Newsy

Nowe technologie w zakupach pomagają firmom ciąć koszty nawet do 15 proc. Sztuczna inteligencja sama wybierze najlepszego dostawcę, a system zaksięguje fakturę

2018-11-20  |  06:20
Mówi:Mateusz Borowiecki, prezes zarządu, OptiBuy

Andrzej Zawistowski, członek zarządu, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów

Izabela Smulska-Kowalczyk, IBM

  • MP4
  • Usprawnienie procesów zakupowych może przynieść firmie oszczędności sięgające nawet 15 proc. kosztów. Optymalizacja tego obszaru jest szczególnie istotna teraz, kiedy wiele firm boryka się z presją płacową i musi szukać oszczędności w innych obszarach. Z drugiej strony dla wielu firm pozyskanie dobrych fachowców od zakupów stanowi nie lada problem. Dlatego w obszar zakupów wkracza sztuczna inteligencja, która nie tylko usprawnia proces zakupowy i pozwala firmie ciąć koszty, lecz także ułatwia pracę ludzi, którzy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

    Firmy mogą oszczędzać na bardzo wiele sposobów, jednym z nich jest zarządzanie popytem, czyli dobre zdefiniowanie tego, co ma zostać kupione. Niekupowanie rzeczy zbędnych daje lepsze efekty niż jakiekolwiek negocjacje, które też są istotną metodą obniżki kosztów funkcjonowania firm. Każda złotówka zaoszczędzona na zakupach przekłada się automatycznie na zysk firmy 1:1 – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu OptiBuy.

    Optymalizacja procesu zakupowego nabiera znaczenia szczególnie w obecnej sytuacji na rynku pracy, kiedy stopa bezrobocia spadła do 5,7 proc. czyli najniższego poziomu od 28 lat. Wiele firm jest zmuszonych podnosić płace, aby zatrzymać pracowników. Jak wynika z tegorocznego „Badania niedoboru talentów” Manpower Group - problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach zgłasza w Polsce już 51 proc. firm. To najwyższy wynik od dziesięciu lat. Wśród dużych firm, zatrudniających powyżej 250 osób, ten wskaźnik jest jeszcze wyższy i sięga już 75 proc. 

    Również presja płacowa utrzymuje się na wysokim poziomie. Dynamika wzrostu płac to ok. 7 proc. rdr. W tej sytuacji efektywne zakupy są dla firmy sposobem na znalezienie dodatkowych oszczędności. Mogą one sięgać nawet 10–15 proc.

    Technologii zakupowych jest coraz więcej. Mamy tzw. narzędzia sourcingowe, które pozwalają nam w efektywny sposób wybrać dostawcę. Mamy narzędzia dotyczące analizy wydatków, abyśmy wiedzieli, gdzie firmowe pieniądze są faktycznie wydawane. Mamy także cały szereg narzędzi tzw. procure-to-pay, czyli od zapotrzebowania do płatności, które pozwalają nam automatyzować proces zgłaszania wniosków zakupowych i zatwierdzania ich, aż po końcowe rozliczenie faktury z dostawcami – mówi Mateusz Borowiecki.

    Jak podkreśla, na efektywność procesu zakupowego w firmie – obok dobrze dobranych narzędzi i technologii – ma wpływ także dobrze przygotowana kadra.

    Te wszystkie czynniki wpływają na to, że jedne firmy kupują coś efektywniej, produkty lepszej jakości po niższej cenie, a inne niestety radzą sobie na tym polu gorzej, przez co tracą przewagę konkurencyjną – podkreśla prezes zarządu OptiBuy.

    W ocenie ekspertów technologie, zwłaszcza robotyzacja i sztuczna inteligencja, odgrywają w obszarze zakupów coraz większą rolę. Pozwalają one szybciej i łatwiej składać zamówienia, przetwarzać faktury czy rozliczać się z dostawcami. Jak wynika z ubiegłorocznego badania brytyjskiej firmy konsultingowej Hackett Group, 84 proc. przedstawicieli organizacji zakupowych ocenia, że cyfryzacja gruntownie zmieni procesy zakupowe w nadchodzących latach.

    Wszyscy w zakupach koncentrujemy się na bezpośrednich czynnościach i cenie, natomiast nikt nie mierzy kosztów procesowych. Jednak z badań przeprowadzonych przez Amerykanów wynika, że koszt procesowania jednego zamówienia – od momentu powstania zapotrzebowania aż do momentu zapłaty dostawcy – kształtuje się od 40 dol. do nawet 400 dol. za jedno zamówienie w przypadku firm, które najgorzej sobie z tym radzą. Dlaczego te najlepsze firmy są tak niskokosztowe? Otóż dlatego, że używają technologii. Automatyzują procesy, które same w sobie nie przynoszą żadnej wartości dodanej – podkreśla Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Managerów Logistyki i Zakupów.

