Przy wynajmie mieszkania konieczna szczegółowa umowa. Dzięki temu zabezpieczone są interesy obu stron

Pisemna i szczegółowa umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy, weryfikacja właściciela lokalu i najemcy, warunki zwrotu kaucji – lista formalności, których trzeba dopełnić przy wynajmie mieszkania, jest długa. Interesy właściciela w maksymalnym stopniu zabezpieczy najem okazjonalny, jeśli chce on w przyszłości uniknąć sporów. Z kolei najemca musi koniecznie sprawdzić prawo właściciela do dysponowania lokalem.

Decydując się na wynajem mieszkania zarówno właściciel, jak i najemca muszą dopełnić szeregu formalności. Wynajem wiąże się bowiem z pewnym ryzykiem po obu stronach. Właściciel musi mieć na uwadze, że lokator nie będzie płacił w terminie albo dokona zniszczeń w mieszkaniu. Najemca zaś powinien się zabezpieczyć przed nieuczciwymi lub nieetycznymi praktykami. Czarny scenariusz wcale nie musi się sprawdzić, ale warto zawczasu zabezpieczyć się na taką ewentualność. Im bardziej szczegółowo i precyzyjnie zostaną określone warunki umowy po obu stronach, tym większa szansa na uniknięcie później ewentualnych problemów.

– Najważniejszą rzeczą jest umowa najmu, która koniecznie powinna zostać spisana na piśmie. W takiej umowie należy uwzględnić wszelkie szczegółowe ustalenia, w szczególności kwotę czynszu, dodatkowe koszty, które będzie ponosił najemca, czyli media, jak prąd czy woda i gaz, jeśli mają być płatne osobno – wylicza w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Agata Stradomska, manager do spraw szkoleń i marketingu w międzynarodowej sieci agencji nieruchomości RE/MAX Polska.

W pisemnej umowie najmu mieszkania musi zostać sprecyzowany okres, w którym będzie ona obowiązywać, a także okoliczności, w których taką umowę można skrócić lub wcześniej wypowiedzieć. Ponadto dokument musi zawierać porozumienia dotyczące kwoty i terminu płatności czynszu, odsetek za opóźnienia, sposobu rozliczania mediów, wysokości i warunków zwrotu kaucji oraz inne ustalenia, np. dotyczące tego, kto odpowiada za remonty i naprawy w lokalu. Im więcej szczegółów zawiera umowa najmu, tym lepiej. W przypadku sporu w pierwszej kolejności rozstrzygać będzie jej treść, następnie Ustawa o ochronie praw lokatorów i przepisy Kodeksu cywilnego.

Drugim istotnym dokumentem jest protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien zawierać informacje o stanie liczników (energii elektrycznej, gazu, ciepłej i zimnej wody, etc.), które posłużą do rozliczeń z właścicielem lokalu, oraz listę sprzętów i szczegółowy opis standardu mieszkania.

– Taki protokół można uzupełnić o dokumentację zdjęciową. Później będzie on pomocny przy przekazywaniu mieszkania z powrotem właścicielowi. Na jego podstawie będzie można jednoznacznie stwierdzić, czy coś zaginęło albo uległo zniszczeniu, co będzie podstawą do przyszłych rozliczeń. Przygotowanie umowy najmu i protokołu zdawczo-odbiorczego eliminuje późniejsze obiekcje, kłótnie czy nieporozumienia na tle formalnym – mówi Agata Stradomska.

W momencie zawierania umowy podstawą jest potwierdzenie wiarygodności i tożsamości obu stron. Właściciel lokalu ma prawo zażądać okazania dowodu tożsamości i zweryfikować zawarte w nim dane. Może też sprawdzić, czy dokument nie został zgłoszony w bazie dokumentów zastrzeżonych. Jeżeli właściciel mieszkania chce sprawdzić wiarygodność finansową lokatora, może też poprosić o przedstawienie zaświadczenia o dochodach.

Duże ryzyko spoczywa jednak również na najemcy, który musi sprawdzić, czy osoba, z którą zawiera umowę, jest uprawniona do dysponowania lokalem.

