Newsy

Nowe technologie w zakupach pomagają firmom ciąć koszty nawet do 15 proc. Sztuczna inteligencja sama wybierze najlepszego dostawcę, a system zaksięguje fakturę

2018-11-20  |  06:20
Mówi:Mateusz Borowiecki, prezes zarządu, OptiBuy

Andrzej Zawistowski, członek zarządu, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów

Izabela Smulska-Kowalczyk, IBM

Usprawnienie procesów zakupowych może przynieść firmie oszczędności sięgające nawet 15 proc. kosztów. Optymalizacja tego obszaru jest szczególnie istotna teraz, kiedy wiele firm boryka się z presją płacową i musi szukać oszczędności w innych obszarach. Z drugiej strony dla wielu firm pozyskanie dobrych fachowców od zakupów stanowi nie lada problem. Dlatego w obszar zakupów wkracza sztuczna inteligencja, która nie tylko usprawnia proces zakupowy i pozwala firmie ciąć koszty, lecz także ułatwia pracę ludzi, którzy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Firmy mogą oszczędzać na bardzo wiele sposobów, jednym z nich jest zarządzanie popytem, czyli dobre zdefiniowanie tego, co ma zostać kupione. Niekupowanie rzeczy zbędnych daje lepsze efekty niż jakiekolwiek negocjacje, które też są istotną metodą obniżki kosztów funkcjonowania firm. Każda złotówka zaoszczędzona na zakupach przekłada się automatycznie na zysk firmy 1:1 – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu OptiBuy.

Optymalizacja procesu zakupowego nabiera znaczenia szczególnie w obecnej sytuacji na rynku pracy, kiedy stopa bezrobocia spadła do 5,7 proc. czyli najniższego poziomu od 28 lat. Wiele firm jest zmuszonych podnosić płace, aby zatrzymać pracowników. Jak wynika z tegorocznego „Badania niedoboru talentów” Manpower Group - problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach zgłasza w Polsce już 51 proc. firm. To najwyższy wynik od dziesięciu lat. Wśród dużych firm, zatrudniających powyżej 250 osób, ten wskaźnik jest jeszcze wyższy i sięga już 75 proc. 

Również presja płacowa utrzymuje się na wysokim poziomie. Dynamika wzrostu płac to ok. 7 proc. rdr. W tej sytuacji efektywne zakupy są dla firmy sposobem na znalezienie dodatkowych oszczędności. Mogą one sięgać nawet 10–15 proc.

Technologii zakupowych jest coraz więcej. Mamy tzw. narzędzia sourcingowe, które pozwalają nam w efektywny sposób wybrać dostawcę. Mamy narzędzia dotyczące analizy wydatków, abyśmy wiedzieli, gdzie firmowe pieniądze są faktycznie wydawane. Mamy także cały szereg narzędzi tzw. procure-to-pay, czyli od zapotrzebowania do płatności, które pozwalają nam automatyzować proces zgłaszania wniosków zakupowych i zatwierdzania ich, aż po końcowe rozliczenie faktury z dostawcami – mówi Mateusz Borowiecki.

Jak podkreśla, na efektywność procesu zakupowego w firmie – obok dobrze dobranych narzędzi i technologii – ma wpływ także dobrze przygotowana kadra.

Te wszystkie czynniki wpływają na to, że jedne firmy kupują coś efektywniej, produkty lepszej jakości po niższej cenie, a inne niestety radzą sobie na tym polu gorzej, przez co tracą przewagę konkurencyjną – podkreśla prezes zarządu OptiBuy.

W ocenie ekspertów technologie, zwłaszcza robotyzacja i sztuczna inteligencja, odgrywają w obszarze zakupów coraz większą rolę. Pozwalają one szybciej i łatwiej składać zamówienia, przetwarzać faktury czy rozliczać się z dostawcami. Jak wynika z ubiegłorocznego badania brytyjskiej firmy konsultingowej Hackett Group, 84 proc. przedstawicieli organizacji zakupowych ocenia, że cyfryzacja gruntownie zmieni procesy zakupowe w nadchodzących latach.

Wszyscy w zakupach koncentrujemy się na bezpośrednich czynnościach i cenie, natomiast nikt nie mierzy kosztów procesowych. Jednak z badań przeprowadzonych przez Amerykanów wynika, że koszt procesowania jednego zamówienia – od momentu powstania zapotrzebowania aż do momentu zapłaty dostawcy – kształtuje się od 40 dol. do nawet 400 dol. za jedno zamówienie w przypadku firm, które najgorzej sobie z tym radzą. Dlaczego te najlepsze firmy są tak niskokosztowe? Otóż dlatego, że używają technologii. Automatyzują procesy, które same w sobie nie przynoszą żadnej wartości dodanej – podkreśla Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Managerów Logistyki i Zakupów.

