Mówi: | Grzegorz Byszewski |
Funkcja: | Ekspert |
Firma: | Pracodawcy RP |
Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej. Wciąż nie jest jasne, kiedy oczekiwane przez przedsiębiorców zmiany wejdą w życie..
Jak podkreśla Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawców RP, obowiązek papierowego przechowywania dokumentacji pracowniczej i placowej oznacza dla przedsiębiorców przede wszystkim olbrzymie koszty.
– Firmy zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania tych dokumentów u siebie, są więc zdane na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba płacić za archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – podkreśla Grzegorz Byszewski w rozmowie z Agencją Informacyjną Newseria.
Zgodnie z przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.
– Pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenia, które nie muszą zależeć od niego, bo może się pojawić pożar, powódź w danym budynku czy zwykłe zalanie dokumentów – dodaje Grzegorz Byszewski.
Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
– Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, opatrzonej w ważniejszych sprawach cyfrowym podpisem kwalifikowanym, co znacznie obniżyłoby koszty i byłoby bezpieczniejsze – uważa Grzegorz Byszewski.
Część małych firm i rzemieślników nie posiada komputera, bo nie wymaga tego charakter prowadzonej przez nich działalności.
– W takim wypadku należałoby wprowadzić okres przejściowy, w którym byłaby możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – proponuje Grzegorz Byszewski.
Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie wysłanym Agencji Informacyjnej Newseria poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany w ministerstwie.
Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.
– W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych – podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.
– Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę – podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.
Czytaj także
- 2024-04-26: Od 28 kwietnia Polacy żyją na ekologiczny kredyt. Zmiana zachowań konsumentów może odwrócić negatywny trend
- 2024-04-24: 72 proc. firm IT planuje podwyżki. W branży wciąż ogromna jest różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn
- 2024-04-09: Integracja energetyki i ciepłownictwa w Polsce może przynieść 4 mld euro oszczędności. Emisja CO2 w tych sektorach może spaść o 57 proc.
- 2024-03-26: Trwają przygotowania do wdrożenia dużych zmian w zbiórce i recyklingu odpadów. Od przyszłego roku konsumenci będą musieli znacząco zmienić nawyki
- 2024-04-16: Coraz więcej głosów za przesunięciem systemu kaucyjnego na 2026 rok. Pospieszne zmiany mogą wywołać problemy w gminach
- 2024-04-10: Miliardowe wydatki operatorów na infrastrukturę telekomunikacyjną. Barierą inwestycyjną wciąż pozostają formalności
- 2024-02-28: Rowery publiczne z dużym wzrostem popularności. Na Śląsku rusza trzeci największy system w Europie [DEPESZA]
- 2024-02-26: Autonomiczne samochody na drogach to już kwestia kilku lat. Zrewolucjonizują transport i działanie wielu branż
- 2024-03-04: Brak przepisów i odpowiedniej infrastruktury wstrzymuje rozwój autonomicznych pojazdów. Hamulcem są także obawy o bezpieczeństwo
- 2024-02-27: „Antyplagiat” z nową funkcją wykrywania treści pisanych przez sztuczną inteligencję. Dyskusja o regulacjach w tym zakresie nabiera tempa
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Konsument
T-Mobile startuje w Polsce z nowym konceptem. Pozwoli klientom przetestować i doświadczyć najnowocześniejszych technologii
T-Mobile już od kilku lat realizuje strategię, która mocno skupia się na innowacjach i doświadczeniach klienta związanych z nowymi technologiami. Połączeniem obu tych elementów jest Magenta Experience Center – nowoczesny koncept, który ma zapewnić klientom możliwość samodzielnego przetestowania najnowszych technologii. Format, z sukcesem działający już na innych rynkach zachodnioeuropejskich, właśnie zadebiutował w Warszawie. Będą z niego mogli korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i biznesowi.
Problemy społeczne
W Polsce brakuje dostępnych cenowo mieszkań. Eksperci mówią o kryzysie mieszkaniowym
– Większość osób – nawet ze średnimi, wcale nie najgorszymi dochodami – ma problem, żeby zaspokoić swoje potrzeby mieszkaniowe, ale też z tym, żeby po zaspokojeniu tych potrzeb, po opłaceniu wszystkich rachunków i opłat związanych z mieszkaniem, mieć jeszcze środki na godne życie – mówi Aleksandra Krugły z Fundacji Habitat for Humanity Poland. Jak wskazuje, problem stanowi nie tylko wysoki współczynnik przeciążenia kosztami mieszkaniowymi, ale i tzw. luka czynszowa, w której mieści się ponad 1/3 społeczeństwa. Tych problemów nie rozwiąże jednak samo zwiększanie liczby nowych lokali. Potrzebne są również rozwiązania, które umożliwią zaangażowanie sektora prywatnego w zwiększenie podaży dostępnych cenowo mieszkań na wynajem.
Konsument
Od 28 kwietnia Polacy żyją na ekologiczny kredyt. Zmiana zachowań konsumentów może odwrócić negatywny trend
Dzień Długu Ekologicznego, czyli data, do której zużyliśmy wszystkie zasoby, jakie w ciągu roku może zapewnić Ziemia, w tym roku w Polsce przypada 28 kwietnia, kilka dni wcześniej niż rok temu. Coroczne przyspieszenie tego terminu to sygnał, że czerpiemy bez umiaru z naturalnych systemów, nie dając im czasu na odbudowę. – Polskie społeczeństwo staje się coraz bardziej konsumpcyjne, kupujemy i wyrzucamy coraz więcej. Ale też nie mamy tak naprawdę efektywnego narzędzia, żeby temu zapobiec – ocenia Filip Piotrowski, ekspert ds. gospodarki obiegu zamkniętego z UNEP/GRID-Warszawa.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.