Zmiany w przepisach prawa pracy oraz regulacje dotyczące sygnalistów.

W ostatnich miesiącach firmy działające w Polsce stanęły przed wyzwaniem dostosowania się do szeregu zmian w przepisach prawa pracy, w tym do nowych regulacji dotyczących sygnalistów. Wprowadzone zmiany, będące wynikiem implementacji unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów, nakładają nowe obowiązki na przedsiębiorstwa, w tym na firmy rodzinne, które są jednym z istotnych filarów polskiej gospodarki.

W obliczu rosnących trudności gospodarczych, związanych m.in. z inflacją 
i spowolnieniem gospodarczym, małe i średnie przedsiębiorstwa rodzinne stają przed dodatkowym wyzwaniem, jakim jest dostosowanie się do nowych wymogów. Ustawa o ochronie sygnalistów została już opublikowana i zacznie obowiązywać przedsiębiorców od 25 września 2024 r. Ma ona na celu dostosowanie krajowych regulacji do unijnej Dyrektywy 2019/1937 z 23 października 2019 r., dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ustawa wdraża przepisy mające chronić osoby zgłaszające nieprawidłowości w zakresie pracowniczym. Dyrektywa wprawdzie wymagała wdrożenia przepisów krajowych do 2021 r., ale Polska spełniła ten wymóg dopiero teraz. 

Sygnalista, czyli kto?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Jak mówią przepisy nie tylko pracownicy mogą być sygnalistami. Ustawa przewiduje szeroki katalog osób, które mogą zgłaszać naruszenia jako sygnaliści. Wśród wymienionych są: osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych i na B2B, wolontariusze, praktykanci, stażyści, a nawet osoby biorące udział w procesie rekrutacyjnym.

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Przepisy Ustawy dotyczą w ogólnej części praktycznie każdego przedsiębiorcy. Przepisy dotyczące sygnalistów mają zastosowanie do działalności podmiotów prawnych (publicznych i prywatnych), czyli m.in. jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek i innych osób prawnych, w tym firm rodzinnych. Nie ma też tutaj znaczenia forma zatrudnienia członków zespołu firmy. Sygnalistą jest nie tylko pracownik zatrudniony na umowie o pracę. To także m.in. osoba pracująca na umowie zlecenie, o dzieło czy B2B.

Mecenas Małgorzata Rejmer z Kancelarii Finansowej LEX, ekspertka w dziedzinie sukcesji, fundacji rodzinnych i obsłudze firm pokoleniowych podkreśla, że wdrożenie nowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów jest szczególnie trudne dla firm rodzinnych, które często nie dysponują rozbudowanymi działami prawnymi czy compliance. „Komunikacja dotycząca wchodzących w życie przepisów jest niezwykle istotna głównie z uwagi na małe przedsiębiorstwa czy firmy rodzinne, które mogą być przekonane, że dotyczą one wyłącznie wielkich korporacji posiadających w swoich strukturach rozbudowane działy prawne. Implementacja dyrektywy unijnej nakłada obowiązek ochrony sygnalistów na wszystkie firmy i wszystkie, bez wyjątku, muszą przygotować się do opracowywania procedur .”– mówi dr n.pr. Małgorzata Rejmer.

Nowe przepisy wymagają od przedsiębiorców stworzenia wewnętrznych kanałów raportowania nieprawidłowości, co wiąże się z koniecznością zainwestowania w odpowiednie narzędzia i procedury. Dla małych firm rodzinnych może to być wyzwanie zarówno finansowe, jak i organizacyjne. Małgorzata Rejmer zwraca uwagę na fakt, że wiele takich firm nie posiada formalnych struktur, co może utrudnić wdrożenie wymaganych rozwiązań. „Warto jednak pamiętać, że w dłuższej perspektywie takie mechanizmy mogą przyczynić się do wzrostu przejrzystości w firmie, co pozytywnie wpłynie na jej reputację na rynku i relacje z pracownikami.” - dodaje.

Kontekst gospodarczy

Obecna sytuacja gospodarcza w Polsce dodatkowo komplikuje wprowadzanie nowych regulacji. Inflacja oraz rosnące koszty prowadzenia działalności wywierają presję na rentowność wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza tych rodzinnych, które często działają w branżach szczególnie dotkniętych przez kryzysy. „W tych trudnych czasach, każda nowa regulacja stanowi dodatkowe obciążenie dla przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że ochrona sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także element budowania zrównoważonej i etycznej kultury organizacyjnej.” - zaznacza Małgorzata Rejmer.

Wyzwania i szanse

Eksperci wskazują, że firmy rodzinne mogą mieć trudności z szybkim dostosowaniem się do nowych wymogów, jednak istnieje także potencjał, aby regulacje te stały się bodźcem do poprawy zarządzania wewnętrznego. „Choć początkowo nowe przepisy mogą wydawać się kolejnym ciężarem, to ich prawidłowe wdrożenie może przynieść korzyści, takie jak większa transparentność, zmniejszenie ryzyka nadużyć czy lepsze relacje z pracownikami. Kluczem jest odpowiednie wsparcie ze strony doradców prawnych oraz adaptacja rozwiązań dopasowanych do specyfiki firm rodzinnych.” -  podsumowuje Małgorzata Rejmer.

Wprowadzone zmiany w prawie pracy i ochronie sygnalistów to wyzwanie, ale także szansa na rozwój i umocnienie pozycji firm rodzinnych w długoterminowej perspektywie. W nadchodzących miesiącach przedsiębiorcy będą musieli zmierzyć się z nowymi wyzwaniami, ale z odpowiednim wsparciem mogą wyjść z tej sytuacji silniejsi i lepiej przygotowani na przyszłość.