– Na podstawie księgi wieczystej najemca powinien sprawdzić, czy osoba, z którą zawiera umowę najmu, jest właścicielem mieszkania albo czy przysługuje jej inny tytuł prawny, na podstawie którego może je wynająć, na przykład spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego. Powinien zażądać okazania dokumentów tożsamości, a także dokumentów stanowiących prawną postawę do dysponowania lokalem na cele najmu. Jeżeli umowę zawiera pełnomocnik, to oczywiście musi on okazać pisemne upoważnienie – wyjaśnia Agata Stradomska.

Na stronie resortu sprawiedliwości działa elektroniczny rejestr ksiąg wieczystych, za pośrednictwem którego można sprawdzić, kto jest właścicielem nieruchomości oraz kto jeszcze ma prawo nią dysponować.

Zabezpieczeniem dla właściciela na wypadek zniszczeń w mieszkaniu albo zaległości czynszowych jest kaucja. Zwykle jest pobierana z góry wraz z czynszem za pierwszy miesiąc. Jej wysokość zależy od standardu mieszkania i jego wyposażenia. Zgodnie z przepisami maksymalna wysokość kaucji może stanowić równowartość 6-miesięcznego czynszu. Niewielu właścicieli decyduje się jednak na ustalenie kaucji w takiej wysokości.

– Taki lokal byłby mało atrakcyjny i niewiele osób dysponowałoby wystarczającym zasobem gotówki, żeby móc sobie pozwolić na jego wynajęcie. Przeciętne kaucje rynkowe wahają się między równowartością czynszu za 1–3 miesiące. To kwota zdeponowana na koncie właściciela mieszkania, który może bezpośrednio dokonywać z niej potrąceń na okoliczność niezapłaconego czynszu lub zniszczeń, które powstały z winy najemców. Wysokość kaucji jest umowna, natomiast zwykle zależy od standardu i wartości wyposażenia, które właściciel pozostawia w lokalu – mówi Agata Stradomska.

Po zakończeniu umowy najmu – jeżeli lokator terminowo wywiązywał się z płatności, a w mieszkaniu nie doszło do zniszczeń – kaucja powinna zostać zwrócona najemcy.

Jeżeli właściciel mieszkania obawia się, że po zakończeniu okresu najmu lokator nie będzie chciał się wyprowadzić, może zabezpieczyć się przed taką ewentualnością, zawierając umowę tzw. najmu okazjonalnego. Ta forma w największym stopniu zabezpiecza jego interesy i stwarza możliwość szybkiej eksmisji nierzetelnych lokatorów, którzy nie płacą czynszu albo nie chcą opuścić mieszkania.

– Umowa najmu okazjonalnego wymaga dodatkowych formalności, na przykład złożonego w formie aktu notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji najemcy. W przyszłości może jednak zabezpieczyć właściciela, gdyby najemcy dobrowolnie nie chcieli się wyprowadzić – mówi Agata Stradomska.

Oświadczenie najemcy do umowy najmu okazjonalnego musi być podpisane w formie aktu notarialnego. W tym wypadku wynajmujący musi zgłosić dochody z najmu do urzędu skarbowego, a lokator podpisuje deklarację o dobrowolnym opuszczeniu mieszkania po wygaśnięciu umowy. Jeżeli się uchyla od tego obowiązku, właściciel ma prawo zwrócić się na postawie tego oświadczenia do sądu z wnioskiem o nadanie mu klauzuli wykonalności. Po jej uzyskaniu sprawa jest kierowana do komornika, który przeprowadza eksmisję.

Jak podkreśla ekspertka, aby uniknąć problemów i niedomówień, dobrze jest skorzystać z pomocy doradcy albo pośrednika nieruchomości, który nie tylko pomoże w znalezieniu najemcy albo właściwego mieszkania, lecz także dopełni wszystkich formalności, sprawdzi wiarygodność stron umowy oraz przygotuje całą dokumentację. Taką opcję powinni rozważyć zwłaszcza ci, którzy wynajmują mieszkanie po raz pierwszy.