Firmy stawiają na innowacje w działach zakupów. Inwestycje w nowe technologie pozwalają im zaoszczędzić do 15 proc. wydatków

Polskie firmy coraz częściej inwestują w narzędzia, które usprawniają ich procesy zakupowe. Ich odpowiednie wykorzystanie może przynieść oszczędności na poziomie 15-proc. wydatków. Ponad połowa menadżerów dostrzega przydatność nowoczesnych narzędzi IT i platform zakupowych, które pozwalają zarządzać tym procesem i kontrolować bazę dostawców. Dotyczy to szczególnie branży produkcyjnej, która na zakupy przeznacza około połowy swoich przychodów.

– W obszarze zakupów produkcyjnych kluczowe są narzędzia związane z zarządzaniem bazą dostawców. Coraz większe znaczenie mają również te, które służą do zarządzania ryzykiem wynikającym ze współpracy z dostawcami. Firmy patrzą już nie tylko na koszty, ceny produktów i usług, lecz także na potencjalne ryzyka związane na przykład z bankructwem dostawcy czy problemami z logistyką – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu firmy OptiBuy, specjalizującej się w doradztwie zakupowym. 

W porównaniu z krajami zachodniej Europy rynek doradztwa zakupowego w Polsce jest wciąż słabo rozwinięty, chociaż z roku na rok coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z tego, że dzięki optymalizacji procesów zakupowych mogą zaoszczędzić znaczne kwoty. Dlatego tworzą specjalne działy, wdrażają systemy IT i nowoczesne platformy zakupowe, które mają wesprzeć proces zakupowy i kontrolować bazę dostawców.

– W zależności od typu zakupów oszczędności mogą być bardzo różne. Z naszego doświadczenia wynika, że największe oszczędności można osiągnąć tam, gdzie jest potencjał do standaryzacji, wejścia w strukturę kosztową po stronie dostawców. Mowa o wszystkich zakupach, które mają duży udział pracy ludzkiej, gdzie można zastosować automatyzację. To są obszary, w których oszczędności mogą sięgać od kilkunastu do kilkudziesięciu procent bazy kosztowej – mówi Mateusz Borowiecki.

Według badań KPMG na razie tylko 27 proc. zarządzających spółkami dostrzega strategiczną rolę funkcji zakupów. Największym wyzwaniem jest dla firm zmierzenie efektów optymalizacji tego obszaru. Jednak coraz więcej menadżerów zaczyna doceniać wsparcie procesów zakupowych w swojej firmie, jakie zapewniają nowoczesne narzędzia informatyczne. 

– Na tle firm z Europy Zachodniej czy ze Stanów inwestycje w narzędzia IT są jeszcze stosunkowo niewielkie. Jeżeli porównamy budżety na narzędzia informatyczne dla zakupów w stosunku do całej bazy wydatków, to są one na niskim poziomie. W Polsce firmy cały czas inwestują więcej w systemy ERP czy CRM, ale naturalną koleją rzeczy są systemy do zarządzania dostawcami. Budżety nie są jeszcze duże, ale rosną rok do roku i my widzimy ten wzrost –mówi Mateusz Borowiecki.

Polskie przedsiębiorstwa są coraz bardziej świadome korzyści, jakie przynosi korzystanie z platform zakupowych do zarządzania łańcuchem dostaw. Za ich pośrednictwem firma może nie tylko budować bazę potencjalnych dostawców, lecz także m.in. wysyłać do nich elektroniczne zaproszenia do udziału w przetargu lub procesie zakupowym, indeksować faktury i historię zamówień, wysyłać zapytania ofertowe czy tworzyć tabele cenowe.   

Zakupy produkcyjne (direct) to zakupy materiałów produkcyjnych, które firma kupuje w celu przetworzenia i zastosowania w swoich wyrobach. Terminowość, cena i rzetelność dostawców ma w tym przypadku kluczowe znaczenie dla ciągłości produkcji przedsiębiorstwa.

– W zakupach produkcyjnych chodzi o to, aby firma była w stanie dobrze zarządzać bazą dostawców i rozumiała, z jakimi kategoriami zakupowymi ma do czynienia – wyjaśnia Mateusz Borowiecki.

Jak wynika z badań przeprowadzonych na początku tego roku przez GfK na zlecenie Deloitte i Aleo firmy, które wdrożyły nowoczesne systemy zakupowe, mogą liczyć na oszczędności rzędu 10–15 proc. Z takich narzędzi korzysta na razie tylko 35 proc. polskich przedsiębiorstw. Eksperci Deloitte wskazali jednak, że digitalizacja procesów zakupowych to proces, którego nie da się już powstrzymać. Większość dyrektorów zakupów uważa, że digitalizacja stwarza im szansę dostępu do większej bazy dostawców, innowacji i narzędzi zapewniających efektywność, usprawnia współpracę i pozwala znaleźć dodatkowe oszczędności.

Obszar zakupów w firmach produkcyjnych i nowoczesne narzędzia wspierające procesy zakupowe były motywem przewodnim konferencji Procon Manufacturing 2017, która w ostatnich dniach maja przyciągnęła do Wrocławia blisko setkę menadżerów i specjalistów z tego obszaru. Zorganizowana po raz drugi konferencja jest jedynym w Polsce wydarzeniem o tematyce zakupów direct.