Nowe technologie to remedium na bolączkę wielu firm, jaką jest coraz większy problem z pozyskaniem dobrych ekspertów zakupowych. Pozwalają m.in. zredukować do minimum zadania manualne, związane z przetwarzaniem zamówień, obsługą faktur czy opisywaniem dokumentów. Dzięki temu pracownicy działów zakupów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Sztuczna inteligencja w zakupach może być wykorzystywana w wielu obszarach. Jednym z nich jest wybór dostawców. SI potrafi analizować bardzo dużą ilość danych, sugerując, który dostawca będzie dla firmy najlepszy. Wiąże się z tym wiele wymiernych korzyści. Innym obszarem jest proces weryfikacji ceny. SI, analizując bardzo dużą ilość danych wewnętrznych i zewnętrznych, jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, jaka jest cena danej usługi na konkretnym rynku. Człowiek nie jest w stanie przeanalizować tak dużej ilości informacji – mówi Izabela Smulska-Kowalczyk, EMEA Procurement Sourcing Leader, IBM

– Wszyscy wiemy, ile czasu zajmuje nam uzgadnianie faktur. Wykonywane ręcznie konsumuje bardzo dużo czasu pracowników działu zakupów albo po stronie partnera biznesowego, w marketingu, kontrolingu czy finansach. Wprowadzenie prostego systemu informatycznego eliminuje w ogóle działanie człowieka. Faktura sama uzgadnia się w systemie. System ma zgłoszone zapotrzebowanie, ma potwierdzenie odbioru i kiedy przychodzi faktura po prostu sprawdza niczym automatyczny weryfikator – dodaje Andrzej Zawistowski.

Czytaj także

Patronaty medialne

Obsługa konferencji prasowych i innych wydarzeń

Agencja informacyjna Newseria realizując zleconą obsługę wydarzenia przygotowuje pełny zapis konferencji, a także realizuje wywiady z gośćmi i uczestnikami wydarzenia.

> Zobacz pełne informacje o naszej ofercie.

Praca

Polska pielęgniarka z nagrodą od królowej Szwecji. Chce rozwijać opiekę nad seniorami

Spada liczba osób, które decydują się na zdobycie uprawnień pielęgniarskich. Promowanie tego zawodu wśród młodych ludzi to jeden z celów Nagrody Pielęgniarskiej Królowej Sylwii, od trzech lat przyznawanej także w Polsce. Tegoroczną laureatką konkursu została Paulina Pergoł – jury doceniło jej pomysł listów pisanych przez studentów Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego do emerytowanych lekarzy i pielęgniarek mieszkających w Domu Lekarza Seniora.

Problemy społeczne

Minister zdrowia: Nowy model opieki zdrowotnej będzie stawiać na jakość usług. Pomoże w tym cyfryzacja

Stopniowa informatyzacja systemu opieki medycznej usprawni obieg informacji, dzięki czemu zmniejszą się obciążenia lekarzy i liczba wykonywanych niepotrzebnie badań. To oznacza, że pacjent szybciej otrzyma świadczenie i opiekę, których potrzebuje. Temu służyć ma także analiza dużych zbiorów danych na temat pacjentów, której uczą się placówki w Polsce. – Odchodzi wizja medycyny jako działalności usługowej. Teraz patrzymy bardziej całościowo, nie tylko na koszty NFZ, lecz także na koszty społeczne, absencje chorobowe i jakość życia, co przekłada się na całą gospodarkę – mówi minister zdrowia Łukasz Szumowski.

Finanse

Polskie start-upy wciąż w tyle za zachodnioeuropejskimi. Różni je doświadczenie założycieli i dostęp do kapitału

Wciąż różnią się polskie start-upy od zachodnioeuropejskich czy izraelskich pod względem doświadczenia zespołu i dostępu do kapitału – ocenia Grzegorz Borowski, dyrektor zarządzający Infoshare. W Polsce jest też mniej rozwiązań dotyczących infrastruktury informatycznej, trudniejszych do wprowadzania na rynek, bo wymagają one więcej kapitału w fazie badań i rozwoju. Specjalizacją polskich start-upów jest za to e-zdrowie, fintech, big data, internet rzeczy czy rozwiązania oparte na platformach sprzedażowych. Najlepsze młode spółki powalczą w maju o główną nagrodę na Infoshare 2019, największej i najbardziej prestiżowej imprezie start-upowej w regionie Europy Środkowo-Wschodniej.

Zdrowie

Komórki macierzyste wyhodowane w laboratorium pomagają wyleczyć rzadką chorobę wzroku. Lekarze liczą na dostęp do terapii także w Polsce

Niedobór komórek macierzystych rąbka rogówki to rzadka choroba, która prowadzi do utraty wzroku. W Polsce co roku 100–200 osób wymaga leczenia, przy czym u ok. 30 osób taką dysfunkcję wywołało termiczne lub chemiczne poparzenie oczu. Szansą dla tej grupy jest innowacja – przeszczep komórek macierzystych rąbka rogówki pochodzących z hodowli w laboratorium. Taką terapię stosuje i refunduje obecnie kilka państw w Europie, m.in. Wielka Brytania i Włochy. W Polsce jest na razie dostępna w ramach badań klinicznych i tylko w dwóch ośrodkach, ale lekarze liczą, że wkrótce się to zmieni.