Zadania, wideokonferencje i dokumenty, czyli praca zdalna firm

Home office stało się obecnie podstawą działań dużej grupy przedsiębiorstw. Wydaje się, że dla wielu jest ona spełnieniem marzeń, jednak wykonywanie służbowych obowiązków w warunkach domowych może nieco dekoncentrować pracowników. Jak zatem zadbać o to, aby w tej niecodziennej sytuacji zdążyć ze wszystkimi zadaniami i zapewnić firmie sprawne funkcjonowanie?

Z raportu „2019 Praca zdalna - przywilej czy nadchodzący standard?”, przygotowanego przez Talent Place, wynika, że podczas pracy zdalnej potrzebne są takie umiejętności jak zarządzanie czasem, nastawienie na realizację wyniku oraz samodzielność. Aż 76,5% badanych uznało, że istotne jest zwłaszcza właściwe zarządzanie własnym czasem. Jednak w jaki sposób o to zadbać?

Grunt to wyznaczenie zasad

Home office wymaga podjęcia nowych działań i przez pracodawców, i samych pracowników. Po stronie tych pierwszych leży przede wszystkim zadbanie o to, aby pracownicy mieli odpowiedni sprzęt do wykonywania zawodowych zajęć w domach. W nowej organizacji pracy pomoże na pewno odgórne ustalenie jej godzin. Pozwala to zachować stały rytm i dynamikę działań, dzięki czemu całemu zespołowi łatwiej ze sobą współpracować, a poszczególnym jego członkom - przyzwyczaić się do nietypowej sytuacji.

Podczas home office szczególną rolę odgrywają plany i harmonogramy, które porządkują codzienne działania i pomagają w realizacji projektów bez bezpośredniego i ciągłego nadzoru. Pracodawca powinien ustalić je wspólnie z pracownikami. Tylko dobrze przemyślane i rozłożone zadania pozwalają funkcjonować firmie sprawnie i efektywnie.

Aby działania zespołu były owocne, jego członkowie muszą pamiętać również o przerwach. Osoby, które pracują przy komputerze, mają prawo do 5 minut odpoczynku na godzinę. Warto postarać się także o to, aby po skończonej pracy przejść na tzw. offline. Rozwiązaniem jest krótki spacer lub trening, który pozwoli odpocząć umysłowi.

Praca w domu - choć wiąże się z większą samodzielnością poszczególnych pracowników - nie oznacza bynajmniej działania w oderwaniu od całego zespołu. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja, pozwalająca na bieżąco dzielić się efektami, plikami, przemyśleniami i problemami. W łączeniu osób przebywających na co dzień we własnych domach pomaga technologia. Na rynku nie brakuje dziś rozwiązań, które służą sprawnej komunikacji w zespołach rozproszonych.

Dobrze skomunikowany zespół

Jesteśmy przyzwyczajeni do omawiania projektów podczas pracy w biurze. To całkowicie naturalne. Pozornie home office odebrało nam tę możliwość. Dzięki często bezpłatnym narzędziom można bez przeszkód organizować spotkania online, rozmawiać czy prezentować dokumenty.

Sporo firm już od dawna korzysta z pakietów Google’a. Jednym z ciekawszych i pożądanych w czasie pandemii elementów tego pakietu jest chociażby komunikator Google Hangouts pozwalający szybko skontaktować się z poszczególnymi pracownikami lub klientami.
Na podobnej zasadzie działa również Microsoft Teams. Pakiet, poza opcją rozmów z zespołem, daje także łatwy dostęp do niezbędnych arkuszy czy plików.

Narzędziem stworzonym tylko do internetowych spotkań jest Zoom. Wyróżnia się prostymi funkcjami oraz wysoką jakością dźwięku i obrazu. Po rozmowie istnieje też możliwość zapisu jej nagrania. Takie wideokonferencje niewiele odbiegają zatem od rzeczywistych spotkań.

Obecnie wielu producentów różnych programów wdrożyło już funkcje czatów lub konferencji wideo, dlatego warto do skutku szukać takich, które najlepiej spełnią potrzeby naszej firmy. Co ciekawe, nawet najwięksi gracze na rynku, oferujący rozbudowane narzędzia do organizowania pracy online, udostępniają dziś swoje platformy za darmo na czas np. 90 dni. Firmy oczekujące od komunikatora bardziej zaawansowanych funkcji mogą zatem skorzystać i z takiej możliwości.

Zadbaj o zadania i dokumentację

Nawet najlepiej skomunikowany zespół nie będzie dobrze funkcjonował bez harmonogramu. To właśnie on pozwala zachować kontrolę nad zadaniami i uporządkować pracę nad projektami. Dzięki temu każdy pracownik wie dokładnie, kiedy i jak zająć się danym zagadnieniem.

Pracodawca może także sięgnąć po specjalne aplikacje, które pozwalają nie tylko planować, ale i delegować zadania. Jest ich na rynku sporo i często dają możliwość śledzenia postępów oraz wymiany uwag i podejmowania szybkich decyzji.

Równie istotne jest bezpieczne i szybkie przesyłanie plików i projektów pomiędzy pracownikami.

- Dziś wysyłka plików tworzonych w zwykłych edytorach tekstu nie jest już tak powszechna. Dlatego po raz kolejny możemy skorzystać ze zdobyczy techniki i użyć tzw. dokumentów współdzielonych. Ważne dane umieszczamy w pliku, do którego link bez problemu prześlemy do innych współpracowników. Dużą zaletą takiego rozwiązania jest też to, że korzystamy z chmury, dzięki czemu wszyscy oszczędzają miejsce na dysku – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

W przypadku dokumentacji firmy sprawa nie jest już taka prosta, ale… może być! Wiele biznesów korzysta często z tradycyjnych, papierowych dokumentów. Co jednak zrobić w przypadku, gdy dokumenty muszą być jednak dostarczone, np. do księgowych?

- W takiej sytuacji warto zadbać o bezpieczeństwo i skorzystać z opcji skanowania dokumentu. Najnowsze technologie dają możliwość bezproblemowego przesyłania dokumentów do biura księgowego za pomocą specjalnych programów. Dodatkowo, dzięki nim można skontaktować się z księgowym i doprecyzować ewentualne nieścisłości, mając przed oczami wszystkie dane. W ten sposób kontakt przedsiębiorcy z biurem rachunkowym jest ułatwiony – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Dostęp do nowoczesnych narzędzi, które wspomagają zdalną pracę firm, sprawia, że nie trzeba się obawiać wykonywania obowiązków z dala od biura. Codzienne działania z pewnością usprawni także umiejętność zarządzania czasem oraz bieżący kontakt z zespołem i klientami. Dodatkową zaletą korzystania z programu, w którym przekazuje się dokumenty księgowym, jest to, że przedsiębiorca zyskuje w ten sposób elektroniczne archiwum dokumentów. Łatwo odnajdzie w nim nie tylko wszystkie dokumenty, ale także będzie mieć gotowe zestawienia do różnych analiz działania firmy.