Tylko co piąta firma pracuje w nowoczesnym biurze. Designerska przestrzeń nie jest kluczowa

W Polsce jedynie ok. 20 proc. organizacji pracuje w nowoczesnych przestrzeniach biurowych, co oznacza, że 80 proc. nadal ma stare biura – mówi Karina Kreja, ekspert Kinnarps. To zaś oznacza dobre perspektywy dla rynku aranżacji wnętrzarskich i ekspertów, którzy je projektują. Atrakcyjna wizualnie przestrzeń i designerskie meble nie muszą bowiem oznaczać, że w danym biurze dobrze się pracuje. Do tego potrzebna jest właściwa aranżacja, dopasowana do potrzeb i stylu pracy konkretnej firmy.

– Organizacje coraz lepiej rozumieją, że aby pozyskać pracowników, muszą zaoferować im atrakcyjną przestrzeń. W związku z tym szukają dla siebie identyfikacji, oryginalnego kodu. Potencjał rynku nowoczesnych aranżacji meblarskich jest bardzo duży. Szacujemy, że obecnie w Polsce tylko około 20 proc. organizacji pracuje w nowoczesnych przestrzeniach biurowych – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Karina Kreja, ekspert strategii środowiska pracy w Kinnarps, jednej z największych organizacji dostarczających rozwiązań aranżacji wnętrz biurowych.

Jak wynika z raportu Leesman Index „The Next 250k”, blisko 90 proc. pracowników biurowych deklaruje, że design miejsca pracy ma dla nich istotne znaczenie. Nowoczesne i odpowiednio zaaranżowane biuro stanowi nie tylko wizytówkę firmy w oczach klientów i kontrahentów, lecz także realnie wpływa na efektywność pracowników, budzi ich pozytywne skojarzenia z firmą i może stanowić dodatkowy atut w walce o młode talenty.

– Na świecie i w krajach zachodnich organizacje przeszły już ten etap rozwoju kilka lat temu, ale proces reorganizacji biur wcale nie jest zakończony. One cały czas się zmieniają, dlatego że coraz lepiej rozumiemy potrzeby organizacji, jesteśmy w stanie coraz lepiej na nie odpowiadać. Dlatego nawet te firmy, które już mieszkają w nowych biurach, cały czas ulepszają swoją przestrzeń – mówi Karina Kreja.

Jak podkreśla, dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa to wyzwanie dla specjalistów, bo nie ma na nią jednego, uniwersalnego wzorca. Biuro musi być dopasowane do indywidualnego profilu firmy, odpowiadać na jej zapotrzebowanie. Częstym błędem jest np. skupianie się na wystroju wnętrza i atrakcyjności biura z pominięciem jego walorów użytkowych.

– Istnieje dużo pięknych biur, na które jako specjalista patrzę z przerażeniem, ponieważ pod płaszczykiem pięknej aranżacji kryją się oczywiste błędy. Przez nie w tych miejscach nie będzie się dobrze pracowało – podkreśla Karina Kreja.

Najczęstsze błędy w projektowaniu przestrzeni biurowych wynikają z pominięcia analizy rzeczywistych potrzeb przyszłych lokatorów. W efekcie przyszłe biuro może być piękne, ale nieprzystosowane do profilu firmy.

– Dobrym przykładem jest zaprojektowanie pięknego call center, ale pozbawionego jakiejkolwiek aranżacji akustycznej, przez co osoby pracujące w takim otoczeniu nie są w stanie wykonywać poprawnie swoich obowiązków, bo to miejsce nie wycisza dźwięku. Podobnie jest z intensywnością projektu – jeśli za dużo się dzieje na danej przestrzeni, jej użytkownicy nie są w stanie ze sobą współpracować. Z kolei biuro zaprojektowane zbyt ekstensywnie powoduje, że użytkownicy rozbiegają się po nim i nie jesteśmy w stanie stworzyć warunków do pracy zespołowej – mówi Karina Kreja.

W projekcie biura nie tylko trzeba uwzględnić elementy takie jak klimatyzacja, rozkład stanowisk, poziom nasłonecznienia, lecz także wziąć pod uwagę przepływ informacji między pracownikami czy zapewnić im miejsce do pracy zespołowej etc.

– To, co najważniejsze w biurze, nie jest widoczne, więc nie wystarczy zobaczyć go na zdjęciach. Trzeba wejść, posłuchać, dotknąć – chociażby po to, żeby sprawdzić wrażenia akustyczne. Dopiero wtedy wiemy, czy dana przestrzeń odpowiada potrzebom użytkowników. Najgorszym błędem, jaki się może wydarzyć, jest dostarczenie pięknego biura, zrobionego naprawdę w najwyższych standardach, które zupełnie nie jest użytkownikom potrzebne – podkreśla ekspertka Kinnarps.

Zaaranżowanie takiej przestrzeni, która będzie wygodna dla pracowników i atrakcyjna w oczach klientów, wiąże się jednak z pewnymi wydatkami.

– Koszt zaprojektowania przestrzeni biurowej wynika ze stosunkowo złożonej kalkulacji. Jeżeli mamy wynajętą przestrzeń biurową, to sama aranżacja kosztuje dzisiaj od 100 do 300 euro za mkw. Natomiast wyposażenie tego biura to koszt od około 5 do 10 tys. zł za stanowisko pracy – mówi Karina Kreja.

Taki wydatek należy jednak potraktować jako inwestycję, bo atrakcyjne i właściwie zaprojektowane biuro może być narzędziem employer brandingu, stanowiąc przewagę firmy w procesie rekrutacji i pozyskiwania wykwalifikowanych specjalistów, a nawet zwiększyć kreatywność i efektywność pracowników oraz wpłynąć na poziom absencji chorobowych.