Newsy

E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności. Dla pracowników to prostsza droga do uzyskania emerytury czy renty

2019-07-03  |  06:30
Mówi:Robert Lisicki, Konfederacja Lewiatan

Leszek Skupski, radca prawny, portalkadrowy.pl, Alina Głębicka-Rękawek, Centrala ZUS

  • MP4
  • Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz znaczne ograniczenie kosztów – to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych z początkiem 2019 roku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu pracowników. E-akta ułatwią też życie osobom, które będą występować o emeryturę albo rentę.

    – W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

    Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

    – W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.

    Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.

    E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.

    – Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.

    Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

    – Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.

    Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

    – Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.

    Czytaj także

    Więcej ważnych informacji

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Transport

    W transporcie ubywa pasażerów, ale przybywa gapowiczów. Długi za jazdę bez ważnego biletu przekraczają już 144 mln zł

    Z powodu pandemii średni spadek przychodów ze sprzedaży biletów – zarówno w komunikacji miejskiej, jak i na kolei – szacuje się na ponad 80 proc. Z publicznego transportu wciąż nie korzysta tylu pasażerów, co wcześniej, za to pojawia się coraz więcej gapowiczów. W Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor figuruje ich już ponad 115 tys. z łącznym długiem 144,3 mln zł, a rekordzista z Pomorza ma do zapłaty ponad 219 tys. zł. Niższe wpływy z biletów, a z drugiej strony wzrost kosztów związany z zaostrzonymi procedurami bezpieczeństwa powodują, że przewoźnicy są coraz bardziej zniecierpliwieni i zdeterminowani w odzyskiwaniu długów.

    Bankowość

    Prof. Marian Noga: Banki w Polsce są w bardzo złej kondycji. Upadek choćby jednego z nich wywołałby efekt domina

    Zysk sektora bankowego w pierwszych miesiącach br. spadł o ponad 40 proc. Rekordowo niskie stopy procentowe, odpływ kapitału z rynku bankowego, znaczny wzrost ryzyka kredytowego i upadłości banków, które może wywołać falę domina – to główne zagrożenia, którym sektor będzie musiał stawić czoła w nadchodzących miesiącach. Jak ocenia prof. Marian Noga z wrocławskiej WSB, efektem będzie dalsze zaostrzanie polityki kredytowej, co ograniczy dostępność finansowania w gospodarce, a banki uciekną w inne produkty inwestycyjne. – Niedługo Rada Polityki Pieniężnej będzie musiała podnieść stopy procentowe, żeby wzmocnić złotego i przeciwdziałać rosnącej inflacji, dzięki czemu banki zaczną powoli odrabiać straty związane z kredytowaniem gospodarki – dodaje.

    Jak korzystać z materiałów Newserii?

    Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

    Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

    Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

    Konsument

    Tegoroczne wakacje pod znakiem ścisłych restrykcji. Na kolonie i obozy wyjedzie 80 proc. mniej uczniów [DEPESZA]

    Około 240 tys. dzieci i młodzieży wyjedzie w tym roku na letnie kolonie i obozy. Te upłyną jednak pod znakiem ścisłych restrykcji. Dzieci muszą być przygotowane na stosowanie się do zasad higieny, a na organizatorów zostały nałożone dodatkowe wymogi. – Z kolei rodzice w tym roku poza organizacją i logistyką powinni bardziej skupić się na kwestiach zdrowia i pomyśleć o dodatkowym ubezpieczeniu dla dzieci – podkreślają przedstawiciele ERGO Hestii. Przyda się ono np. w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego wypadku.

    Surowce

    Polska zacieśnia współpracę z USA w sektorze energetyki. Kluczowy atom i dostawy skroplonego gazu

    Dostawy skroplonego gazu to kluczowy obszar polsko-amerykańskiej współpracy w sektorze energetyki. PGNiG, które stawia na dywersyfikację dostaw i uniezależnianie się od rosyjskiego surowca, sukcesywnie zwiększa wolumen zakupu LNG od Amerykanów. Do 2024 roku będzie to ponad 9 mld m3 rocznie. Kolejnym perspektywicznym obszarem współpracy jest też energetyka jądrowa. – Pojawiają się kolejne zapowiedzi Amerykanów, którzy są zainteresowani uczestnictwem w polskim projekcie atomowym – mówi ekspert ds. energetyki Mateusz Kubiak.