Newsy

Pisma przypominające o zaległych opłatach zmorą dla odbiorców. Zamiast przyjaznej komunikacji niezrozumiałe słowa i groźny ton

2016-08-01  |  06:40
Mówi:dr Tomasz Piekot, Pracownia Prostej Polszczyzny, Uniwersytet Wrocławski

mgr Ewelina Moroń, Pracownia Prostej Polszczyzny, Uniwersytet Wrocławski

  • MP4
  • Zbyt długie zdania, skomplikowane słownictwo i formy gramatyczne oraz bezosobowe zwroty – to powoduje, że pismo przypominające o zaległej opłacie jest niezrozumiałe dla przeciętnego Kowalskiego. Jak wynika z raportu „Prosto po polsku – przyjazne upomnienia”, żeby zrozumieć niektóre monity potrzeba 19 lat edukacji. Językoznawcy radzą, by nieprzyjemne rzeczy firmy komunikowały prosto i przyjaźnie, podobnie jak prowadzą komunikację marketingową.

    – Polskie firmy upomnienia i monity piszą do nas językiem urzędowym. To jest dość dziwne, dlatego że tekst marketingowy piszą językiem przyjaznym, witają nas w pięknych, cudownych listach, tekst obsługowy także piszą językiem sympatycznym, natomiast kiedy przychodzi do odzyskania należności, jest problem, piszą oschle i w niezrozumiały sposób – mówi agencji Newseria dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny w Instytutu Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego.

    Pracownia Prostej Polszczyzny na podstawie 74 pism upominawczych różnych firm przygotowała raport językowy „Prosto po polsku – przyjazne upomnienia”. Wynika z niego, że większość upomnień i monitów jest bardzo trudna w odbiorze.

    – Zauważyliśmy w naszych badaniach, że firmy, które muszą napisać do swojego klienta trudną komunikację, jaką jest wezwanie do zapłaty, bardzo często się miotają pomiędzy byciem jeszcze firmą przyjazną z ulotek marketingowych, firmą wabiącą, komercyjną a firmą, która jednak musi pogrozić, musi być stanowcza i wyegzekwować pieniądze, które są jej należne – mówi mgr Ewelina Moroń z Pracowni Prostej Polszczyzny.

    Często firmy wysyłają pisma, które przypominają formą i językiem korespondencję urzędową.

    Po pierwsze, w monitach jest bardzo dużo słów podniosłych. Zamiast „że” firma pisze „iż”, nie powinniśmy czegoś „robić” tylko „dokonać”. A wiadomo, że dokonuje się ważnych rzeczy – mówi dr Piekot.

    W pismach dominują bardzo długie zdania – rekordowe miało 45 wyrazów. W jednej piątej składają się one ze skomplikowanych słów, których na co dzień nie używamy. W takich przypadkach szybka lektura nie wchodzi w grę. Niektóre teksty wymagały oczytania na poziomie studiów doktoranckich.

    – Poza długimi zdaniami problemem są spychacze informacyjne. To jest bardzo ciekawe zjawisko, które zdarza się na początku akapitu. Zamiast wprowadzenia: „Szanowny Panie, nie zapłacił Pan ostatniej faktury. Bardzo prosimy, by Pan to zrobił”, mamy informację o tym, że firma nas o czymś informuje: „Uprzejmie informujemy, że w związku z umową nie zapłacił Pan…” – mówi dr Piekot.

    Kolejnym błędem utrudniającym odbiór pism upominawczych są bezosobowe zwroty. Firmy zamiast pisać do klienta na „pan/ pani” używają form: „należy uiścić”, „nie otrzymano”. Problematyczne są także tzw. rzeczowniki zombie, np. „nieuregulowanie”, „nieuiszczenie”. Taki styl pisania nie tylko utrudnia zrozumienie treści, lecz także wzbudza u odbiorcy niechęć i złość.

    – Bardzo często odbiorca traci dużo czasu, żeby przeczytać i zrozumieć pismo, przebrnąć przez formę i dotrzeć do treści. Bardzo często też czuje się posądzony o zły czyn, o to, że nie zapłacił specjalnie, a być może tylko zapomniał – zauważa Ewelina Moroń. – To nawet nie treść, a relacje, które pozostawia takie pismo, powinny być na pierwszym miejscu.

    Językoznawcy podkreślają, że pisma upominawcze mogą być przyjazne, napisane prostym i zrozumiałym językiem, co wcale nie musi oznaczać, że będzie to język spoufalający się z odbiorcą czy zbyt prosty. Warunkiem jest jednak postawienie nacisku w komunikacji na kilka ważnych aspektów.

    – Przede wszystkim pisma te powinny mieć dużo nagłówków tak, byśmy od razu wiedzieli, co i gdzie w tym piśmie się znajduje. Po drugie, powinny mieć wyróżnione, najlepiej kolorem, najważniejsze informacje: ile zapłacić, na jakie konto i do kiedy. Po trzecie, powinno się w nich do nas zwracać bezpośrednio, per „pan/ pani/ państwo” – wymienia Piekot.

