Newsy

Nowe technologie w zakupach pomagają firmom ciąć koszty nawet do 15 proc. Sztuczna inteligencja sama wybierze najlepszego dostawcę, a system zaksięguje fakturę

2018-11-20  |  06:20
Mówi:Mateusz Borowiecki, prezes zarządu, OptiBuy

Andrzej Zawistowski, członek zarządu, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów

Izabela Smulska-Kowalczyk, IBM

Usprawnienie procesów zakupowych może przynieść firmie oszczędności sięgające nawet 15 proc. kosztów. Optymalizacja tego obszaru jest szczególnie istotna teraz, kiedy wiele firm boryka się z presją płacową i musi szukać oszczędności w innych obszarach. Z drugiej strony dla wielu firm pozyskanie dobrych fachowców od zakupów stanowi nie lada problem. Dlatego w obszar zakupów wkracza sztuczna inteligencja, która nie tylko usprawnia proces zakupowy i pozwala firmie ciąć koszty, lecz także ułatwia pracę ludzi, którzy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Firmy mogą oszczędzać na bardzo wiele sposobów, jednym z nich jest zarządzanie popytem, czyli dobre zdefiniowanie tego, co ma zostać kupione. Niekupowanie rzeczy zbędnych daje lepsze efekty niż jakiekolwiek negocjacje, które też są istotną metodą obniżki kosztów funkcjonowania firm. Każda złotówka zaoszczędzona na zakupach przekłada się automatycznie na zysk firmy 1:1 – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu OptiBuy.

Optymalizacja procesu zakupowego nabiera znaczenia szczególnie w obecnej sytuacji na rynku pracy, kiedy stopa bezrobocia spadła do 5,7 proc. czyli najniższego poziomu od 28 lat. Wiele firm jest zmuszonych podnosić płace, aby zatrzymać pracowników. Jak wynika z tegorocznego „Badania niedoboru talentów” Manpower Group - problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach zgłasza w Polsce już 51 proc. firm. To najwyższy wynik od dziesięciu lat. Wśród dużych firm, zatrudniających powyżej 250 osób, ten wskaźnik jest jeszcze wyższy i sięga już 75 proc. 

Również presja płacowa utrzymuje się na wysokim poziomie. Dynamika wzrostu płac to ok. 7 proc. rdr. W tej sytuacji efektywne zakupy są dla firmy sposobem na znalezienie dodatkowych oszczędności. Mogą one sięgać nawet 10–15 proc.

Technologii zakupowych jest coraz więcej. Mamy tzw. narzędzia sourcingowe, które pozwalają nam w efektywny sposób wybrać dostawcę. Mamy narzędzia dotyczące analizy wydatków, abyśmy wiedzieli, gdzie firmowe pieniądze są faktycznie wydawane. Mamy także cały szereg narzędzi tzw. procure-to-pay, czyli od zapotrzebowania do płatności, które pozwalają nam automatyzować proces zgłaszania wniosków zakupowych i zatwierdzania ich, aż po końcowe rozliczenie faktury z dostawcami – mówi Mateusz Borowiecki.

Jak podkreśla, na efektywność procesu zakupowego w firmie – obok dobrze dobranych narzędzi i technologii – ma wpływ także dobrze przygotowana kadra.

Te wszystkie czynniki wpływają na to, że jedne firmy kupują coś efektywniej, produkty lepszej jakości po niższej cenie, a inne niestety radzą sobie na tym polu gorzej, przez co tracą przewagę konkurencyjną – podkreśla prezes zarządu OptiBuy.

W ocenie ekspertów technologie, zwłaszcza robotyzacja i sztuczna inteligencja, odgrywają w obszarze zakupów coraz większą rolę. Pozwalają one szybciej i łatwiej składać zamówienia, przetwarzać faktury czy rozliczać się z dostawcami. Jak wynika z ubiegłorocznego badania brytyjskiej firmy konsultingowej Hackett Group, 84 proc. przedstawicieli organizacji zakupowych ocenia, że cyfryzacja gruntownie zmieni procesy zakupowe w nadchodzących latach.

Wszyscy w zakupach koncentrujemy się na bezpośrednich czynnościach i cenie, natomiast nikt nie mierzy kosztów procesowych. Jednak z badań przeprowadzonych przez Amerykanów wynika, że koszt procesowania jednego zamówienia – od momentu powstania zapotrzebowania aż do momentu zapłaty dostawcy – kształtuje się od 40 dol. do nawet 400 dol. za jedno zamówienie w przypadku firm, które najgorzej sobie z tym radzą. Dlaczego te najlepsze firmy są tak niskokosztowe? Otóż dlatego, że używają technologii. Automatyzują procesy, które same w sobie nie przynoszą żadnej wartości dodanej – podkreśla Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Managerów Logistyki i Zakupów.

