Newsy

E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności. Dla pracowników to prostsza droga do uzyskania emerytury czy renty

2019-07-03  |  06:30
Mówi:Robert Lisicki, Konfederacja Lewiatan

Leszek Skupski, radca prawny, portalkadrowy.pl, Alina Głębicka-Rękawek, Centrala ZUS

  • MP4
  • Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz znaczne ograniczenie kosztów – to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych z początkiem 2019 roku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu pracowników. E-akta ułatwią też życie osobom, które będą występować o emeryturę albo rentę.

    – W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

    Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

    – W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.

    Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.

    E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.

    – Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.

    Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

    – Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.

    Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

    – Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.

    Czytaj także

    Więcej ważnych informacji

    Kalendarium

    CES 2020

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Telekomunikacja

    Co czwarty nastolatek doświadcza przemocy w internecie. Świadomość zagrożeń wśród rodziców jest wciąż niewystarczająca

    Średnio co piąty nastolatek był ośmieszany, a co czwarty – wyzywany w internecie. Tymczasem aż 84 proc. rodziców sądzi, że ich dzieci nigdy nie doświadczyły w sieci słownej przemocy – wynika z badań NASK. Oprócz hejtu młodzież coraz powszechniej styka się też z takimi zagrożeniami jak patostreaming, treści pornograficzne czy fake newsy, a ich lista stale się wydłuża. Kluczem do obrony przed nimi jest edukacja i świadomość po stronie rodziców i nauczycieli. W tym celu w lutym – w ramach obchodów 16. Dnia Bezpiecznego Internetu – odbywa się w całej Polsce blisko 4 tys. inicjatyw na rzecz bezpieczeństwa młodych internautów.

    Komunikat

    Ważne informacje dla dziennikarzy radiowych

    Dziennikarze radiowi mają możliwość pobierania oryginalnego klipu dźwiękowego oraz  z lektorem w przypadku materiałów, w których ekspertami są obcokrajowcy.

    Zapraszamy do kontaktu media|newseria.pl?subject=Kontakt%20dla%20medi%C3%B3w| style="background-color: rgb(255, 255, 255);"|media|newseria.pl 

    Jak korzystać z materiałów Newserii?

    Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

    Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

    Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

    Konsument

    UOKiK wytypował kolejne potencjalne piramidy finansowe. W ostatnich trzech latach znalazł na rynku 19 takich podmiotów

    W ciągu ostatnich trzech lat UOKiK wytypował – zgodnie z oficjalnymi komunikatami – 19 firm działających na zasadzie piramidy finansowej. W tym tygodniu postawił zarzuty nieuczciwych praktyk kolejnym trzem spółkom, których działalność opierała się na sprzedaży pakietów członkowskich i obiecywaniu korzyści w zamian za namawianie do zakupu kolejnych osób. UOKiK podkreśla, że inwestowanie w piramidy finansowe – których struktura przypomina domek z kart – każdorazowo wiąże się z dużym ryzykiem utraty środków, dlatego konsumenci powinni być wyczuleni na konkretne sygnały ostrzegawcze.

    Problemy społeczne

    Zagrożonych ubóstwem jest 7 mln Polaków. Do 2030 roku ich liczba może spaść do 1,5 mln

    W skrajnym ubóstwie żyje 2 mln Polaków, a blisko 7 mln jest zagrożonych ubóstwem. Dzięki połączeniu środków krajowych i unijnych do 2030 roku liczba osób zagrożonych biedą może spaść do 1,5 mln. – Konieczne jest jednak, by polityka rządowa i wydatki ze środków unijnych wzajemnie się uzupełniały, a procedury rozliczania projektów były prostsze – ocenia dr hab. Ryszard Szarfenberg z Polskiego Komitetu Europejskiej Sieci Przeciw Ubóstwu.

     
     

    Transport

    PESA i Orlen coraz bardziej zaawansowane w budowie lokomotywy na wodór. Ma być gotowa w 2021 roku

    W 2021 roku ma być gotowa lokomotywa wodorowa, nad którą wspólnie pracują bydgoska PESA i PKN Orlen. Pojazd ma być wyposażony w autonomiczne sterowanie, a obie spółki są już na zaawansowanym etapie przygotowywania pełnej specyfikacji, po której ruszy faza projektu i budowy. Docelowo nowa technologia ma zostać wdrożona komercyjnie na dużą skalę, również w pojazdach do przewozu osób.