    Nowe technologie to remedium na bolączkę wielu firm, jaką jest coraz większy problem z pozyskaniem dobrych ekspertów zakupowych. Pozwalają m.in. zredukować do minimum zadania manualne, związane z przetwarzaniem zamówień, obsługą faktur czy opisywaniem dokumentów. Dzięki temu pracownicy działów zakupów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

    Sztuczna inteligencja w zakupach może być wykorzystywana w wielu obszarach. Jednym z nich jest wybór dostawców. SI potrafi analizować bardzo dużą ilość danych, sugerując, który dostawca będzie dla firmy najlepszy. Wiąże się z tym wiele wymiernych korzyści. Innym obszarem jest proces weryfikacji ceny. SI, analizując bardzo dużą ilość danych wewnętrznych i zewnętrznych, jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, jaka jest cena danej usługi na konkretnym rynku. Człowiek nie jest w stanie przeanalizować tak dużej ilości informacji – mówi Izabela Smulska-Kowalczyk, EMEA Procurement Sourcing Leader, IBM

    – Wszyscy wiemy, ile czasu zajmuje nam uzgadnianie faktur. Wykonywane ręcznie konsumuje bardzo dużo czasu pracowników działu zakupów albo po stronie partnera biznesowego, w marketingu, kontrolingu czy finansach. Wprowadzenie prostego systemu informatycznego eliminuje w ogóle działanie człowieka. Faktura sama uzgadnia się w systemie. System ma zgłoszone zapotrzebowanie, ma potwierdzenie odbioru i kiedy przychodzi faktura po prostu sprawdza niczym automatyczny weryfikator – dodaje Andrzej Zawistowski.

    Czytaj także

    Kalendarium

    Więcej ważnych informacji

    Ochrona środowiska

    Prawnicy spodziewają się wysypu pozwów za zaniedbania Polski w polityce klimatycznej. Podobne sprawy toczą się w innych krajach

    W połowie tego roku pięcioro Polaków pozwało Skarb Państwa o naruszenie swoich dóbr osobistych i zaniedbania w obszarze polityki klimatycznej. Chcą, żeby sąd zobowiązał rządzących do bardziej zdecydowanych działań na rzecz klimatu i 60-proc. redukcji emisji gazów cieplarnianych przed końcem tej dekady. – To przecieranie szlaków, więc nie chciałbym spekulować, ale na świecie podobne sprawy kończą się sukcesem – mówi Wojciech Kukuła, prawnik Fundacji ClientEarth Prawnicy dla Ziemi. Jak wskazuje, obecnie można już mówić o wysypie tego typu spraw, które toczą się w kilku innych krajach UE. Jednak Polska, której polityka klimatyczna należy do najmniej ambitnych w całej Europie, musi liczyć się z tym, że podobne roszczenia mogą kierować też inne państwa.

    Konsument

    W 2022 roku będą dotacje na wymianę kopciuchów w budynkach wielorodzinnych. Trwają też prace nad kolejną odsłoną Mojego Prądu

    Trzecia edycja programu Mój Prąd, z budżetem przekraczającym 530 mln zł, wciąż cieszy się rekordową popularnością. Do tej pory do NFOŚiGW wpłynęło już ok. 150 tys. wniosków o dofinansowanie przydomowej fotowoltaiki. Fundusz szacuje, że budżet programu wystarczy w sumie na sfinansowanie ok. 178 tys. wniosków i przy obecnym tempie za chwilę się wyczerpie. NFOŚiGW pracuje już jednak nad uruchomieniem kolejnej, czwartej edycji, która ma zachęcić prosumentów do autokonsumpcji energii wytwarzanej w gospodarstwach domowych. Trwają też prace nad poszerzeniem kolejnego, popularnego programu Czyste Powietrze o dotacje na wymianę kopciuchów w budynkach wielolokalowych.

    Zdrowie

    Opieka nad seniorami i osobami z niepełnosprawnościami ma być świadczona w miejscu zamieszkania. Rząd pracuje nad zmianami w funkcjonowaniu domów pomocy społecznej

    Rząd zapowiada odejście od opieki w dużych instytucjach na rzecz zapewnienia wsparcia w środowisku lokalnym, w miejscu zamieszkania – takie jest główne założenie „Strategii rozwoju usług społecznych”. Przede wszystkim zmieni się funkcja domów opieki społecznych. Planowany jest także rozwój mieszkalnictwa treningowego i wspomaganego, opieki wytchnieniowej, wsparcie asystencji osobistej osób starszych i osób z niepełnosprawnościami. Deinstytucjonalizacja obejmie także pieczę zastępczą – przedstawiona niedawno ustawa zakłada ułatwienia w tworzeniu i funkcjonowaniu rodzin zastępczych oraz zakaz tworzenia nowych placówek wychowawczo-opiekuńczych.

    Firma

    Design thinking staje się kluczową strategią w pracy nad innowacjami. Tę metodę wdraża coraz więcej firm z różnych branż

    Myślenie projektowe, czyli design thinking, polega na twórczym projektowaniu rozwiązań, usług czy produktów, które w centrum zainteresowania stawia potrzeby odbiorcy. Pięcioetapowy proces wymaga stworzenia zespołu projektowego, w skład którego wchodzą eksperci z różnych działów. Nowa metoda prac nad nowymi wdrożeniami w firmie pozwala zwiększyć zaangażowanie pracowników i maksymalnie wykorzystać ich potencjał twórczy. Design thinking na całym świecie jest już podstawową strategią wykorzystywaną w tworzeniu innowacji. Polska ciągle jeszcze dopiero poznaje jej możliwości.