Co 5. firma spisuje niezapłacone faktury na straty

Aż 50 proc. polskich firm z sektora MŚP boryka się z mniejszym lub większym opóźnieniem zapłaty od kontrahentów. Problem najczęściej dotyka średnich przedsiębiorstw, na co wskazuje aż 70 proc. z nich. Doskwiera on także 2/3 małych podmiotów. Co 5. firma, która podjęła kroki zmierzające do odzyskania pieniędzy, lecz nie przyniosło to efektu, spisuje takie faktury na straty – wynika z badania „Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów”, przeprowadzonego na zlecenie Kaczmarski Inkasso.

Nieterminowe płatności wśród przedsiębiorców to nie tylko kwestia rozliczeń między firmą pana Krzysztofa a pani Marty. Stanowią one problem, który przekłada się na stabilność całej gospodarki. Opóźnienia w regulowaniu zobowiązań zaburzają płynność finansową przedsiębiorstw, zwłaszcza mikro-, małych i średnich, a także hamują ich rozwój i zdolność do inwestowania w nowe projekty. Poślizgi prowadzą do narastania zatorów płatniczych, które stanowią ryzyko dla całego łańcucha dostaw i mogą wywoływać efekt domina, gdzie jedno przedsiębiorstwo, które nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, powoduje problemy u kolejnych. Nieuregulowane faktury przyczyniają się do wzrostu kosztów prowadzenia działalności, bo firmy muszą szukać alternatywnych źródeł finansowania, jak kredyt czy faktoring. A to oznacza dodatkowe nakłady. W skrajnych sytuacjach może to prowadzić do bankructw, co z kolei negatywnie wpływa na poziom zatrudnienia i gospodarkę jako całość.

Transport z zadyszką, w budownictwie tylko trochę lepiej

Badanie „Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów”, zrealizowane przez TGM Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso, pokazuje, że brak pieniędzy za wykonaną pracę najmocniej odczuwa branża transportowa, na co skarży się tam 69 proc. przedsiębiorstw. Najmniej zaś - choć wskaźnik i tak jest wysoki – sektor budowlany, w którym perturbacji finansowych doświadcza połowa respondentów.

Firmy próbują różnych sposobów, aby skłonić kontrahentów do terminowej zapłaty, ale widoczne są rozbieżności między tym, co wdrożyli, a tym, co przynosi oczekiwane efekty. Przedsiębiorcy najczęściej piszą e-maile z przypomnieniem o konieczności uregulowania faktury. Robi tak 53 proc. z nich. Na drugim miejscu jest dzwonienie do klientów z informacją o terminie zapłaty – 52 proc., a na trzecim wysyłanie SMS-ów - 41 proc. Stosują jeszcze inne rozwiązania, jak umieszczenie na fakturze informacji o odsetkach karnych za nieterminowe przelewy czy pieczęci ostrzegającej o wpisaniu niesolidnego kontrahenta do Krajowego Rejestru Długów bądź skierowaniu sprawy do firmy windykacyjnej. Jednak patrząc z perspektywy skuteczności tych metod, przedsiębiorcy wskazują, że najlepsze rezultaty przynosi rozmowa telefoniczna. Deklaruje tak 48 proc. badanych. E-mail jest efektywny w opinii 31 proc. małych i średnich przedsiębiorstw, a SMS już tylko dla 19 proc. firm.

- Choć szeroki arsenał podejmowanych działań wskazuje, że przedsiębiorcy próbują aktywnie zarządzać ryzykiem, to ich skuteczność jest ograniczona. Najlepsze efekty przynosi bezpośrednia rozmowa telefoniczna. Widać więc, że mimo rozwoju technologii osobisty kontakt jest niezastąpioną metodą w negocjacjach. Rozbieżność między tym, co stosują przedsiębiorcy, aby przypomnieć o płatności, a tym, co finalnie uważają za efektywne, pokazuje, że nierzadko działają po omacku. Jednak ważne jest samo reagowanie, bo bierna postawa utwierdza kontrahentów w przekonaniu, że można nie płacić w nieskończoność i pozostać bezkarnym. Wynagrodzenie za wykonaną pracę przedsiębiorca powinien dostać bez żadnego „ale”, jednak rzeczywistość biznesowa często zaskakuje. Warto być na nią przygotowanym – mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

97 procent firm wierzy w skuteczność planu na dłużnika

2/3 proc. MŚP posiada scenariusz na wypadek niepłacenia przez kontrahentów. Aż 97 proc. twierdzi, że jest on   skuteczny, z czego tylko 38 proc. odpowiedziało „zdecydowanie tak”. Jednak taki plan działania przewiduje głównie wysłanie przypomnienie o zapłacie, co przyznaje 59 proc. firm. Dla porównania – windykację zakłada 35 proc., a oddanie sprawy do sądu - 17 proc. Jedynie 30 proc. firm przyjmuje wykorzystanie krok po kroku całego spektrum możliwości, na które składa się: upomnienie, windykacja i postępowanie sądowe.

- Prawie 80 procent badanych przez nas firm zapewnia, że będzie się konsekwentnie starać, aby każda zaległa faktura z ostatnich dwunastu miesięcy została opłacona. To budujące, gdy przedsiębiorcy walczą o należność i są świadomi, że pieniądze są potrzebne, aby ich firma mogła normalnie funkcjonować, pracownicy mieli stabilne zatrudnienie, a właściciel mógł myśleć o rozwoju. Jednak niepokojące jest to, że co piąty badany spisuje nieopłacone faktury na straty. To nie jest właściwe podejście, bo otwiera kontrahentom furtkę do ignorowania dostawców i kooperantów – tłumaczy Jakub Kostecki.

W ten sposób do sprawy podchodzą przede wszystkim małe firmy (35 proc. wskazań), a biorąc pod uwagę branże - postawa taka dominuje w przedsiębiorstwach produkcyjnych (31 proc.) i usługowych (25 proc.).

Klient nasz pan

Zwykle MŚP odstępują od uruchomienia procedur awaryjnych dlatego, że tuż przed ich wdrożeniem  klient przelał pieniądze. Takie sytuacje zdarzają się u 63 proc. respondentów. Ale ciekawe jest to, że 46 proc. firm nie stosuje opracowanych scenariuszy działania wobec niektórych klientów, przyjmując, że oni zawsze płacą po terminie.

Przedsiębiorcy odpuszczają egzekwowanie zapłaty przede wszystkim ze względu na zbyt niską kwotę na fakturze. Powód ten podaje 29 proc. badanych. Z kolei 22 proc. uważa, że ściągnięcie długu od klienta jest niemożliwe. Co 5. twierdzi, iż działania zmierzające do odzyskania pieniędzy są nieopłacalne.

- Niestety na polskim rynku wiele firm wciąż akceptuje opóźnienia. Jeśli znają klienta i jego zwyczaje, po prostu godzą się na to, że regularnie opłaca on faktury po czasie. Tolerowanie opóźnień może krótkoterminowo wydawać się opłacalne ze względu na uniknięcie kosztów windykacji oraz zachowanie relacji z kontrahentem. Jednak w dłuższej perspektywie prowadzi to do pogorszenia dyscypliny finansowej na rynku i może zniechęcać pozostałych klientów do terminowego regulowania zobowiązań. Akceptacja opóźnień osłabia pozycję negocjacyjną firm i finalnie może prowadzić do utraty zaufania partnerów biznesowych – podsumowuje Jakub Kostecki.

Badanie „Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów” zostało zrealizowane przez TGM Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso na przełomie czerwca i lipca 2024 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 402 przedsiębiorców z sektora MŚP, wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.