Newsy

Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej

2012-08-21  |  06:35

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i  kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej. Wciąż nie jest jasne, kiedy oczekiwane przez przedsiębiorców zmiany wejdą w życie..

Jak podkreśla Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawców RP, obowiązek papierowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i placowej oznacza dla przedsiębiorców przede wszystkim olbrzymie koszty.

 – Firmy zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania tych dokumentów u siebie, są więc zdane na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba płacić za archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – podkreśla Grzegorz Byszewski w rozmowie z Agencją Informacyjną Newseria.

Zgodnie z przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.

 – Pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenia, które nie muszą zależeć od niego, bo może się pojawić pożar, powódź w danym budynku czy zwykłe zalanie dokumentów – dodaje Grzegorz Byszewski.

Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 – Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, opatrzonej w ważniejszych sprawach cyfrowym podpisem kwalifikowanym, co znacznie obniżyłoby koszty i byłoby bezpieczniejsze – uważa Grzegorz Byszewski.

Część małych firm i rzemieślników nie posiada komputera, bo nie wymaga tego charakter prowadzonej przez nich działalności.

 – W takim wypadku należałoby wprowadzić okres przejściowy, w którym byłaby możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – proponuje Grzegorz Byszewski.

Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie wysłanym Agencji Informacyjnej Newseria poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany w ministerstwie.

Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.

 – W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych – podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.

 – Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę – podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.

Czytaj także

Więcej ważnych informacji

Gala Złote Spinacze

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

IT i technologie

Polskie placówki ochrony zdrowia chcą korzystać z analityki predykcyjnej. Poprawiłoby to diagnostykę i jakość leczenia pacjentów

– Szpitale na całym świecie zaczynają się chwalić tym, że są tzw. databased. Oznacza to, że decyzje zarządcze dotyczące szpitala, decyzje finansowe czy organizacyjne, są podejmowane w oparciu o dane, które gromadzi placówka. To prowadzi do zwiększenia ich efektywności – mówi Ligia Kornowska, dyrektor Polskiej Federacji Szpitali. Potencjał w wykorzystaniu danych w działalności zarządczej, ale przede wszystkim w celu poprawy diagnostyki i leczenia pacjentów dostrzegają również polscy liderzy ochrony zdrowia. Jak wynika z raportu Philipsa „Future Health Index 2022”, ponad 60 proc. chce wdrażać analitykę predykcyjną w ciągu najbliższych lat. Najpierw jednak muszą wyeliminować przeszkody utrudniające uwolnienie pełnego potencjału danych.

Infrastruktura

Ubezpieczyciele notują dwa razy większą skalę szkód w rolnictwie z powodu kataklizmów. Największe spustoszenia czynią pożary

Rok 2022 był trudny dla rolników pod względem szkód wyrządzonych przez zjawiska pogodowe – silne deszcze czy grad, huragany, burze, spowodowane suszą pożary. W ich wyniku ucierpiały uprawy, lasy, budynki, maszyny i zwierzęta gospodarskie. Odszkodowania wypłacone w związku z ogniem i innymi żywiołami odpowiadały w dużej mierze za wzrost wypłaconych w I półroczu świadczeń w całym obszarze ubezpieczeń majątkowych.

Regionalne - Kujawsko-pomorskie

Ciepłownictwo będzie w większym stopniu stawiać na OZE. Toruński system wykorzystujący geotermię już dziś spełnia wymogi UE w tym zakresie

Od kilku tygodni system ciepłowniczy w Toruniu jest zasilany przez źródła geotermalne, co automatycznie zmniejsza zapotrzebowanie na gaz. To odnawialne źródło ciepła jest niezależne od zawirowań na rynkach surowców i w łańcuchach dostaw, dlatego stanowi ważny element dywersyfikacji i zwiększania bezpieczeństwa dostaw ciepła dla mieszkańców. Dzięki temu Toruń już w tej chwili z nawiązką spełnia unijne wymogi dotyczące efektywności energetycznej, które zaczną obowiązywać dopiero za cztery lata.

Współpraca

Obsługa konferencji prasowych

Zapraszamy do współpracy przy organizacji konferencji prasowych. Nasz doświadczony i kompetentny zespół sprosta każdej realizacji. Dysponujemy nowoczesnym, multimedialnym centrum konferencyjnym i biznesowym w samym sercu Warszawy. Zapraszamy do kontaktu w sprawie oferty.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.