertów z pasją do podróżowania i nowoczesnych technologii. 

Więcej informacji dostępnych jest na stronie www.getaway.pl