Newsy

Nowe technologie w zakupach pomagają firmom ciąć koszty nawet do 15 proc. Sztuczna inteligencja sama wybierze najlepszego dostawcę, a system zaksięguje fakturę

2018-11-20  |  06:20
Mówi:Mateusz Borowiecki, prezes zarządu, OptiBuy

Andrzej Zawistowski, członek zarządu, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów

Izabela Smulska-Kowalczyk, IBM

  • MP4
  • Usprawnienie procesów zakupowych może przynieść firmie oszczędności sięgające nawet 15 proc. kosztów. Optymalizacja tego obszaru jest szczególnie istotna teraz, kiedy wiele firm boryka się z presją płacową i musi szukać oszczędności w innych obszarach. Z drugiej strony dla wielu firm pozyskanie dobrych fachowców od zakupów stanowi nie lada problem. Dlatego w obszar zakupów wkracza sztuczna inteligencja, która nie tylko usprawnia proces zakupowy i pozwala firmie ciąć koszty, lecz także ułatwia pracę ludzi, którzy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

    Firmy mogą oszczędzać na bardzo wiele sposobów, jednym z nich jest zarządzanie popytem, czyli dobre zdefiniowanie tego, co ma zostać kupione. Niekupowanie rzeczy zbędnych daje lepsze efekty niż jakiekolwiek negocjacje, które też są istotną metodą obniżki kosztów funkcjonowania firm. Każda złotówka zaoszczędzona na zakupach przekłada się automatycznie na zysk firmy 1:1 – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu OptiBuy.

    Optymalizacja procesu zakupowego nabiera znaczenia szczególnie w obecnej sytuacji na rynku pracy, kiedy stopa bezrobocia spadła do 5,7 proc. czyli najniższego poziomu od 28 lat. Wiele firm jest zmuszonych podnosić płace, aby zatrzymać pracowników. Jak wynika z tegorocznego „Badania niedoboru talentów” Manpower Group - problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach zgłasza w Polsce już 51 proc. firm. To najwyższy wynik od dziesięciu lat. Wśród dużych firm, zatrudniających powyżej 250 osób, ten wskaźnik jest jeszcze wyższy i sięga już 75 proc. 

    Również presja płacowa utrzymuje się na wysokim poziomie. Dynamika wzrostu płac to ok. 7 proc. rdr. W tej sytuacji efektywne zakupy są dla firmy sposobem na znalezienie dodatkowych oszczędności. Mogą one sięgać nawet 10–15 proc.

    Technologii zakupowych jest coraz więcej. Mamy tzw. narzędzia sourcingowe, które pozwalają nam w efektywny sposób wybrać dostawcę. Mamy narzędzia dotyczące analizy wydatków, abyśmy wiedzieli, gdzie firmowe pieniądze są faktycznie wydawane. Mamy także cały szereg narzędzi tzw. procure-to-pay, czyli od zapotrzebowania do płatności, które pozwalają nam automatyzować proces zgłaszania wniosków zakupowych i zatwierdzania ich, aż po końcowe rozliczenie faktury z dostawcami – mówi Mateusz Borowiecki.

    Jak podkreśla, na efektywność procesu zakupowego w firmie – obok dobrze dobranych narzędzi i technologii – ma wpływ także dobrze przygotowana kadra.

    Te wszystkie czynniki wpływają na to, że jedne firmy kupują coś efektywniej, produkty lepszej jakości po niższej cenie, a inne niestety radzą sobie na tym polu gorzej, przez co tracą przewagę konkurencyjną – podkreśla prezes zarządu OptiBuy.

    W ocenie ekspertów technologie, zwłaszcza robotyzacja i sztuczna inteligencja, odgrywają w obszarze zakupów coraz większą rolę. Pozwalają one szybciej i łatwiej składać zamówienia, przetwarzać faktury czy rozliczać się z dostawcami. Jak wynika z ubiegłorocznego badania brytyjskiej firmy konsultingowej Hackett Group, 84 proc. przedstawicieli organizacji zakupowych ocenia, że cyfryzacja gruntownie zmieni procesy zakupowe w nadchodzących latach.

    Wszyscy w zakupach koncentrujemy się na bezpośrednich czynnościach i cenie, natomiast nikt nie mierzy kosztów procesowych. Jednak z badań przeprowadzonych przez Amerykanów wynika, że koszt procesowania jednego zamówienia – od momentu powstania zapotrzebowania aż do momentu zapłaty dostawcy – kształtuje się od 40 dol. do nawet 400 dol. za jedno zamówienie w przypadku firm, które najgorzej sobie z tym radzą. Dlaczego te najlepsze firmy są tak niskokosztowe? Otóż dlatego, że używają technologii. Automatyzują procesy, które same w sobie nie przynoszą żadnej wartości dodanej – podkreśla Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Managerów Logistyki i Zakupów.

