Cash flow bez tajemnic – jak skutecznie dbać o przepływy pieniężne w firmie?

Zgodnie z badaniem Instytutu Keralla Research w ostatnim kwartale 2020 roku problem z zaległościami w opłaceniu faktur, które przekroczyły dwa miesiące, dotknął niemal 46 proc. firm. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogą poważnie naruszyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zwłaszcza w obliczu niepewnej sytuacji gospodarczej. Bez odpowiedniego zarządzania przepływami pieniężnymi, na to ryzyko narażają się również organizacje osiągające wysokie przychody. Czym dokładnie jest cash flow i jak można o niego zadbać?

Cash flow, czyli rachunek przepływów pieniężnych, stanowi jeden z elementów sprawozdania finansowego (wraz z bilansem oraz rachunkiem zysków i strat). Sposób jego przygotowania jest określony w przepisach, a w praktyce – to właśnie on jest najbardziej przejrzystym źródłem informacji o stanie finansowym organizacji. Uwzględnia nie tylko zyskowność, ale również płynność finansową – na jego podstawie można określić realne przepływy pieniężne przedsiębiorstwa. Jest więc jednocześnie najlepszym źródłem informacji o tym, czy w najbliższym czasie firma będzie w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań. Niezależnie więc od wielkości organizacji, a także zobowiązań prawnych w zakresie przygotowania tego dokumentu, każde przedsiębiorstwo powinno kontrolować cash flow.

Jak można zadbać o płynność przepływów pieniężnych w firmie?

Porządek w dokumentach

Najprostszą formą kontrolowania płynności finansowej w firmie jest bieżące prowadzenie zestawienia wszystkich faktur sprzedażowych oraz zobowiązań kosztowych. Warto uwzględnić również terminy ich płatności czy przewidywane terminy wpływów do budżetu. Ważnym aspektem jest zadbanie o to, aby nie zdarzały się sytuacje, w których „zapomniana” faktura trafia do księgowości z bardzo krótkim terminem płatności lub wręcz po jego przekroczeniu, co wymusza wykonanie przelewu bez zapasu czasowego. Żeby było to możliwe, konieczne jest dokładne określenie odpowiedzialności za procesy finansowe w firmie (w tym również proces zgłaszania faktur kosztowych czy terminowe wystawianie dokumentów sprzedażowych) i dokładna znajomość tych procedur przez pracowników. Znacznym ułatwieniem, szczególnie w większych firmach albo gdy przynajmniej część załogi pracuje zdalnie lub w terenie, stanowi wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Umożliwia to ich księgowanie bez konieczności fizycznego złożenia w odpowiednim dziale czy siedzibie firmy. Daje również lepszy wgląd w prowadzone projekty i pozwala łatwiej i szybciej wyłapywać braki w dokumentacji.

Szybkie procesy akceptacji

Bezpieczeństwo finansowe firmy zapewnia nie tylko dokładna wiedza o aktualnych kosztach, wydatkach oraz przepływach pieniężnych, ale także szybkość i skuteczność procesów finansowych. Warto zadbać o to, aby procesy księgowania, a w tym również akceptacji dokumentów przebiegały nie tylko płynnie, ale także w możliwie jak najkrótszym czasie. Również w tym przypadku pomocne może być odpowiednie oprogramowanie biznesowe. ERP lub podobne systemy wspierające procesy finansowo-księgowe w firmie pozwalają ustalać ścieżki akceptacji poszczególnych dokumentów. Po wprowadzeniu ich do systemu w sposób automatyczny trafiają do odpowiednich osób, które dostają powiadomienie o czekającym ich zadaniu. Usprawnienie procesu akceptacji może znacząco przyspieszyć czas potrzebny na zaksięgowanie faktur czy ich wystawienie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów z krótkimi terminami płatności, ale także pomaga zoptymalizować cykliczne procesy w firmie np. wystawianie miesięcznych faktur za stałą obsługę klienta. Skrócenie czasu między wystawieniem faktury sprzedażowej, a jej akceptacją i wysłaniem do kontrahenta, może przekładać się również na szybsze otrzymanie zapłaty. Sprawne zarządzanie tymi procesami w firmie jest ważnym elementem skutecznego dbania o cash flow ­– mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland. Odpowiednie systemy pomagają również automatyzować wiele procesów np. wspierają windykację dzięki automatycznym powiadomieniom wysyłanym do podmiotów spóźniających się z opłatą faktur.

Odpowiednie zapisy prawne

Już na etapie zawierania umowy z kontrahentem należy dokładnie zastanowić się, czy umowa nie zawiera zapisów, które potencjalnie mogą naruszyć cash flow firmy. Ważnym aspektem jest zdefiniowanie procedur rozwiązywania możliwych sporów czy wątpliwości. Niektóre firmy zastrzegają sobie możliwość zablokowania całej płatności nawet w przypadku drobnych niezgodności w dokumentach czy nieprawidłowości danych np. dotyczących cen na fakturach. Jeśli świadczone na rzecz klientów usługi mogą wymagać poniesienia kosztów zewnętrznych, warto rozważyć wprowadzenie konieczności wpłaty zaliczki powyżej ustalonej kwoty. Ma to szczególnie istotne znaczenie w tych przypadkach, gdzie płatności na rzecz kontrahentów firmy mają znacznie krótszy termin niż opłata faktury sprzedażowej wystawianej klientowi. 

Pełna wiedza na temat wydatków oraz działalności firmy

Poza kontrolą procesów finansowo-księgowych dbanie o cash flow w firmie zależy również od tego, na ile sprawnie zarządzane są operacje i inne procesy zachodzące w organizacji. Bieżąca wiedza na temat prowadzonych projektów czy świadczonych usług może pomóc w usprawnieniu procesów firmie, a tym samym – dbaniu o lepszą obsługę klienta. Płynny przepływ dokumentów czy informacji pomiędzy poszczególnymi działami, może przyspieszyć realizację zleceń. Kontrola tych procesów pozwala szybko reagować na potencjalne problemy np. braki towarów, opóźnienia w przekazywaniu zamówień do magazynu, ale także niepotrzebne wydatki.