Mówi: | Mateusz Borowiecki, prezes zarządu, OptiBuy Andrzej Zawistowski, członek zarządu, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów Izabela Smulska-Kowalczyk, IBM |
Nowe technologie w zakupach pomagają firmom ciąć koszty nawet do 15 proc. Sztuczna inteligencja sama wybierze najlepszego dostawcę, a system zaksięguje fakturę
Usprawnienie procesów zakupowych może przynieść firmie oszczędności sięgające nawet 15 proc. kosztów. Optymalizacja tego obszaru jest szczególnie istotna teraz, kiedy wiele firm boryka się z presją płacową i musi szukać oszczędności w innych obszarach. Z drugiej strony dla wielu firm pozyskanie dobrych fachowców od zakupów stanowi nie lada problem. Dlatego w obszar zakupów wkracza sztuczna inteligencja, która nie tylko usprawnia proces zakupowy i pozwala firmie ciąć koszty, lecz także ułatwia pracę ludzi, którzy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
– Firmy mogą oszczędzać na bardzo wiele sposobów, jednym z nich jest zarządzanie popytem, czyli dobre zdefiniowanie tego, co ma zostać kupione. Niekupowanie rzeczy zbędnych daje lepsze efekty niż jakiekolwiek negocjacje, które też są istotną metodą obniżki kosztów funkcjonowania firm. Każda złotówka zaoszczędzona na zakupach przekłada się automatycznie na zysk firmy 1:1 – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu OptiBuy.
Optymalizacja procesu zakupowego nabiera znaczenia szczególnie w obecnej sytuacji na rynku pracy, kiedy stopa bezrobocia spadła do 5,7 proc. czyli najniższego poziomu od 28 lat. Wiele firm jest zmuszonych podnosić płace, aby zatrzymać pracowników. Jak wynika z tegorocznego „Badania niedoboru talentów” Manpower Group - problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach zgłasza w Polsce już 51 proc. firm. To najwyższy wynik od dziesięciu lat. Wśród dużych firm, zatrudniających powyżej 250 osób, ten wskaźnik jest jeszcze wyższy i sięga już 75 proc.
Również presja płacowa utrzymuje się na wysokim poziomie. Dynamika wzrostu płac to ok. 7 proc. rdr. W tej sytuacji efektywne zakupy są dla firmy sposobem na znalezienie dodatkowych oszczędności. Mogą one sięgać nawet 10–15 proc.
– Technologii zakupowych jest coraz więcej. Mamy tzw. narzędzia sourcingowe, które pozwalają nam w efektywny sposób wybrać dostawcę. Mamy narzędzia dotyczące analizy wydatków, abyśmy wiedzieli, gdzie firmowe pieniądze są faktycznie wydawane. Mamy także cały szereg narzędzi tzw. procure-to-pay, czyli od zapotrzebowania do płatności, które pozwalają nam automatyzować proces zgłaszania wniosków zakupowych i zatwierdzania ich, aż po końcowe rozliczenie faktury z dostawcami – mówi Mateusz Borowiecki.
Jak podkreśla, na efektywność procesu zakupowego w firmie – obok dobrze dobranych narzędzi i technologii – ma wpływ także dobrze przygotowana kadra.
– Te wszystkie czynniki wpływają na to, że jedne firmy kupują coś efektywniej, produkty lepszej jakości po niższej cenie, a inne niestety radzą sobie na tym polu gorzej, przez co tracą przewagę konkurencyjną – podkreśla prezes zarządu OptiBuy.
W ocenie ekspertów technologie, zwłaszcza robotyzacja i sztuczna inteligencja, odgrywają w obszarze zakupów coraz większą rolę. Pozwalają one szybciej i łatwiej składać zamówienia, przetwarzać faktury czy rozliczać się z dostawcami. Jak wynika z ubiegłorocznego badania brytyjskiej firmy konsultingowej Hackett Group, 84 proc. przedstawicieli organizacji zakupowych ocenia, że cyfryzacja gruntownie zmieni procesy zakupowe w nadchodzących latach.
– Wszyscy w zakupach koncentrujemy się na bezpośrednich czynnościach i cenie, natomiast nikt nie mierzy kosztów procesowych. Jednak z badań przeprowadzonych przez Amerykanów wynika, że koszt procesowania jednego zamówienia – od momentu powstania zapotrzebowania aż do momentu zapłaty dostawcy – kształtuje się od 40 dol. do nawet 400 dol. za jedno zamówienie w przypadku firm, które najgorzej sobie z tym radzą. Dlaczego te najlepsze firmy są tak niskokosztowe? Otóż dlatego, że używają technologii. Automatyzują procesy, które same w sobie nie przynoszą żadnej wartości dodanej – podkreśla Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Managerów Logistyki i Zakupów.
Nowe technologie to remedium na bolączkę wielu firm, jaką jest coraz większy problem z pozyskaniem dobrych ekspertów zakupowych. Pozwalają m.in. zredukować do minimum zadania manualne, związane z przetwarzaniem zamówień, obsługą faktur czy opisywaniem dokumentów. Dzięki temu pracownicy działów zakupów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
– Sztuczna inteligencja w zakupach może być wykorzystywana w wielu obszarach. Jednym z nich jest wybór dostawców. SI potrafi analizować bardzo dużą ilość danych, sugerując, który dostawca będzie dla firmy najlepszy. Wiąże się z tym wiele wymiernych korzyści. Innym obszarem jest proces weryfikacji ceny. SI, analizując bardzo dużą ilość danych wewnętrznych i zewnętrznych, jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, jaka jest cena danej usługi na konkretnym rynku. Człowiek nie jest w stanie przeanalizować tak dużej ilości informacji – mówi Izabela Smulska-Kowalczyk, EMEA Procurement Sourcing Leader, IBM
– Wszyscy wiemy, ile czasu zajmuje nam uzgadnianie faktur. Wykonywane ręcznie konsumuje bardzo dużo czasu pracowników działu zakupów albo po stronie partnera biznesowego, w marketingu, kontrolingu czy finansach. Wprowadzenie prostego systemu informatycznego eliminuje w ogóle działanie człowieka. Faktura sama uzgadnia się w systemie. System ma zgłoszone zapotrzebowanie, ma potwierdzenie odbioru i kiedy przychodzi faktura po prostu sprawdza niczym automatyczny weryfikator – dodaje Andrzej Zawistowski.
Czytaj także
- 2025-05-05: Konkurs NCBR i Orlenu ma wesprzeć najciekawsze rozwiązania dla przemysłu rafineryjno-petrochemicznego. Na ich rozwój trafi blisko 200 mln zł
- 2025-04-28: Migranci mogą być ratunkiem dla polskiego rynku pracy. Pracodawcy chcą uwzględnienia ich potrzeb w strategii migracyjnej
- 2025-04-24: Niepewność gospodarcza rosnącym zagrożeniem dla firm. Sytuację pogarszają zawirowania w światowym handlu
- 2025-04-22: Duża zmiana w organizacji pracy w firmach. Elastyczność wśród najważniejszych oczekiwań pracowników
- 2025-05-06: Dla większości Polaków praca to obowiązek. Tylko niewielka część czuje satysfakcję z wykonywanych zadań
- 2025-04-22: Kwestie bezpieczeństwa priorytetem UE. Polska prezydencja ma w tym swój udział
- 2025-04-22: Rynek agencji PR staje się coraz bardziej rozproszony. Zdecydowanie rośnie liczba jednoosobowych działalności gospodarczych
- 2025-04-11: Czeski ubezpieczyciel wchodzi na polski rynek. Oferował będzie na początek ubezpieczenia komunikacyjne
- 2025-04-04: Wykluczenie cyfrowe szczególnie dotyka generacji silver. T-Mobile wystartował z darmowymi kursami z obsługi smartfona
- 2025-04-14: Nowe technologie podstawą w reformowaniu administracji. Będą też kluczowe w procesie deregulacji
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Infrastruktura