    Nowe technologie to remedium na bolączkę wielu firm, jaką jest coraz większy problem z pozyskaniem dobrych ekspertów zakupowych. Pozwalają m.in. zredukować do minimum zadania manualne, związane z przetwarzaniem zamówień, obsługą faktur czy opisywaniem dokumentów. Dzięki temu pracownicy działów zakupów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

    Sztuczna inteligencja w zakupach może być wykorzystywana w wielu obszarach. Jednym z nich jest wybór dostawców. SI potrafi analizować bardzo dużą ilość danych, sugerując, który dostawca będzie dla firmy najlepszy. Wiąże się z tym wiele wymiernych korzyści. Innym obszarem jest proces weryfikacji ceny. SI, analizując bardzo dużą ilość danych wewnętrznych i zewnętrznych, jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, jaka jest cena danej usługi na konkretnym rynku. Człowiek nie jest w stanie przeanalizować tak dużej ilości informacji – mówi Izabela Smulska-Kowalczyk, EMEA Procurement Sourcing Leader, IBM

    – Wszyscy wiemy, ile czasu zajmuje nam uzgadnianie faktur. Wykonywane ręcznie konsumuje bardzo dużo czasu pracowników działu zakupów albo po stronie partnera biznesowego, w marketingu, kontrolingu czy finansach. Wprowadzenie prostego systemu informatycznego eliminuje w ogóle działanie człowieka. Faktura sama uzgadnia się w systemie. System ma zgłoszone zapotrzebowanie, ma potwierdzenie odbioru i kiedy przychodzi faktura po prostu sprawdza niczym automatyczny weryfikator – dodaje Andrzej Zawistowski.

    Czytaj także

    Ochrona środowiska

    Minister rolnictwa: Mamy wielką suszę hydrologiczną. Od sierpnia uruchamiamy program nawodnień w rolnictwie wart 1 mld zł

    Połączenie coraz częstszych okresów wysokich temperatur i niewielkich opadów powoduje, że susza dotyka kraj co roku. Bardzo złą sytuację ogólną pogarszają dodatkowo bezśnieżne zimy oraz suche jesienie. Już teraz susza dotknęła w Polsce osiem województw, w niektórych regionach plony mogą być nawet o kilkadziesiąt procent niższe. W sierpniu zostanie uruchomiony nowy program nawodnień w rolnictwie. Skorzystają na nim gminy najbardziej poszkodowane przez suszę w ostatnich latach – zapowiada Jan Krzysztof Ardanowski, minister rolnictwa i rozwoju wsi.

    Handel

    Branża piwowarska w Polsce przechodzi rewolucję. Radykalnie zmieniły się upodobania konsumentów

    W ubiegłym roku segment piw bezalkoholowych w Polsce zanotował 80-procentowy wzrost sprzedaży – była to najwyższa dynamika na całym europejskim rynku. W tym roku branża spodziewa się podobnego, być może nawet trzycyfrowego wzrostu. Piwa nisko- i bezalkoholowe to obecnie najbardziej perspektywiczny segment piwnego rynku. Rośnie on kosztem piw mocnych wysokoalkoholowych – ich spożycie oscyluje już wokół marginalnego poziomu. Polska branża piwowarska – która jest trzecim największym w Unii Europejskiej producentem – musi szybko reagować na radykalną zmianę upodobań konsumentów. Z drugiej strony – jest pod silną presją kosztową, wywołaną m.in. wzrostem cen surowców i kosztów pracy oraz zapowiedzią podwyżki akcyzy. 

    Media i PR

    Niektórzy nastoletni blogerzy i vlogerzy mogą liczyć na spore zarobki. Z aktywnością w sieci wiążą swoje plany na przyszłość

    Nastoletni twórcy w internecie bardzo poważnie traktują swoją działalność, wkładając w nią dużo zaangażowania i przy okazji zdobywając przydatne kompetencje cyfrowe i społeczne. Przeważająca większość traktuje prowadzenie bloga czy vloga jako bezpośredni wstęp do przyszłej kariery zawodowej albo przynajmniej perspektywiczne hobby. Pozytywny feedback ze strony odbiorców daje twórcom duży impuls do samorozwoju, niezależność, możliwość zdobywania nieograniczonej wiedzy, a w wielu przypadkach także konkretnych pieniędzy – wynika z raportu NASK „Pozytywny internet i jego młodzi twórcy”.

    Problemy społeczne

    Polacy nie potrafią odpoczywać na wakacjach. Prawie 40 proc. nie odcina się od pracy podczas urlopu

    36 proc. Polaków nie umie zapomnieć o pracy podczas wakacyjnego wyjazdu. Efekt jest taki, że po wakacjach wracamy jeszcze bardziej zmęczeni, niż byliśmy przed urlopem. Kluczowa jest tutaj czysta głowa oraz umiejętność zapomnienia, choć na chwilę, o pracy. Ważny jest relaks, robienie tego, co faktycznie sprawia nam przyjemność, oraz spędzanie czasu z bliskimi – doradza dr Karolina Oleksa-Marewska, psycholog z Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu. Część osób traktuje wypoczynek jako kolejny obowiązek i zapomina o własnych potrzebach, a w czasie urlopu nadal robi to, co uważa, że musi lub powinna robić. Tylko bez nakładania na siebie niepotrzebnej presji, urlop ma szansę spełnić swoją funkcję – przekonuje psycholog.

    Media i PR

    Prezes Radia Kolor: Wszystkie stacje prywatne są przeciwne cyfryzacji. Jednak to projekt nie do zatrzymania

    – Cyfryzacja radiofonii w systemie DAB+ jest procesem nie do zatrzymania, mimo że większość dużych rozgłośni jest jej przeciwna – mówi Alina Strześniewska, prezes Radia Kolor. Dodaje, że w tej chwili są na próbnych emisjach we Wrocławiu i w Gdańsku, a już w przyszłym tygodniu będą składać wniosek na Warszawę. O planach dotyczących cyfryzacji szefowa Radia Kolor mówiła podczas odbywającej się w tym tygodniu gali rozdania nagród Grube Ryby 2019, połączonych z 26. urodzinami rozgłośni.