Zmiany w prawie – jak przygotować firmę na ich wprowadzenie?

Chociaż liczba przepisów wprowadzonych w 2020 roku była najniższa od kilku lat, to żeby zapoznać się z samymi nowymi aktami prawnymi, trzeba byłoby poświęcić aż 1 godzinę i 58 minut każdego dnia roboczego na ich przeczytanie.[1] Znacznie więcej czasu potrzeba, żeby do tych przepisów się dostosować. System podatkowy naszego kraju znalazł się na przedostatniej pozycji rankingu „International Tax Competitiveness Index”.[2] Raport bierze pod uwagę wysokości składek, ale także poziom skomplikowania przepisów. Jak w tej rzeczywistości odnaleźć się prowadząc firmę? Jak przygotować przedsiębiorstwo oraz pracowników na zmiany w prawie, które ich dotyczą?

Nowe przepisy prawa mogą objąć niemalże każdy aspekt działalności firmy, począwszy od podatków i kwestii rozliczeń, po zatrudnianie nowych osób, wynajem przestrzeni biurowej, leasing, sposób rozliczania z podwykonawcami czy samą strukturę przedsiębiorstwa. Jak wiadomo, obowiązek znajomości prawa leży po stronie osób i podmiotów, których ono dotyczy. Bez odpowiedniej świadomości i śledzenia na bieżąco zmian, firma nie tylko może stracić finansowo, wizerunkowo, ale także zostać pociągnięta do odpowiedzialności za niedopełnienie obowiązków wynikających z wdrożonych przepisów. Co więcej, w przypadku zmian dotykających bezpośrednio pracowników, brak odpowiedniej komunikacji lub otwartości na kompromisowe rozwiązania, może wpłynąć na ich motywację lub wręcz wywołać potrzebę zmiany miejsca pracy.

Stan gotowości

W samym śledzeniu zmian i aktualnie obowiązujących przepisów, ważna jest obserwacja całego procesu legislacyjnego. Zanim ustawa przejdzie przez wszystkie jego etapy, może zostać zmieniona, odrzucona, a czas jej wejścia w życie również może ulec zmianie. I choć w wielu przypadkach do wprowadzania zmian w firmie warto przygotować się już wcześniej – np. na etapie projektu czy procedowania przepisów przez Sejm, trzeba pamiętać, że dopóki ustawa nie jest podpisana przez prezydenta, wciąż mogą nastąpić zmiany. W tej sytuacji w pogotowiu warto mieć plan B i być przygotowanym na różne scenariusze. Kluczowa jest tu elastyczność i gotowość różnych działów firmy na niespodziewane zmiany.

Ustalenie odpowiedzialności

Jednym z ważnych aspektów, nie tylko w kontekście zmian prawnych, ale także wszelkich obszarów mających wpływ na działalność przedsiębiorstwa, jest jasne określenie funkcji i zakresu odpowiedzialności zarówno na poziomie poszczególnych działów, ale także konkretnych stanowisk czy poszczególnych pracowników. Jasne określenie, kto, w jakim zakresie odpowiada za to, żeby śledzić przepisy i ich potencjalne skutki, ma kluczowe znaczenie.

Coraz krótsze vacatio legis

Jednym z najpoważniejszych wyzwań prawnych w kontekście prowadzenia firmy jest nie tylko samo nadążanie za zmianami przepisów, ale również zapewnienie elastyczności, która pozwoli na ich wdrożenie w odpowiednim czasie. Jak wynika z badania „Barometr prawa”, w ostatnich latach skrócił się okres vacatio legis. W połowie przyjmowanych ustaw wynosi on mniej niż ustawowe 14 dni. Ponad 20 proc. rozporządzeń zaczyna obowiązywać w dniu ich publikacji. W kontekście zmian prawa istotna jest nie tylko świadomość tego, jak wpłyną one na przyszłość firmy, jej wyniki finansowe, czy wymagane sprawozdania oraz procedury. Pomocne mogą okazać się także bieżące informacje o przedsiębiorstwie, jej wyniki finansowe, dane księgowe i łatwy dostęp do dokumentów – to pozwala szacunki oprzeć na aktualnych danych i w każdej chwili w łatwy sposób odnieść się do bieżącej sytuacji. Taki kompleksowy wgląd w aktualny stan firmy ułatwia zarządzanie w obliczu zmian. – mówi Filip Fludra i dodaje: Szybkie wprowadzenie zmian ułatwia również oprogramowanie wspierające procesy finansowo-księgowe. Z jednej strony, dostawcy zazwyczaj wspierają wówczas swoich klientów zarówno w zapoznaniu się z nowymi przepisami, jak i w ich implementacji. Ale co istotne, wiele zmian może być zautomatyzowanych. Jeśli odnoszą się one np. do konkretnych szablonów dokumentów tworzonych w systemie, wystarczy zmiana w jednym miejscu, żeby stworzyć nowe wzory obejmujące wszystkich klientów firmy czy wszystkie typy lub grupy dokumentów. 

Pomocny HR

Zmiany prawne mogą dotknąć nie tylko firmy, ale także bezpośrednio pracowników. Tak jak w przypadku dołączenia do PPK czy w kontekście Polskiego Ładu – zdarza się, że muszą oni podjąć indywidualne decyzje wpływające na ich rozliczenia, przyszłe emerytury, formy zatrudnienia itp. Przykładem dobrych praktyk jest zapewnienie wsparcia w tym zakresie przez dział prawny lub HR, który pomoże wyjaśnić niejednokrotnie zawiłe przepisy pracownikom. Gdy nie jest to możliwe wewnątrz firmy, warto rozważyć dofinansowanie konsultacji podatkowych lub zapewnienie dyżuru zewnętrznego eksperta. Bieżące informowanie o tym, jak istotne zmiany prawne (te, które mają zauważalny wpływ na przedsiębiorstwo czy zatrudnione osoby) przełożą się na rzeczywistość, zapewnia poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji, które zwłaszcza w przejściowym okresie, jest z punktu widzenia pracowników bardzo istotne.

Rzeczywistość, w której wiele przepisów wchodzi w życie w bardzo krótkim czasie, a prawo dość często się zmienia, wymaga od firm dużej uważności i elastyczności. Tymczasem szybkie reagowanie na zmiany, które niejednokrotnie znacząco wpływają na cały rynek, może przesądzić o przewadze konkurencyjnej. Gotowość na ich implementację oraz wprowadzenie działań, które pozwalają szybko reagować – nie tylko pozwala unikać negatywnych konsekwencji, ale także sprawia, że firma podejmuje bardziej świadome działania i może uzyskiwać dodatkowe korzyści.

[1] https://barometrprawa.pl/

[2] https://files.taxfoundation.org/20211014170634/International-Tax-Competitiveness-Index-2021.pdf