Czy ludzie sukcesu zawsze wstają o 5:00 rano?

Popularny stereotyp self-made man opiera się na przekonaniu, że każdy może osiągnąć sukces, dysponując nawet niewielkimi środkami, o ile odpowiednio ciężko pracuje. Trzeba tylko być gotowym na długie godziny pracy, daleko posunięte poświęcenia i wiele wyrzeczeń. Ale może lepiej pracować mądrze, niż ciężko? Sukces w biznesie na pewno wymaga determinacji i umiejętności, ale aby pracować efektywnie nie trzeba zaczynać dnia o piątej rano, ani kończyć go późnym wieczorem. Umiejętne zastosowanie nowoczesnych technologii pozwala nam dziś pracować szybciej i efektywniej.

Badania pokazują, że Polacy pracują dużo i ciężko. Z wynikiem 40,4 godziny plasujemy się na drugim miejscu w Unii Europejskiej pod względem czasu przeciętnie przepracowanego w tygodniu[1] (średnia unijna to 37,5 h[2], a średnia światowa – 34,2[3]). Regularnie bierzemy też nadgodziny – co czwarty z nas pracuje ponad normę od 6 do 10 godzin tygodniowo[4].

Czy Polacy pracują za dużo?

– Ze statystyk wynika, że jesteśmy pracowitym narodem – komentuje Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Ale warto się zastanowić nad jakością naszych wysiłków. Bo może za często marnujemy czas, np. na przedzieranie się przez sterty dokumentów? Tymczasem efektywna praca to przede wszystkim maksymalizacja produktywności, czyli osiąganie lepszych efektów przy jednoczesnym minimalizowaniu czasu i zasobów – podkreśla.

Elektroniczny obieg dokumentów i automatyzacja procesów to rozwiązania, które podnoszą wydajność pracy. Wielu Polaków nadal jednak bardziej wierzy dokumentacji papierowej niż elektronicznej. Jak wynika z badań, 40 proc. ankietowanych twierdzi, że z dokumentami papierowymi pracuje im się łatwiej, a 47 proc. uważa, że pismo, fakturę czy umowę lepiej wydrukować, tak na wszelki wypadek[5].

Warto postawić na elektroniczny obieg dokumentów, bo to skraca czas ich przetwarzania, redukuje koszty pracy oraz zużycie zasobów – energii, papieru i materiałów eksploatacyjnych. Cyfryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów pozwala też na łatwiejsze i szybsze wychwytywanie błędów, co również wpływa na wzrost efektywności.

Cyfrowo znaczy efektywniej

Dzięki natychmiastowemu dostępowi do dokumentów w formie cyfrowej, łatwiejsza staje się też współpraca między zespołami rozproszonymi np. w różnych oddziałach firmy czy nawet strefach czasowych. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia współdzielenie plików w czasie rzeczywistym, co także usprawnia komunikację i koordynację działań między pracownikami.

Korzystając z udogodnień rozwiązań cyfrowych, trzeba pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa i aspektach formalno-prawnych. Możliwość śledzenia historii zmian w dokumentach firmowych ułatwia zachowanie zgodności z przepisami i prowadzenie audytów. Automatyczne zarządzanie uprawnieniami chroni wrażliwe dane przed nieuprawnionym dostępem, a elektroniczny podpis i pieczęć kwalifikowana gwarantują autentyczność oraz integralność dokumentów w postaci cyfrowej.

E-podpis czy e-pieczęć?

E-podpis to cyfrowy odpowiednik podpisu własnoręcznego. Zawiera dane konkretnej osoby fizycznej, występującej w imieniu własnym lub w imieniu instytucji, potwierdza jej tożsamość i pozwala na formalne autoryzowanie czynności. Natomiast e-pieczęć odpowiada fizycznej pieczęci. Zawiera dane podmiotu, np. firmy - jej nazwę, adres oraz dane weryfikacyjne, takie jak identyfikator NIP.  

Pieczęć elektroniczną można stosować w oficjalnej korespondencji z urzędami, klientami i partnerami biznesowymi do stemplowania pism, umów, decyzji, powiadomień, faktur elektronicznych, sprawozdań czy raportów. Rozwiązanie to gwarantuje integralność dokumentów, co w praktyce oznacza, że nie mogą być one zmodyfikowane po ich cyfrowym opieczętowaniu. Pieczęć elektroniczna potwierdza, że podpisane w ten sposób dokumenty rzeczywiście pochodzą z danej firmy. Odbiorca może łatwo zweryfikować dokument opatrzony firmową pieczęcią, sprawdzając, czy nie został zmieniony.

W ofercie KIR dostępne są różne warianty e-pieczęci, w tym pieczęć na module kryptograficznym HSM (dostarczanym przez KIR lub posiadanym przez klienta, po spełnieniu odpowiednich wymagań) oraz na karcie kryptograficznej. Z kolei pieczęć mobilna, najnowsza usługa KIR, pozwala sygnować dokumenty firmowe na dowolnym urządzeniu, bez konieczności korzystania z karty i czytnika. Do pieczęci składanej przez portal mSzafir standardowo dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu.

Technologia, której można zaufać

– Osoby, które odnoszą sukcesy zazwyczaj wykazują się wysoką samodyscypliną oraz umiejętnością zarządzania czasem. Potrafią ustalać priorytety i optymalizują swoje działania. Ważnym wsparciem dla ich efektywności jest właściwy dobór narzędzi  – twierdzi Elżbieta Włodarczyk. – Dzięki zdobyczom technologii możemy usprawnić swoją pracę i lepiej zadbać o work-life balance.

Produkty KIR w zakresie usług zaufania są dostępne na stronie www.elektronicznypodpis.pl. Firma oferuje m.in. jedyny na rynku mobilny kwalifikowany certyfikat jednorazowy, który można wygenerować w pełni online i użyć do podpisania pojedynczego dokumentu. Użytkownicy mogą wybrać również mobilne certyfikaty z długim terminem ważności (mSzafir) w kilku wariantach lub tradycyjny zestaw z certyfikatem na karcie (Szafir). Poprzez stronę można również szybko i sprawnie odnowić online posiadany certyfikat.

[1] Polski Instytut Ekonomiczny, kwiecień 2024

[2] Preply / Eurostat

[3] PAP / Międzynarodowy Fundusz Walutowy

[4] ADP Polska

[5] Digital Poland, 2021