Mówi: | Grzegorz Byszewski |
Funkcja: | Ekspert |
Firma: | Pracodawcy RP |
Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej. Wciąż nie jest jasne, kiedy oczekiwane przez przedsiębiorców zmiany wejdą w życie..
Jak podkreśla Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawców RP, obowiązek papierowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i placowej oznacza dla przedsiębiorców przede wszystkim olbrzymie koszty.
– Firmy zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania tych dokumentów u siebie, są więc zdane na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba płacić za archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – podkreśla Grzegorz Byszewski w rozmowie z Agencją Informacyjną Newseria.
Zgodnie z przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.
– Pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenia, które nie muszą zależeć od niego, bo może się pojawić pożar, powódź w danym budynku czy zwykłe zalanie dokumentów – dodaje Grzegorz Byszewski.
Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
– Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, opatrzonej w ważniejszych sprawach cyfrowym podpisem kwalifikowanym, co znacznie obniżyłoby koszty i byłoby bezpieczniejsze – uważa Grzegorz Byszewski.
Część małych firm i rzemieślników nie posiada komputera, bo nie wymaga tego charakter prowadzonej przez nich działalności.
– W takim wypadku należałoby wprowadzić okres przejściowy, w którym byłaby możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – proponuje Grzegorz Byszewski.
Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie wysłanym Agencji Informacyjnej Newseria poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany w ministerstwie.
Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.
– W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych – podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.
– Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę – podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.
Czytaj także
- 2024-06-21: Szkoły nie przygotowują uczniów na wejście w dorosłość. Oceny wciąż ważniejsze od kompetencji przyszłości i kreatywności
- 2024-06-05: WiseEuropa: reforma unijnego rynku energii ma chronić odbiorców przed skokami cen. Dla Polski nie będzie rewolucyjną zmianą [DEPESZA]
- 2024-07-01: Wypełnianie dokumentacji to nawet dwie trzecie czasu pracy lekarza. Inteligentne cyfrowe narzędzia zaczynają to zmieniać
- 2024-06-14: Elektroniczna karta szczepień ułatwiłaby życie pacjentom i pomogła egzekwować obowiązek szczepień. System jest gotowy na takie e-rozwiązanie
- 2024-06-27: Sztuczna inteligencja ma coraz więcej zastosowań w internetowym handlu. Teraz e-sklepy muszą się przygotować do wdrożenia nowych regulacji
- 2024-07-02: Warszawa pracuje nad rewolucją biletową. Nowy system pozwoli płacić tylko za faktyczny czas podróży lub przejechane kilometry
- 2024-07-02: Gminy obawiają się wysokich kar za nieosiągnięcie poziomów recyklingu odpadów. Apelują o szybkie wprowadzenie zasady „zanieczyszczający płaci”
- 2024-05-06: Przygotowania do wdrożenia systemu kaucyjnego idą pełną parą. Przyszli operatorzy przeciwni zmianie daty na 2026 rok
- 2024-04-26: Od 28 kwietnia Polacy żyją na ekologiczny kredyt. Zmiana zachowań konsumentów może odwrócić negatywny trend
- 2024-04-24: 72 proc. firm IT planuje podwyżki. W branży wciąż ogromna jest różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-innowacje.png)
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-lifestyle.png)
Finanse
![](https://www.newseria.pl/files/11111/pracownicy-1,w_274,_small.jpg)
Sektor finansowy walczy o pracowników. Coraz ważniejsze stają się kompetencje technologiczne
W Polsce 66 proc. organizacji ma trudności w obsadzaniu wakatów nowymi pracownikami o pożądanych kompetencjach. Największe problemy z rekrutacją ma branża finansów i nieruchomości (74 proc.) – wynika z raportu ManpowerGroup „Niedobór talentów”. Wśród najbardziej pożądanych umiejętności są te, które wiążą się z rozwojem technologii. Z jednej strony potrzebna jest chęć pracowników do samorozwoju, by nadążać za trendami, z drugiej – sami pracodawcy muszą ich do tego zachęcać i motywować. To jedno z wielu wyzwań stojących przed firmami.
Ochrona środowiska
Regulacje dotyczące zrównoważonego rozwoju będą dużym wyzwaniem dla biznesu. Firmy potrzebują dużego wsparcia od państwa
![](https://www.newseria.pl/files/11111/wrembel-esg-foto,w_133,_small.jpg)
W związku z koniecznością wdrażania ESG firmy potrzebują dużego wsparcia zarówno edukacyjnego, merytorycznego, jak i finansowego. Dostosowanie się do wymogów prawnych w tym obszarze jest bowiem dla biznesu, szczególnie małego i średniego, dużym wyzwaniem. Warto jednak wykorzystać ten czas na niezbędne przygotowania i zyskanie przewag konkurencyjnych. Może temu służyć ścisła współpraca z dużymi kontrahentami, którzy są bardziej zaawansowani we wdrażaniu zasad zrównoważonego rozwoju. – Pomoc jest zdecydowanie potrzebna ze strony państwa – ocenia Marta Wrembel, wiceprezeska ESG Impact Network.
Transport
Wymiana oświetlenia w stolicy na ostatniej prostej. Zwrot z inwestycji już widać na rachunkach za prąd
![](https://www.newseria.pl/files/11111/zdm-oswietlenie-foto,w_133,r_png,_small.png)
Zamiast żółtego lub pomarańczowego światła z sodowych latarni w stolicy coraz częściej spotykamy jasne oświetlenie LED. Do tej pory udało się wymienić ponad 60 tys. opraw, a cały proces ma się zakończyć na przełomie tego i przyszłego roku. Zarząd Dróg Miejskich w Warszawie przekonuje, że inwestycja w wymianę opraw świetlnych pozwala ograniczyć zużycie prądu nawet o dwie trzecie w porównaniu do starych lamp. Oszczędności, jakie wygenerował ratusz, już sięgają wielu milionów złotych.
Partner serwisu
Szkolenia
![](https://www.newseria.pl/files/11111/ramka-prawa-akademia-newser_1,w_274,_small.jpg)
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.