Nowe technologie to remedium na bolączkę wielu firm, jaką jest coraz większy problem z pozyskaniem dobrych ekspertów zakupowych. Pozwalają m.in. zredukować do minimum zadania manualne, związane z przetwarzaniem zamówień, obsługą faktur czy opisywaniem dokumentów. Dzięki temu pracownicy działów zakupów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Sztuczna inteligencja w zakupach może być wykorzystywana w wielu obszarach. Jednym z nich jest wybór dostawców. SI potrafi analizować bardzo dużą ilość danych, sugerując, który dostawca będzie dla firmy najlepszy. Wiąże się z tym wiele wymiernych korzyści. Innym obszarem jest proces weryfikacji ceny. SI, analizując bardzo dużą ilość danych wewnętrznych i zewnętrznych, jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, jaka jest cena danej usługi na konkretnym rynku. Człowiek nie jest w stanie przeanalizować tak dużej ilości informacji – mówi Izabela Smulska-Kowalczyk, EMEA Procurement Sourcing Leader, IBM

– Wszyscy wiemy, ile czasu zajmuje nam uzgadnianie faktur. Wykonywane ręcznie konsumuje bardzo dużo czasu pracowników działu zakupów albo po stronie partnera biznesowego, w marketingu, kontrolingu czy finansach. Wprowadzenie prostego systemu informatycznego eliminuje w ogóle działanie człowieka. Faktura sama uzgadnia się w systemie. System ma zgłoszone zapotrzebowanie, ma potwierdzenie odbioru i kiedy przychodzi faktura po prostu sprawdza niczym automatyczny weryfikator – dodaje Andrzej Zawistowski.

Czytaj także

Kalendarium

Patronaty medialne

Obsługa konferencji prasowych i innych wydarzeń

Agencja informacyjna Newseria realizując zleconą obsługę wydarzenia przygotowuje pełny zapis konferencji, a także realizuje wywiady z gośćmi i uczestnikami wydarzenia.

> Zobacz pełne informacje o naszej ofercie.

IT i technologie

Warszawska giełda stawia na blockchain. Na wdrożeniu technologii skorzystają też inne instytucje

Zaledwie 5 proc. spośród najważniejszych giełd na świecie stosuje technologię blockchain. Do tego grona dołącza polska Giełda Papierów Wartościowych, która w ubiegłym tygodniu podpisała porozumienie z resortem cyfryzacji. Początkowo rozwiązanie oparte o technologię rejestrów rozproszonych będzie stosowane tylko na rynku prywatnym. Głównym celem zastosowania technologii blockchain jest jednak opracowanie rozwiązań nie tylko dla inwestorów, lecz także dla administracji.

Telekomunikacja

Operatorzy muszą połączyć siły. Tego wymaga budowa sieci gigabitowych i wprowadzenie technologii 5G

Budowa sieci gigabitowych i 5G, czyli nowej generacja sieci komórkowej, zapoczątkują erę internetu gigabitowego i kolejny etap cyfrowej rewolucji. Dzięki temu możliwe będzie wdrożenie nowych usług, takich jak telemedycyna, internet rzeczy, samochody autonomiczne czy smart cities. Jednak, aby standardy te mogły się stać w Polsce faktem, potrzebne są inwestycje prywatnych operatorów. Firmy telekomunikacyjne i technologiczne łączą siły w dużych konsorcjach, by podołać temu wyzwaniu. To ogólnoświatowy trend, jednak regulatorzy rynku nadal patrzą na niego nieprzychylnie – ocenia Jerzy Straszewski, prezes PIKE. 

Patronat Newserii

Gospodarka

Zjednoczone Emiraty Arabskie perspektywicznym rynkiem dla polskich firm. Na razie nie wykorzystują one w pełni jego potencjału

Zjednoczone Emiraty Arabskie to jeden z rynków znajdujących się w centrum zainteresowania działań polskiego rządu jako odbiorców polskich produktów. Na razie działa na nim około stu firm z Polski. Według ambasadora naszego kraju w Abu Zabi jest tam miejsce na większą liczbę polskich przedsiębiorców i produktów „made in Poland”, szczególnie tych luksusowych.

Edukacja

Dzieci bohaterów, którzy zginęli na służbie, objęte specjalną pomocą. Fundacja Dorastaj z Nami zapewnia im stypendia i pomaga w nauce

Ginący strażak, żołnierz czy policjant, prawdopodobnie w ostatniej chwili myślą o przyszłości swojej rodziny i mają jedną prośbę do nas wszystkich: żebyśmy pamiętali o ich dzieciach. My staramy się tę prośbę spełnić – mówi Magdalena Pawlak, prezes Fundacji Dorastaj z Nami, obejmującej pomocą dzieci bohaterów, którzy zginęli w trakcie pełnienia służby publicznej. Jak podkreśla, wśród Polaków chęć pomagania jest coraz większa, ale ważne, żeby robić to nie tylko przed świętami. Nie do przecenienia jest też wsparcie biznesu – zaangażowanie takich partnerów pozwala spotęgować zasięg i efekty działań charytatywnych.