     Ważne jest także używanie słów, które na pierwszy rzut oka niekoniecznie kojarzą się z windykacją. Czyli zamiana np. „wierzytelności zapadłych” na „kwotę do zapłaty” i podanie konkretnej kwoty – dodaje Ewelina Moroń. – Wśród badanych pism było też kilka takich, które rozpraszały uwagę odbiorcy i w ogóle wychodziły ze skryptu „dług”, „zadłużenie”, „wierzytelność”, tylko prosiły o „pomoc w wyjaśnieniu sprawy”. W takim przypadku otwiera się zupełnie inny kontekst.

    Inna dobrą praktyką odkrytą w trakcie badania było to, że firmy czasami symbolicznie starały się pomniejszyć poczucie winy u odbiorcy, stosując takie formy, jak: „Nie odnotowaliśmy jeszcze wpłaty”. Czasami okazywały też empatię i zrozumienie poprzez zwroty „niestety”, „z przykrością”, „chcielibyśmy tego uniknąć”.

    Pracownia Prostej Polszczyzny od lat bada język komunikacji publicznej. Od 2012 roku prowadzi akcję edukacyjną „Prosto po polsku”, której celem jest upowszechnianie wiedzy o prostej i przystępnej polszczyźnie. 

    Do pobrania

    Czytaj także

    Więcej ważnych informacji

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Bankowość

    ZBP: Niekorzystne dla banków rozstrzygnięcia ws. kredytów frankowych oznaczałyby upadek części sektora bankowego. Banki nie byłyby w stanie finansować bieżących potrzeb gospodarki

    Dziś Izba Cywilna Sądu Najwyższego w składzie siedmiu sędziów ma się zająć kwestią rozliczeń po ewentualnym unieważnieniu przez sąd umowy kredytu frankowego. Pytania w tym temacie wysłał do SN Rzecznik Finansowy. Z kolei w przyszłym tygodniu izba w pełnym składzie ma wydać uchwałę w sprawie sześciu pytań pierwszej prezes SN również dotyczących frankowiczów. Zarówno kredytobiorcy, jak i banki czekają na rozstrzygnięcie palącego problemu. Według Związku Banków Polskich, choć nie sposób przewidzieć, w którym kierunku ono pójdzie, to jeśli sądzić po wyroku TSUE, stanowisko SN powinno być wyważone i uwzględniać interesy obu stron. To z kolei może przyspieszyć zawieranie ugód.

    Transport

    Sztuczna inteligencja pomoże zapobiegać wypadkom kolejowym i zwiększy punktualność pociągów. Nad takimi rozwiązaniami pracują polscy inżynierowie

    Do wprowadzenia całkowicie autonomicznych pociągów szykują się już zarówno koleje pasażerskie, jak i towarowe. W tej chwili pociągi bez maszynisty funkcjonują tylko na wyodrębnionych liniach, a systemy autonomicznego kierowania są wykorzystywane w metrze m.in. w Paryżu, Sydney czy Szanghaju. Rozwiązania te są rozwijane dzięki sztucznej inteligencji, która dziś wykorzystywana jest na świecie w kolejach dużych prędkości. Chociaż w Polsce są one dopiero na etapie planowania, technologie z zakresu SI są już rozwijane i wdrażane przez polskich przewoźników oraz inżynierów. Wśród korzyści inteligentnych rozwiązań są m.in. większe bezpieczeństwo i zapobieganie awariom, ograniczenie kosztów, większa punktualność pociągów i komfort podróżnych.

    Prawo

    W 2022 roku zmienią się zasady urlopu rodzicielskiego. Unijne przepisy wymuszą przebudowę Kodeksu pracy

    Polska ma czas do sierpnia przyszłego roku, aby wdrożyć zapisy unijnej dyrektywy work–​life balance. Regulacja, która dotyczy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, wprowadzi ważne zmiany dla rodziców i wymusi przebudowę Kodeksu pracy. Jedną z najważniejszych będzie modyfikacja uprawnień ojców w zakresie korzystania z urlopów rodzicielskich. Ma ona pozwolić kobietom na łatwiejszy powrót do obowiązków zawodowych po urodzeniu dziecka. Wdrożenia unijnego prawa w Polsce będzie pilnować powołana w styczniu przez Fundację Share The Care Rada Programowa, w skład której wchodzą ekonomiści, prawnicy, psycholodzy i socjolodzy, politycy, przedstawiciele biznesu oraz organizacji pozarządowych.

    Konsument

    Dzieła sztuki ponownie dostępne dla publiczności. Zwiedzający tłumnie wracają do muzeów i galerii [DEPESZA]

    Od 4 maja działają już takie instytucje kultury jak muzea i galerie sztuki. Teatry na odmrożenie muszą jeszcze poczekać do końca miesiąca. – Miesiące zamknięcia przekonały nas, że muzeum żyje i wypełnia swoją rolę, gdy odwiedza je publiczność. Bez niej jest tylko pięknym magazynem – mówi Jolanta Hercog z Muzeum Narodowego. Instytucja jest w pełni przygotowana na powrót zwiedzających. W najbliższych tygodniach otworzy dla nich trzy nowe wystawy czasowe, w tym m.in. malarstwa holenderskiego i flamandzkiego. To korporacyjna Kolekcja ERGO Hestii, która z okazji 30-lecia firmy po raz pierwszy zostanie pokazana szerokiej publiczności.