Przed Europą wiele lat zwiększonych wydatków na zbrojenia. To obciąży krajowe budżety
– Bezpieczeństwo militarne trzeba finansować bezpiecznie, uwzględniając bezpieczeństwo finansów publicznych, bezpieczeństwo ekonomiczne – mówi dr Sławomir Dudek, prezes Instytutu Finansów Publicznych. Proponowane przez KE poluzowanie reguły fiskalnej pozwalającej na mocniejsze zadłużanie się rządów to zdaniem ekonomistów krok we właściwym kierunku, ale skuteczny na krótką metę. W dłuższej perspektywie konieczne jest wspólne unijne finansowanie, np. w ramach nowego budżetu UE, i wspólne programy zbrojeniowe, a także szukanie kapitału na rynkach finansowych.
Prawo
Duże projekty fotowoltaiczne w Polsce mocno spowolnione. Największymi problemami nadmierna biurokracja i chaos interpretacyjny

Długotrwałe procedury, nadmierna biurokracja i często niejednoznaczne interpretacje przepisów hamują rozwój fotowoltaiki w Polsce – wynika z raportu Polskiego Stowarzyszenia Fotowoltaiki. Inwestorzy wskazują uzyskanie warunków przyłączenia jako najbardziej problematyczny etap procesu inwestycyjnego. Barierą jest też skala wydanych odmów przyłączenia do sieci, co odstrasza inwestorów. Zmiany są konieczne, zwłaszcza w kontekście dyrektywy RED III, która wskazuje na konieczność przyspieszenia, uproszczenia i ujednolicenia procedur administracyjnych dla inwestycji w OZE.
Konsument
Czterech na 10 Polaków miało do czynienia z deepfake’ami. Cyberprzęstępcy coraz skuteczniej wykorzystują manipulowane treści

Deepfaki, czyli wygenerowane bądź też zmanipulowane przez sztuczną inteligencję zdjęcia, dźwięki lub treści wideo, to jedna z najbardziej kontrowersyjnych technologii naszych czasów. Do jej tworzenia wykorzystywane są zaawansowane algorytmy AI, dlatego użytkownikom coraz trudniej jest odróżnić treści rzeczywiste od fałszywych. Z raportu „Dezinformacja oczami Polaków 2024” wynika, że cztery na 10 badanych osób miało do czynienia z takimi treściami. To o tyle istotne, że deepfaki bywają wykorzystywane do manipulacji, szantażu, niszczenia reputacji, oszustw i wyłudzeń finansowych.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.