Robotyka i SI”, „E-sport”, „Inteligentny dom” –  nowe kategorie w serwisie agencyjnym Newseria Innowacje. Jeśli jesteście Państwo zainteresowani otrzymywaniem powiadomień z tych kategorii, prosimy o dokonanie zmian po zalogowaniu się do swoich profili. 

Newsy

E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności. Dla pracowników to prostsza droga do uzyskania emerytury czy renty

2019-07-03  |  06:30
Mówi:Robert Lisicki, Konfederacja Lewiatan

Leszek Skupski, radca prawny, portalkadrowy.pl, Alina Głębicka-Rękawek, Centrala ZUS

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz znaczne ograniczenie kosztów – to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych z początkiem 2019 roku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu pracowników. E-akta ułatwią też życie osobom, które będą występować o emeryturę albo rentę.

– W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

– W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.

Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.

E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.

– Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.

Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

– Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.

Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

– Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.

Czytaj także

Kalendarium

Patronaty Newserii

XXIX Forum Ekonomiczne - Krynica
MSPO - Targi Obronne Zbrojeniowe 2019 - Kielce

Finanse

2 mln zł na wsparcie lokalnych społeczności. Najlepsze pomysły w małych miejscowościach mogą liczyć na granty od 4 do 15 tys. zł

Fundacja należąca do PKN Orlen przeznaczy w tym roku w sumie 2 mln zł na dofinansowanie projektów, które służą lokalnym społecznościom. W programie grantowym „Moje miejsce na Ziemi” swoje pomysły na takie inicjatywy mogą zgłaszać biblioteki, szkoły, organizacje pozarządowe, fundacje i stowarzyszenia czy nawet jednostki ochotniczej straży pożarnej. Mogą one wnioskować o wsparcie w wysokości od 4 do 15 tys. zł. Jak podkreśla prezes fundacji, dla wielu samorządów i organizacji to szansa, aby po raz pierwszy aplikować o takie finansowanie.

Sport

Ministerstwo sportu chce inwestować w aktywność fizyczną Polaków. Jej brak przekłada się na realne straty dla gospodarki

Spada aktywność fizyczna Polaków. Regularnie sport uprawia co czwarta osoba, ponad połowa w ogóle nie ćwiczy. Brak aktywności fizycznej generuje blisko 7 mld zł strat rocznie – wynika z danych przytaczanych przez Polski Instytut Ekonomiczny. Są to głównie koszty opieki zdrowotnej i absencji pracowniczych. Ministerstwo sportu chce zachęcać Polaków do sportu przez różnego rodzaju programu. Konieczne jest także wsparcie władz lokalnych i szersza promocja sportu wśród społeczeństwa.

IFA 2019 Berlin

Transport

Mercedes z rekordową sprzedażą kultowego modelu. Z salonów zniknęła cała dostępna w tym roku na rynek polski pula Klasy G

Mercedes Klasy G jest już kultowym samochodem, a popyt na niego nie maleje. W 2017 roku sprzedano w Polsce 130 samochodów, rok później – 350, a w tym roku jest to już 400 sztuk, czyli cała dostępna pula na rynek polski. Z okazji 40. urodzin Gelendy do sprzedaży trafiają trzy specjalne edycje „Stronger Than Time” – Mercedes-Benz G 400 d, Mercedes-Benz G 500 oraz Mercedes-AMG G 63. Klienci mogą wybierać spośród miliona opcji. Miłośnicy klasy G w Polsce spotkali się w dniach 15-18 sierpnia w Srebrnej Górze na Dolnym Śląsku.

Złote Spinacze 2019

Praca

Praca tylko dla cierpliwych mediatorów. Zawód organizatora ślubnego zyskuje na popularności

Dobry wedding planner musi być mediatorem i jednocześnie w pewnym stopniu psychologiem, który będzie godzić skłóconych przyszłych małżonków oraz mieć dużą cierpliwość i umiejętności organizacyjno-logistyczne. Eksperci zauważają, że musi także być przygotowany na pracę przez cały rok, 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Młode pary, które chcą uniknąć niepotrzebnych nerwów, rozczarowań oraz zbędnych kosztów powinny zaufać rekomendowanemu konsultantowi ślubnemu, bowiem jego doświadczenie, fachowość i znajomość branży są gwarancją udanego wesela.