Zapomnij o awizo. Nadchodzi czas e-Doręczeń.

Od 1 października obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń obejmie pierwszą grupę podmiotów. W odróżneniu od wielu innych krajów europejskich, konsumenci w Polsce nie są skazani na usługi wyznaczonego operatora państwowego, lecz mają do wyboru także dostawców prywatnych. Usługę e-Doręczeń, która ma być alternatywą dla 329 mln przesyłek poleconych wysyłanych w Polsce każdego roku wprowadza także Autenti, lider w dziedzinie elektronicznych usług zaufania, takich jak m.in. podpis elektroniczny. Niebawem korespondując np. z urzędami, będziemy mogli korzystać także z e-przesyłkomatów.

Mimo że cyfrowe rozwiązania, takie jak płatności bezdotykowe, e-faktury czy nawet podpisywanie umów za pomocą podpisu elektronicznego, wydają się powszechnym i najwygodniejszym rozwiązaniem dla biznesu, to wciąż pozostaje spory obszar dokumentów, podań, wniosków czy wezwań urzędowych, które muszą być wysyłane tradycyjnymi metodami. Szczególnie w dzisiejszym zautomatyzowanym świecie, kilkugodzinne kolejki do przysłowiowego okienka, aby odebrać awizo, brzmią irracjonalnie. Mimo to, dla wielu firm i ich pracowników administracyjnych jest to codzienność, którą dodatkowo utrudnia okres urlopowy. Brak obecności wyznaczonej do odbioru korespondencji osoby może zakończyć się niedostarczeniem wezwania lub pisma urzędowego, a ważne projekty mogą ulec opóźnieniu ze względu na niedostarczenie potrzebnych dokumentów czy upoważnień.

Obowiązek e-Doręczeń

Systemowy obowiązek zmiany tej sytuacji i przejście na wirtualną formę doręczeń dokumentów wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r. i obejmie zawody zaufania publicznego, poszczególne podmioty administracji publicznej oraz nowe podmioty gospodarcze rejestrujące się w KRS. W kolejnych latach będzie on rozszerzany na inne firmy zarejestrowane w KRS czy jednoosobowe działalności gospodarcze. Jednak warto już teraz skorzystać z narzędzi umożliwiających odbieranie i nadawanie elektronicznych przesyłek poleconych, zanim będzie ono wymagane z perspektywy prawa.

- e-Doręczenia nie są rozwiązaniem rządowym, narzuconym z góry, lecz rynkowym, w którym firmy mają możliwość wyboru partnera usługi. Przejście na tę formę dostarczania korespondencji już teraz może stać się przewagą konkurencyjną i przyspieszyć wiele procesów, jakie muszą prowadzić firmy. Dzięki natychmiastowemu dostarczaniu przesyłek i pełnemu monitorowaniu, firmy znacząco usprawnią swoje procesy biznesowe związane z ważną korespondencją. Tworząc Autenti eDelivery zadbaliśmy o pełną zgodność z polską ustawą o doręczeniach elektronicznych, co daje użytkownikom pewność prawnej ochrony i niezawodności – mówi Grzegorz Wójcik, CEO i Co-Founder Autenti.

Ukryte koszty standardowej korespondencji

Według danych z raportu „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” przygotowanego przez Obserwatorium.biz, pod patronatem Ministerstw Cyfryzacji oraz Technologii i Rozwoju, decyzją o przejściu na wirtualne doręczenia mogą wiązać się ogromne oszczędności. Nawet na poziomie 75 proc. w kosztach generowania i doręczania dokumentów. 

- Obecnie koszt wysyłki standardowego listu poleconego to 9,90 zł, bez wliczania w to kosztów wydruku dokumentów, przygotowania przesyłek i przede wszystkim czasu pracownika czy przedsiębiorcy, który musiał być poświęcony na fizyczne nadanie przesyłki. Doręczenie tego samego dokumentu za pomocą e-Doręczenia wyniesie ok. 2,20 zł. Dzięki e-Doręczeniom pismo czy umowa mogą znaleźć się u odbiorcy natychmiast po wysłaniu - niezależnie od miejsca, w jakim aktualnie przebywa, z zachowaniem kwestii ochrony danych, poufności i otrzymaniem potwierdzenia doręczenia – mówi Dorota Adamczyk, COO Autenti.

Szacuje się, że liczba przesyłek poleconych w 2022 r. wyniosła 329 mln, z czego 200 mln to przesyłki z administracji publicznej, a 129 mln należały do podmiotów komercyjnych i konsumentów. Chcąc wyjść naprzeciw firmom, które od 2025 r. będą musiały wprowadzić e-doręczenie zgodnie z nowymi przepisami, oraz tym firmom, które widzą w przejściu na cyfrowe przesyłki szansę na uzyskanie korzyści dla biznesu, Autenti wprowadziło możliwość bezpłatnego przetestowania usługi odbierania i nadawania przesyłek poleconych bez żadnych limitów do 1 października 2024 r.

Dzięki wyjątkowym w skali Europy przepisom, które nie narzucają użytkownikom operatora w postaci np. Poczty Polskiej, nasz kraj ma szansę stać się liderem e-doręczeń. Firma Autenti już teraz została umieszczona przez prestiżowe wydawnictwa, takie jak Financial Times i Statista  w gronie 1000 najszybciej rozwijających się firm, co umacnia pozycję tej firmy w dziedzinie e-podpisów i e-identyfikacji w Europie.